Profesjonalne prowadzenie szkoły – jak w każdym innym biznesie – zależy od kilkudziesięciu zadań wykonywanych codziennie przez zespół pracowników. Co zrobić, żeby cały ten proces przebiegał płynnie i bez zakłóceń? W ostatnim artykule na naszym blogu „Jak delegować obowiązki w szkole językowej?” jedną ze wskazówek, o której wspomniałam było stworzenie procedur dla swoich pracowników. Zdaję sobie sprawę, że większość osób, kojarzy procedury ze zbędną biurokracją czy sztywnym szablonem działań i zachowań, którego trzeba się trzymać.

Trzeba przyznać, że samo to słowo momentalnie kojarzy się z czymś skomplikowanym, nudnym i uciążliwym, jak większość tzw. papierkowej roboty. Wcale nie musi tak być! Zobaczcie jakie korzyści dla właściciela szkoły językowej i jego pracowników mogą przynieść dobrze skonstruowane procedury oraz jak je napisać!

Dlaczego każdy właściciel szkoły językowej powinien mieć spisane procedury?

Prowadzenie edubiznesu rządzi się swoimi prawami. Najczęściej właściciel pełni rolę lektora, metodyka, szefa działu marketingowego, sztabu zarządzania kryzysem i głównego administratora danych. Czemu tak się dzieje? Najczęściej dlatego, że:

  • wiecie jak wykonać każde zadanie i w Waszej szkole wiecie to tylko Wy,
  • wszystko co się dzieje, musi być przez Was zatwierdzone i sprawdzone,
  • jesteście jedynymi osobami, które wiedzą jak sobie radzić w przypadku wystąpienia problemu.

Jeśli marzy Wam się zautomatyzowanie swojej szkoły językowej i z utęsknieniem czekacie na moment, kiedy będzie sprawnie działać, bez Waszej ingerencji w każdy najmniejszy szczegół, to procedury będą Waszym największym sprzymierzeńcem. Wyobraźcie sobie, że jedziecie na urlop i nie musicie sprawdzać telefonu, maila i upewniać się czy zajęcia na pewno się odbędą, a wszystkie faktury zostały opłacone na czas. Brzmi dobrze, prawda? Zobaczmy więc…

Czym są procedury?

Procedury, to nie jest wbrew powszechnemu przekonaniu zbiór zasad i obowiązków. Oczywiście może tak być, w zależności od intencji osoby, która je tworzy. Jednak dobrze skonstruowane procedury, to zestaw instrukcji i wskazówek, których możecie użyć, aby wyjaśnić wszystkie procesy zachodzące w miejscu pracy. To również, spisany punkt po punkcie, sposób postępowania pracownika lub przebieg danego procesu w firmie. Pokazuje, kto, jak i w jakiej kolejności powinien wykonać konkretne czynności. Mają one na celu, poprawić wydajność i dokładność Waszego zespołu, podczas powtarzających się zadań. Nie wszystkie procesy w Waszej szkole muszą mieć procedury, ale z pewnością Wasz zespół wykonuje wiele powtarzających się czynności, które mogą się obyć bez Waszego udziału.

Zalety wdrożenia procedur w szkole językowej

Oszczędność czasu

Mówi się, że dobrze spisane procedury pozwalają zaoszczędzić nawet do 3 godzin czasu Waszego pracownika dziennie! A w efekcie. również Waszego, co jest zdecydowanie ich główna zaletą. Załóżmy, że Wasz zespół się powiększa lub pracownik administracji musi udać się, z dnia na dzień, na dłuższe zwolnienie lekarskie. Sam proces rekrutacji potrafi być niezwykle czasochłonny, a zaraz po nim następuje etap wdrożenia pracownika. Procedury, pomogą nowym członkom zespołu w nauce zasad i systemów, bez udziału Waszego czy Waszych pracowników. Dzięki temu, nie będziecie musieli poświęcać czasu na naukę i tłumaczenie takich rzeczy jak np. priorytety wykonywanych obowiązków, sposób logowania do systemu czy rodzaje rozliczenia z kursantem/lektorem i będziecie mieli więcej czasu na przeszkolenie z bardziej skomplikowanych czynności.

Dzięki spisaniu wszystkiego w jednym miejscu, szkoła oszczędza czas zarówno jeśli chodzi wykonywanie zadań przez doświadczonego pracownika, który np. awansował i zakres jego obowiązków uległ zmianie, jak i nowo zatrudnionego. Nie musicie kolejny raz wszystkiego tłumaczyć, wystarczy odesłać ich do konkretnej procedury.

Minimalizowanie błędów

Znając i mając spisane w jednym miejscu wszystkie kroki, można w każdym momencie skorygować błędnie wykonane zadanie, bo procedury porządkują i upraszczają zakres wykonywanych czynności. Łatwiej jest też wychwycić, w którym miejscu pojawił się błąd i czy jest on ludzki czy techniczny.

Rozwój i ulepszanie procedur

Z procedurami jest jak ze strategią działania, rozpisując na czynniki pierwsze, łatwiej dostrzec, co wymaga zmian i ulepszeń. Dzięki takim zabiegom, Wasza szkoła będzie chodzić jak szwajcarski zegarek!

Zachowanie wysokiego standardu

Bieżące aktualizowanie procedur gwarantuje zachowanie fachowej wiedzy w szkole językowej. Zdarza się, że pracownik posiadający cenne umiejętności i wiedzę, odchodzi. A wraz z jego odejściem, pojawiają się problemy, ponieważ był jedyną osobą potrafiącą np. obsługiwać kluczowy program do zarządzania. Dzięki standaryzacji tej wiedzy, unikniecie tego typu sytuacji.

Niezależność

Spisując procedury i pozwalając na samodzielną pracę swojemu zespołowi, uczycie ich niezależności. Dzięki temu będziecie mogli ograniczyć swoją rolę jedynie do kontroli pracy i wspierania swojego zespołu w konkretnych działaniach. W końcu, spokojnie udacie się na urlop, bez obaw, że szkoła w tym czasie poniesie straty lub będzie źle przygotowana do rozpoczęcia nowego semestru.

Pozostałe korzyści:

  • lepsza organizacja pracy,
  • wzrost poczucia odpowiedzialności i samodzielności pracowników,
  • poprawa jakości obsługi klienta.

Pamiętajcie, że procedury naprawdę nie muszą przypominać oficjalnego i suchego regulaminu BHP. W Waszej szkole wciąż może być miejsce na wyrażanie kreatywności i indywidualności, tyle że przy użyciu standardowych środków.

Jak stworzyć procedury?

Żeby procedury nie były „zbiorem praw i obowiązków” zawrzyjcie w nich również cele, filozofię i wartości, jakimi kieruje się Wasza szkoła językowa. Jest to wręcz wskazane 🙂 Dzięki temu, nowi pracownicy lepiej Was poznają, a Ci bardziej doświadczeni będą łatwiej utrzymywać swoją motywację na wysokim poziomie.

Po pierwsze: cel

Procedury nie mogą przesłaniać celu. Jeśli Waszym celem jest otwartość na potrzeby kursanta, a procedury są bardzo sztywne i uniemożliwiają elastyczne podejście, to należy je zmienić. Zanim więc zaczniecie spisywać wszystko co przyjdzie Wam do głowy, odpowiedzcie sobie na pytanie:

  • Jaka jest Wasza szkoła?
  • Jakie wyznaje wartości?
  • Komu ma służyć?

Odpowiedzi na te pytania powinny być wstępem Waszego dokumentu. W kolejnych krokach, warto spisać: ogólne zasady działania szkoły, procesy odbywające się w szkole językowej i na samym końcu procedury i instrukcje.

Od czego zacząć?

Jeśli Wasza szkoła dopiero się rozwija lub jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, to będzie Wam dużo łatwiej. Jeśli od samego początku będziecie spisywać sobie strategię i instrukcje działania, to w momencie kiedy Wasza działalność się rozwinie, wystarczy, że zbierzecie je w logiczną całość. Jednak jeśli Wasza szkoła językowa jest już jakiś czas na rynku, ale regularnie dostrzegacie te same błędy, niedociągnięcia czy nieporozumienia w komunikacji z klientami, to to jest Wasz punkt zero.

Jak spisać procedury w szkole językowej?

1. Wypisz działy i czynności operacyjne

Przyjrzyj się dokładnie swojej szkole i spisz wszystkie działania jakie są w niej podejmowane. Jeśli prowadzicie sieć szkół, to możecie o to poprosić kierowników konkretnych działów. W szkole językowej najczęściej wyróżniamy:

  • administrację,
  • marketing,
  • finanse,
  • sprzedaż,
  • zarządzanie,
  • obsługa klienta.

Do każdej z tych czynności wypisz standardy, schematy postępowania i reagowania w sytuacjach awaryjnych. W przypadku sprzedaży mogą to być np. schematy rozmów, zasady negocjacji ceny, przygotowywanie oferty i podpisywanie umów.

2. Nadaj priorytety

Po spisaniu obszarów działania, warto nadać im priorytet. Będzie Wam łatwiej ustalić od czego należy zacząć. Każda szkoła jest inna i wymaga podjęcia innych działań. Odpowiedzcie sobie na pytanie co jest dla Was najbardziej istotne i czy obecnie istnieje jakiś czynnik, który naraża szkołę na straty finansowe, nie pozwala Wam zwiększyć sprzedaży, powoduje rezygnacje z kursów bądź wywołuje konflikt w zespole.

3. Ustal procedury i instrukcje

To będzie zdecydowanie najbardziej czasochłonna część, ale na szczęście robicie to tylko raz, a potem w razie potrzeby modyfikujecie. Możecie też zorganizować burzę mózgów z Waszymi pracownikami. Będąc na pierwszej linii kontaktu z klientami i danym działem, mogą mieć sporo cennych uwag. Tutaj możecie zadać sobie następujące pytania:

  • Jakie trzeba podjąć kroki w danej czynności?
  • Jakich programów należy użyć i jak je obsługiwać?
  • Kto bierze udział w procesie?
  • Kto jest odpowiedzialny?
  • Gdzie znaleźć niezbędne informacje (pliki, foldery)?
  • Czy jest jakiś gotowy szablon którego można użyć?

4.Testuj

To już ostatni krok! Po spisaniu wszystkich informacji, koniecznie przetestujcie postępowanie według danej instrukcji i sprawdźcie czy jest intuicyjna dla wszystkich. Najlepiej, żeby zrobiła to osoba, która nie wykonywała wcześniej danej czynności. Może się okazać, że brak jednego słowa będzie decydujący w zrozumieniu Waszego przekazu i będą potrzebne poprawki.

Forma Waszego przewodnika po zasadach i procedurach może być różna w zależności od tego, co chcecie przekazać. Możecie np. dla nowych pracowników nagrać filmik wideo o historii powstania Waszej szkoły lub o wartościach jakimi się kierujecie. Jeśli macie go już np. na Waszej stronie, to możecie dołączyć go do dokumentu w postaci hiperłącza.

Wprowadzając ostateczną wersję, koniecznie poinformujcie o tym Waszych pracowników. Nie zapomnijcie przekazać czym jest podyktowana Wasza decyzja i jakie korzyści z niej płyną. Ludzie nie lubią zmieniać swoich nawyków. Zwłaszcza tych związanych z wykonywaniem pracy i mogą pojawić się opory przed nowościami. Dlatego to, jak przedstawicie swoją decyzje, będzie decydowało o rodzaju odbioru z jakim się spotkacie. Może się okazać, że pracownicy entuzjastycznie podejdą do całego projektu i od razu się w niego zaangażują. Czego Wam z całego serca życzę 😉 Myśleliście kiedyś o wprowadzeniu procedur w Waszej szkole językowej? Dajcie znać w komentarzach poniżej.