Wrzesień to w większości szkół czas najbardziej wytężonej pracy. Dzieje się tak wiele, że ciężko zapanować nad wszystkim. Kursanci się zgłaszają, musimy przeprowadzić ich przez proces sprzedażowy, dopełnić wszystkich formalności, zadbać o ich zadowolenie, zaplanować zajęcia, tak, żeby wszyscy byli usatysfakcjonowani, i kursanci i lektorzy i jeszcze wszystko porozliczać. Części właścicieli i managerów spędza to sen z powiek, ale chcemy Wam pokazać jak niewiele trzeba, żeby mimo napięcia, wrzesień upłynął Wam względnie spokojnie i jednocześnie bardzo satysfakcjonująco.

1. Procedury i przeszkolenie pracowników

Jeśli nie macie opracowanych procedur i przeszkolonych z nich pracowników, to od tego absolutnie trzeba zacząć i to jak najszybciej 🙂 Jeśli natomiast macie już wypracowane procedury, np. z zeszłego roku, warto zweryfikować ich aktualność, czy być może da się jakiś krok dopracować, pominąć lub dodać nowy.

Przykładowe schematy do wypracowania w różnych scenariuszach:

  • przebieg procesu sprzedaży w przypadku kontaktu osobistego
  • przebieg procesu sprzedaży w przypadku rejestracji online
  • przebieg procesu sprzedaży w przypadku zebrania danych kontaktowych z reklamy
  • przebieg onboardingu klienta

Na marginesie tylko dodam, że klient może potrzebować aż 6 przypomnień, żeby ostatecznie podjąć decyzję!

Spisanie procedur, to oczywiście dopiero początek. Teraz należy przeszkolić wszystkich pracowników i zadbać, aby plany pokryły się z rzeczywistością. Każdy pracownik musi mieć głębokie przekonanie, że zaplanowane działania, nie są po to, żeby dokładać mu pracy, ale po to aby wspólnie osiągnąć zakładany sukces i maksymalizować konwersję zebranych kontaktów w stałych i zadowolonych klientów a finalnie, żeby wszyscy zarobili więcej 🙂

2. Rejestracja online

Parę lat temu często słyszałam historie o tym, że we wrześniu w sekretariacie są takie kolejki, że trzeba skracać procedury, bo ostatni z kolejki rezygnują i zniechęceni już nie wracają. Dziś już takich historii jest coraz mniej, a wszystko dzięki automatyzacji zapisów. Stwórz formularz rejestracyjny dla kursantów i zbieraj wszystkie niezbędne do kontaktu dane bez zaangażowania pracowników. Dla kursanta to też wygodniejsze – nie musi przychodzić tylko po to do szkoły, nie musi próbować się dodzwonić. 😉 Uzupełnia dane online w domu, w pracy, czy na telefonie w autobusie i czeka na kontakt zwrotny.
Jeśli Twoi kursanci z przyzwyczajenia i tak przychodzą do biura się zarejestrować, może warto wystawić komputer lub tablet, tak, aby Ci, którym, aż tak nie zależy, żeby stać w kolejce (np. dlatego, że są już zdecydowani) uzupełnili Wam formularz na miejscu i wyszli z biura bez stania w kolejce, ale jednocześnie zostawiając po sobie ślad.

3. CRM

Zarządzanie relacjami z klientami (ang. customer relationship management, CRM) jest kluczowe dla osiągania założonych celów sprzedażowych i bardziej przyziemnie – nie zawalenia jakiejś relacji, przez niedotrzymaną obietnicę. Załóżmy, że masz do wykonania 5 rozmów z potencjalnymi klientami dziennie. Zakładając, że masz super pamięć, być może zapamiętasz najważniejsze informacje ze wszystkich z nich, ale czy po 5 takich samych dniach, będziesz pamiętać do kogo z Twoich wcześniejszych rozmówców miałaś zadzwonić dziś ponownie? Szczerze wątpię, jeśli nigdzie tego nie zanotujesz. A co jeśli takich rozmów dziennie jest 15? 30? Zapamiętanie szczegółów trzeciej rozmowy na koniec intensywnego dnia jest niemal niemożliwe, bo wszystkie rozmowy się zlewają w jedną. Mam doświadczenie w pracy na call center – wiem co mówię 😉

Właśnie dlatego zarządzanie relacjami z klientami jest tak ważne. Każda zakończona rozmowa powinna skutkować zaplanowaniem kolejnego telefonu w przyszłości, bliższej lub dalszej w zależności od przebiegu rozmowy. Najgorsze co możecie zrobić, to przystać na „To JA do państwa zadzwonię jak będę zdecydowany”. Co ważne, nawet jeśli klient w tym roku nie zdecydował się na Waszą ofertę, czy nie będzie mu miło, jeśli za rok do niego zadzwonicie, ot tak, żeby się przypomnieć, z bardzo precyzyjną wiedzą o Waszej rozmowie z przeszłości? Zapewniam Was, że tak!

4. E-umowy

Kontakt z klientem przebiegł super, przekonaliście go do zakupu i teraz największa zmora – ściągnąć go do szkoły, aby złożył podpis na umowie i żeby ostatecznie zamknąć proces sprzedażowy. Wiem, że egzekwowanie zwrotu podpisanych dokumentów czasem trwa miesiącami, ale dopóki klient płaci Wam za zajęcia, to przymykacie na to oko. To jednak nie musi tak wyglądać. Prawo umożliwia zawieranie umów na odległość i wcale nie musicie drukować, podpisywać i przechowywać pełnych szaf z podpisanymi umowami. Taka forma, zdecydowanie ułatwia sprawę obu stronom, przyspiesza proces i ułatwia konwersję. Ważne jednak, żebyście brzmienie umowy dostosowali względem obowiązujących przepisów i możecie działać. Klient online akceptuje umowę, dostaje jej kopię na maila, a Wy macie potwierdzenie akceptacji warunków umowy. Czy nie brzmi to jak bajka?

5. Płatności online


Kolejnym krokiem po podpisaniu umowy jest ściągnięcie pierwszych płatności – czy to w systemie ratalnym, czy za całość kursu, czy w przypadku rozliczania godzinowego płatnego z góry. W natłoku wszystkich innych zadań i skupieniu na uszczelnianiu procesu sprzedaży czasem brakuje już czasu na zajęcie się tą sferą. Jak sobie ją ułatwić? Skoro kursant zaakceptował już umowę online, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zapłacić również elektronicznie należności za kurs. Dzięki temu, od razu mamy informację kto zapłacił, nie musimy śledzić konta bankowego, żeby to zweryfikować i zyskujemy tak cenny we wrześniu czas. A klient? Przede wszystkim zleca przelew kilkoma kliknięciami, zamiast wpisywać w banku dane odbiorcy, kwoty i tytuł przelewu. No i nie zaokrągla sobie kwot rat na własną rękę 😉

6. Raporty i analiza

Kiedy powoli opada wrześniowy kurz, nadchodzi czas na podsumowania – analizę opracowanych procedur, badanie konwersji z pozyskanych kontaktów oraz prognoza przychodów na cały rok szkolny. Najlepiej jednak trzymać rękę na pulsie cały czas, aby w trakcie zapisów jeszcze można było poprawić ewentualne błędy w procedurze czy poprawić konwersję.

A gdyby tak zamknąć te wszystkie punkty w jednym miejscu i ułatwić sobie pracę jeszcze bardziej?  Gdyby tak nie skakać między arkuszami Excela z kontaktami, podpisanymi umowami, harmonogramem itd.? Albo między systemem CRM, do fakturowania i PayU?

To wszystko możliwe! Jeśli nie wierzysz, musisz się przekonać i przetestować Platformę LangLion. I najważniejsze, że zdążymy to zrobić jeszcze na ten sezon zapisowy! 🙂

Zacznij trial już dziś…

Wypróbuj za darmo!

…albo napisz do mnie na anna.cwiklinska@langlion.com, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej. Jesteśmy też dostępni pod

+48 501 874 882.

Niech wrzesień w tym roku będzie przełomowy 🙂