Jesteście właścicielami szkoły językowej. Odbieracie telefony, zarządzacie zespołem, odpowiadacie na maile, wspieracie pracę sekretariatu i jeszcze planujecie strategię na przyszłość, żeby wszystko, w co włożyliście tyle serca, nie posypało się za parę lat. Do tego klienci Was uwielbiają i chcą rozmawiać tylko z Wami. A Wy macie wrażenie, że wszystko, co robicie, musicie zrobić sami. W innym przypadku będzie gorzej, z błędami, albo nie będzie zrobione wcale.

Pomijam już oczywiste aspekty takiej pracy, jak brak wolnego czasu, przepracowanie, a nawet wypalenie zawodowe – co jeśli naprawdę będziecie musieli ograniczyć liczbę obowiązków, bo np. w Waszym życiu pojawi się nowy członek rodziny, zajdziecie w ciąże lub będziecie musieli udać się na dłuższe zwolnienie?

Jeśli robicie wszystko na własną rękę, to niezależnie od tego, jak bardzo poświęcacie się swojej pracy, możecie wykonać jedynie limitowany zakres czynności. A ponieważ liczba zadań, które jakie wykonujecie jest ograniczona, to Wasz sukces również taki będzie. Delegowanie obowiązków jest kluczową umiejętnością zarządzania, również w przypadku szkoły językowej. Jednak spora część osób uważa, że to jedno z najtrudniejszych zadań, jakie próbują wprowadzić w życie.

Czym jest delegacja obowiązków i dlaczego jest istotna?

Delegacja to przeniesienie odpowiedzialności za wykonanie zadania na drugą osobę. Dzięki delegacji umożliwiacie swoim pracownikom rozwój, poszerzanie kompetencji i zakresu wykonywanych obowiązków. Jest to jeden z głównych elementów motywujących do wykonywania pracy i utrzymujących zaangażowanie. Z kolei Wy, jako właściciele szkoły językowej, możecie skupić się na zadaniach o wyższym priorytecie.

Ciekawostka: Według badań Gallupa osoby zarządzające, które sprawnie delegują zadania, generują przychody wyższe o 33%.

Protip: Nie mylcie delegowania obowiązków z wydawaniem poleceń. Delegowanie nie jest jedynie zlecaniem nowych zadań. To również podzielenie się uprawnieniami i odpowiedzialnością za ich poprawne wykonanie. Przekażcie zarówno władzę, jak i wiedzę potrzebną do realizacji założonych celów. Wy zyskacie na zmniejszeniu swojego zaangażowania w dany projekt, a pracownik będzie mieć szanse na wykazanie się pomysłowością i umiejętnościami.

Korzyści dla członków zespołu:

  • możliwość rozwoju kariery,
  • zwiększenie lojalności wobec szkoły,
  • szybsze podejmowanie działań i decyzji,
  • poprawa motywacji i satysfakcji z pracy.

Pułapki, które powstrzymują przed delegacją obowiązków

Pułapek myślowych, które uniemożliwiają delegacje zadań, jest sporo i jest to kwestia dosyć indywidualna. Wśród najczęściej spotykanych można wymienić przekonanie, że:

  • wyjaśnienie zadania zajmie więcej czasu niż jego samodzielne wykonanie,
  • inni nie posiadają wystarczających kompetencji,
  • aktualnie nie mam czasu na szkolenie pracowników,
  • ja zrobię to najlepiej, czyli obawa przed złą jakością wykonania zadania,
  • oraz brak zaufania do pracowników.

Jakie są prawdziwe powody oporów przed delegowaniem obowiązków?

1. Nie chcę dorzucać pracy innym

Tylko dlatego, że dane zadanie wykonuje zazwyczaj menedżer, nie oznacza, że nie mogą tego robić inni. Istotne jest, żeby zadanie zostało wykonane, a nie to, kto je wykona. Jeśli macie wrażenie, że członkowie Waszego zespołu są zbyt zajęci, to warto sprawdzić, co ich tak absorbuje. Może się okazać, że skupiają się na zadaniach o niskim priorytecie lub wykonują czynności, które można zautomatyzować i tym samym zaoszczędzić sporo czasu. Delegowanie nie polega na zwiększaniu ilości pracy zespołu, ale na wydajniejszym jej rozdzielaniu. Deleguj tak, aby zadania były przekazane zgodnie z umiejętnościami pracownika i jego aktualnym obciążeniem pracą.

2. Brak umiejętności delegowania

W umiejętnym delegowaniu obowiązków istotne jest, aby dobierać zadania do stopnia przygotowania pracownika. Jeśli menedżer nie potrafi jasno określić celów, monitorować postępów i przekazać niezbędnych informacji, to jest więcej niż pewne, że pracownik nie spełni jego oczekiwań z bardzo prostej przyczyny: nie siedzi w jego głowie. Pamiętajcie, że nie ma rzeczy oczywistych dla wszystkich. Coś, co dla Was jest oczywiste, bo wykonujecie daną czynność od wielu lat, nie oznacza, że będzie oczywiste dla Waszego pracownika.

3. Strach przed utratą kontroli

Przekazując pracę innym, musicie się pogodzić z faktem, że minie trochę czasu, zanim Wasi pracownicy nauczą się, jak dobrze wykonywać powierzone im obowiązki. Będą popełniać błędy, zajmie im to więcej czasu, a jakość może ulec pogorszeniu. Ważne, żeby cierpliwie wspierać i udzielać wskazówek, a przeszkody te wkrótce znikną.

Kiedy delegować zadania?

Żeby określić, czy wykonanie danego zadania może zostać oddelegowane, warto odpowiedzieć sobie najpierw na kilka pytań:

  • Czy w moim zespole jest osoba, która ma wiedzę lub/ której mogę przekazać wiedzę niezbędną do wykonania zadania? Czy jest istotne, żebym wykonał/a je sam/a?
  • Czy wykonanie zadania wpłynie na rozwój członka zespołu?
  • Czy zadanie jest powtarzalne?
  • Czy liczę się z tym, że będę musiał/a poświęcić czas na delegację? Czy będę dostępny/a, aby przeprowadzić szkolenie, odpowiedzieć na pytania, sprawdzić postępy i wprowadzić poprawki?
  • Czy mogę delegować to zadanie? Czy nie jest ono kluczowe dla długoterminowego sukcesu firmy i naprawdę wymaga mojej uwagi?

Jeśli odpowiedź brzmi „tak” przynajmniej na część z tych pytań, to śmiało możesz je delegować. Pamiętaj, żeby wziąć również pod uwagę harmonogram projektu (nie deleguj na ostatnią chwilę!) oraz cele związane z przekazanymi zadaniami.

Jak delegować zadania?

Przystępując do delegowania zadań, warto zastosować metodę SMART. To pięć intuicyjnych zasad, które sprawią, że wyznaczony cel stanie się bardziej klarowny, zarówno dla pracownika, jak i menedżera.

Sprecyzowany – wyznacz konkretny cel.

Mierzalny – określ mierniki postępu.

Atrakcyjny – opisz korzyści, jakie wiążą się z osiągnięciem celu.

Realistyczny – ustal, czy cel jest możliwy do osiągnięcia.

Terminowy – wyznacz termin realizacji.

Kiedy określisz już efekty, jakich oczekujesz, czas na najtrudniejszą dla wielu osób część, czyli samo delegowanie. Trzymajcie się poniższych wskazówek, a wkrótce delegowanie obowiązków będzie dla Was dużo łatwiejsze i zacznie przychodzić naturalnie 😉

1. Nie czekaj na ostatnią chwilę

Jednym z błędów popełnianych przez menedżerów, jest delegacja obowiązków dopiero, kiedy praca zaczyna palić się w rękach. Generuje to spory stres dla obu stron i łatwo wtedy o błędy i niedociągnięcia. Jeśli widzicie, że jakieś zadanie możecie zlecić dalej, zróbcie to od razu. Nawet jeśli Wasz zespół jest zajęty czym innym, to łatwiej będzie można zaplanować pracę i zorganizować ją bez zbędnego pospiechu.

2. Określ granice

Często pomijane, a niezwykle istotne, jeśli chodzi o płynność wykonywanych zadań. Określ zakres odpowiedzialności, samodzielności i decyzyjności nad danym projektem. Aby było to jasne dla obu stron, poinformuj swojego pracownika, czy powinien:

  • czekać na zlecenie zadań czy działać samodzielnie,
  • pytać o kolejne podejmowane kroki,
  • zgłaszać wyniki każdego podjętego działania,
  • inicjować działania samodzielnie i tylko je raportować.

3. Postaw na komunikacje

Przy delegowaniu zadań mów zawsze konkretnie i upewnij się, że pracownik zrozumiał, czego od niego oczekujesz. Unikaj zwrotów typu „czy mogłabyś…”. Oczywiście warto być zawsze uprzejmym i łagodnie formułować komunikaty, ale unikaj formy proszącej. Zamiast tego możesz użyć „chciałabym, żebyś wykonał…”. Jeśli zadanie jest niezwykle istotne, zaznacz to przez używanie słów wzmacniających przekaz.

4. Zapewnij zasoby i uprawnienia

Jeśli do wykonania zadania pracownik potrzebuje specjalnego szkolenia, konkretnych zasobów i uprawnień, to Waszą rolą jest zapewnienie wszystkich niezbędnych narzędzi. Ich brak, spowoduje, że zadanie stanie się niemożliwe do wykonania i efektem będzie jedynie frustracja obu stron. Z drugiej strony, pamiętaj, żeby przekazywanie instrukcji nie skończyło się mówieniem krok po kroku, jak zadanie powinno być wykonane i kontrolą każdego etapu. Takie podejście uniemożliwi zdobywanie nowych umiejętności. Skoncentruj się na efekcie końcowym i pomóż uzupełnić luki między oczekiwanym wynikiem, a obecnym zestawem umiejętności pracownika.

Protip: Chcecie zaoszczędzić czas i nie angażować się w 100% w szkolenie każdego nowego pracownika? Spiszcie procedury dla każdego działu i stanowiska w swojej szkole. Może jednorazowo zajmie Wam to trochę czasu, ale unikniecie wdrażania każdej osoby od zera. Taki zabieg nie tylko zaoszczędzi Wam czas, ale usystematyzuje pracę w Waszej szkole i wprowadzi standardy, które są dla Was istotne.

5. Skup się na efektach pracy

Nie każde zadanie wymaga dostosowywania się do Waszego schematu działania. Może się np. okazać, że sposób działania Waszego pracownika jest bardziej efektywny i nie ma w tym niczego złego! Steve Jobs powiedział: „To bez sensu zatrudniać mądrych ludzi, by potem mówić im co mają robić. My zatrudniamy mądrych ludzi po to, aby to oni mówili nam, co robić.”.

I czasem naprawdę warto stosować się do tej zasady, żeby pozwolić szkole i swoim pracownikom naprawdę się rozwijać. Unikaj też tzw. „delegacji w górę”. Jeśli pojawi się problem, to zamiast brać odpowiedzialność z powrotem w swoje ręce, poproście, aby pracownik przedstawił Wam swoje propozycje rozwiązania.

6. Doceń pracownika

Pokazanie swojemu zespołowi, że sukces jest wynikiem ich pracy, sprawi, że będzie chętniej angażować się w powierzone zadania. Zweryfikuj wykonane zadanie i przekaż pracownikowi, jak oceniasz jego pracę. Jeśli będziecie naprawdę zadowoleni, warto to podkreślić, podziękować i wynagrodzić jego starania. W ten sposób wzmacniane są postawy proaktywne i rośnie też samodzielność Waszego zespołu.

Budowanie własnej szkoły językowej, choć zaczyna się od pięknej wizji niezależności i czerpania tego, co najlepsze z własnej pasji, to często zamienia się w pracę na dwóch etatach. Jeśli przełamiecie swoje opory i pozwolicie Waszym pracownikom mieć wpływ na rozwój Waszej firmy, to zbudujecie w pełni zautomatyzowany, sprawnie działający biznes, który będzie przynosić profity z roku na rok. Zyskacie czas nie tylko na wspieranie zespołu i kontrolę efektów działalności, ale przede wszystkim na uczestniczenie w szczególnie ważnych dla Was momentach swojego życia osobistego. Czego z całego serca Wam życzę i trzymam kciuki za to, żeby efekty delegacji zadań pozytywnie Was zaskoczyły!