Gdy kursanci zgłaszają się, musimy przeprowadzić ich przez proces sprzedażowy, dopełnić wszystkich formalności, zadbać o ich zadowolenie, zaplanować zajęcia. A do tego wszystko porozliczać. Jednak dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi, ten okres może być nie tylko efektywny, ale i znacznie mniej stresujący. Przed Tobą przewodnik, dzięki któremu sprawnie przeprowadzisz zapisy w szkole językowej i zmaksymalizujesz wyniki sprzedażowe.
Co znajdziesz w tym artykule?
- Fundament sukcesu: procedury i przygotowanie zespołu
- Jak zautomatyzować zapisy w szkole językowej?
- Zarządzanie relacjami z klientami
- Umowy online – przyspieszenie procesu finalizacji
- Płatności online w szkole językowej
- Analiza wyników i raporty
- Dobre praktyki dotyczące zapisów w szkole językowej
- Podsumowanie
Fundament sukcesu: procedury i przygotowanie zespołu
Jeśli nie masz opracowanych procedur i przeszkolonych z nich pracowników, to od tego absolutnie trzeba zacząć i to jak najszybciej! Pierwszym krokiem do sprawnie przeprowadzonego sezonu zapisowego jest opracowanie jasnych procesów dla różnych scenariuszy kontaktu z klientem.
Jeśli natomiast masz już wypracowane procedury w swojej szkole, np. z zeszłego roku, warto zweryfikować ich aktualność – być może warto jakiś krok dopracować, pominąć lub dodać nowy.
Przykładowe schematy do wypracowania w różnych scenariuszach
- Przebieg procesu sprzedaży w przypadku kontaktu osobistego.
- Przebieg procesu sprzedaży w przypadku rejestracji online.
- Przebieg procesu sprzedaży w przypadku zebrania danych kontaktowych z reklamy.
- Przebieg onboardingu klienta.
Spisanie procedur, to oczywiście dopiero początek. Teraz należy przeszkolić wszystkich pracowników i zadbać, aby plany pokryły się z rzeczywistością.
Każdy pracownik musi mieć głębokie przekonanie, że zaplanowane działania nie są po to, żeby dokładać mu pracy, ale po to aby wspólnie osiągnąć zakładany sukces i maksymalizować konwersję zebranych kontaktów w stałych i zadowolonych klientów.
Regularne spotkania i szkolenia z technik sprzedażowych oraz obsługi klienta powinny odbywać się nie tylko przed sezonem, ale także w jego trakcie.
Jak zautomatyzować zapisy w szkole językowej?
Parę lat temu często słyszałam historie o tym, że w sekretariacie szkoły są takie kolejki, że trzeba skracać procedury, bo ostatni z kolejki rezygnują i zniechęceni już nie wracają. Dziś już takich historii jest coraz mniej, a wszystko dzięki automatyzacji zapisów.
Dzięki formularzom rejestracyjnym dla kursantów i zbierzesz wszystkie niezbędne do kontaktu dane bez zaangażowania pracowników. Dla kursanta to też wygodniejsze – nie musi przychodzić tylko po to do szkoły, nie musi próbować się dodzwonić. Uzupełnia dane online w domu, w pracy, czy na telefonie w autobusie i czeka na kontakt zwrotny.
Jeśli Twoi kursanci z przyzwyczajenia i tak przychodzą do biura się zarejestrować, może warto wystawić komputer lub tablet, aby Ci, którym aż tak nie zależy żeby stać w kolejce (np. dlatego, że są już zdecydowani) uzupełnili Wam formularz na miejscu i wyszli z biura bez stania w kolejce, ale jednocześnie zostawiając po sobie ślad.
Dzięki modułowi Rejestracji w LangLion zautomatyzujesz proces zapisów i zwiększysz liczbę kursantów! Moduł pozwala na:
✔︎ tworzenie wielu formularzy zapisu z dowolnie dobranymi polami,
✔︎ umieszczenie formularza zapisu na stronie internetowej szkoły,
✔︎ integrację z testami poziomującymi,
✔︎ zaproponowanie obecnym kursantom kontynuacji kursów,
✔︎ powiadomienia e-mail i SMS dla nowych kursantów,
✔︎ raportowanie i analizę efektywności procesu rejestracji.
Zarządzanie relacjami z klientami (CRM) – nie zgub żadnego kontaktu!
Zarządzanie relacjami z klientami (ang. customer relationship management, CRM) jest kluczowe dla osiągania założonych celów sprzedażowych i bardziej przyziemnie – nie zawalenia jakiejś relacji, przez niedotrzymaną obietnicę.
Załóżmy, że masz do wykonania 5 rozmów z potencjalnymi klientami dziennie. Zakładając, że masz super pamięć, być może zapamiętasz najważniejsze informacje ze wszystkich z nich, ale czy po 5 takich samych dniach, będziesz pamiętać do kogo z Twoich wcześniejszych rozmówców miałaś zadzwonić dziś ponownie? A co jeśli takich rozmów dziennie jest 15? 30?
Właśnie dlatego zarządzanie relacjami z klientami jest tak ważne. Każda zakończona rozmowa powinna skutkować zaplanowaniem kolejnego telefonu w przyszłości, bliższej lub dalszej w zależności od przebiegu rozmowy.
Najgorsze co możesz zrobić, to przystać na „to JA do państwa zadzwonię jak będę zdecydowany”.
Co ważne, nawet jeśli klient w tym roku nie zdecydował się na Twoją ofertę, czy nie będzie mu miło, jeśli za rok do niego zadzwonisz, ot tak, żeby się przypomnieć, z bardzo precyzyjną wiedzą o Waszej rozmowie z przeszłości? Zapewniam, że tak!
Dziś bez systemu do zarządzania kontaktem z klientami trudno wyobrazić sobie budowanie trwałych relacji.
CRM w szkole językowej łączy 3 kluczowe obszary:
- marketingowy – w zakresie pozyskiwania nowych klientów,
- sprzedażowy – w zakresie wsparcia przeprowadzania procesu sprzedażowego,
- posprzedażowej obsługi klienta – w zakresie dbania o jego zadowolenie.
To miejsce, w którym zapisujesz dane o kursantach, gromadzisz informacje o ich potrzebach i preferencjach, a także planujesz kontakt. Wszystko w jednym miejscu!
Umowy online – przyspieszenie procesu finalizacji
Tradycyjny proces podpisywania umów na papierze to często wąskie gardło w procesie sprzedażowym. Klienci muszą znaleźć czas na wizytę w szkole, co może opóźnić finalizację transakcji nawet o tygodnie.
Jest jednak łatwiejsze wyjście! Prawo umożliwia zawieranie umów online i wcale nie musisz drukować, podpisywać i przechowywać pełnych szaf z podpisanymi umowami. Taka forma, zdecydowanie ułatwia sprawę obu stronom, przyspiesza proces i wzmacnia konwersję. Ważne jednak, aby brzmienie umowy dostosować do obowiązujących przepisów.
Jak to wygląda w praktyce? Klient online akceptuje umowę, dostaje jej kopię na maila, a Ty otrzymujesz potwierdzenie akceptacji warunków umowy. Proste, prawda?
Jeśli chcesz dowiedzieć więcej o umowach z kursantem w szkole językowej kliknij i obejrzyj webinar LangLion. Kinga Konopelko, radca prawny i właścicielka marki Edulegal, rozwiewa w nim wszelkie wątpliwości i prostym językiem opowiada o prawnych aspektach umów.
Płatności online w szkole językowej
Kolejnym krokiem po podpisaniu umowy jest wyegzekwowanie pierwszych płatności – czy to w systemie ratalnym, czy za całość kursu, czy w przypadku rozliczania godzinowego płatnego z góry.
W natłoku wszystkich innych zadań i skupieniu na uszczelnianiu procesu sprzedaży czasem brakuje już czasu na zajęcie się tą sferą. Jak sobie ją ułatwić? Skoro kursant zaakceptował już umowę online, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zapłacić również elektronicznie należności za kurs.
Dzięki temu:
- od razu mamy informację kto zapłacił,
- nie musimy śledzić konta bankowego, żeby to zweryfikować,
- zyskujemy tak cenny we wrześniu czas.
A klient? Przede wszystkim zleca przelew kilkoma kliknięciami, zamiast wpisywać w banku dane odbiorcy, kwoty i tytuł przelewu.
W LangLion skorzystasz z najniższych na rynku prowizji za płatności online w PayU i Tpay – tylko 1,1%! Dowiedz się więcej o module płatności online!
Analiza wyników i raporty
Kiedy powoli opada wrześniowy kurz, nadchodzi czas na podsumowania – analizę opracowanych procedur, badanie konwersji z pozyskanych kontaktów oraz prognoza przychodów na cały rok szkolny.
Najlepiej jednak trzymać rękę na pulsie cały czas, aby w trakcie zapisów jeszcze można było poprawić ewentualne błędy w procedurze czy zwiększyć konwersję.
Które z kluczowych wskaźników warto mierzyć?
Wskaźniki konwersji
- Współczynnik konwersji z rejestracji do podpisania umowy.
- Czas od pierwszego kontaktu do finalizacji sprzedaży.
- Średnia wartość transakcji.
- Procent rezygnacji w pierwszym miesiącu.
Wskaźniki operacyjne
- Średni czas odpowiedzi na zapytania.
- Liczba kontaktów potrzebnych do zamknięcia sprzedaży.
- Efektywność różnych kanałów pozyskiwania klientów.
Moduł Raporty w LangLion to kopalnia wiedzy. Możesz łatwo sprawdzić liczbę zapisów, podsumować płatności czy zweryfikować frekwencję. Wszystko w przejrzystej formie, gotowej do eksportu lub prezentacji.
Dobre praktyki dotyczące zapisów w szkole językowej
Najważniejszą lekcją z zarządzania sezonem zapisowym w szkole językowej jest konieczność integracji wszystkich procesów w jeden spójny system. Przeskakiwanie między różnymi narzędziami – arkuszami Excel, oddzielnym CRM, systemem fakturowania i bramką płatniczą – to recepta na chaos i błędy.
Po zakończeniu głównej fali zapisów warto wykonać kilku działań.
1. Przeprowadzić kompleksową analizę
- Które procedury sprawdziły się najlepiej?
- Jakie były główne punkty oporu w procesie sprzedażowym?
- Które kanały pozyskiwania klientów okazały się najefektywniejsze?
2. Zebrać feedback od zespołu
- Co można usprawnić w przyszłym roku?
- Jakie dodatkowe szkolenia mogłyby być pomocne?
- Które narzędzia wymagają aktualizacji lub zmiany?
3. Przygotować plan retencji
- Jak utrzymać zaangażowanie nowych kursantów?
- Jakie działania mogą zwiększyć procent kontynuacji nauki?
Pamiętaj, że nawet najlepiej przeprowadzone zapisy w szkole językowej to dopiero początek. Kluczowe jest systematyczne gromadzenie wiedzy i przygotowywanie się do kolejnego roku.
Zapisy w szkole językowej – podsumowanie
Dobrze zaplanowane zapisy w szkole językowej mogą stać się Twoją najskuteczniejszą kampanią sprzedażową! Kluczem jest automatyzacja, efektywna komunikacja, dobra organizacja zespołu i trafne decyzje oparte na danych.
Pamiętaj, że każda zmiana wymaga czasu na wdrożenie i dostosowanie. Najlepsze wyniki osiągają szkoły, które podchodzą do optymalizacji procesów systematycznie i długoterminowo, traktując każdy sezon zapisowy jako okazję do dalszego doskonalenia swojego podejścia do obsługi klientów.
Wykorzystanie zintegrowanej platformy do zarządzania szkołą, takiej jak LangLion, pozwala nie tylko uprościć wszystkie te procesy, ale także uzyskać pełną kontrolę nad efektywnością działań sprzedażowych.
Przekonaj się, jak LangLion może pomóc Twojej szkole! Testuj bezpłatnie przez 14 dni!
