Funkcje Platformy LangLion, które usprawniają codzienną pracę szkoły językowej

Platforma LangLion to jedno narzędzie do zarządzania szkołą językową, w którym domyka się codzienna praca całej szkoły: sekretariatu, lektorów, metodyków, kursantów i rodziców. Od zapisu online i grafiku zajęć, przez umowy, płatności i komunikację, po rozliczenia lektorów, faktury z KSeF i raporty dla właściciela.

Pojedyncze funkcje znajdziesz też w innych systemach. Różnica jest w tym, że w LangLion są one ze sobą połączone. I właśnie to połączenie skraca codzienne zadania administracyjne.

Co znajdziesz w tym artykule?

1. Zapisy online w LangLion – grafik zajęć i formularzami z testami poziomującymi
2. Umowy online w LangLion – samodzielna edycja i automatyczne uzupełnianie danych
3. Harmonogram zajęć w LangLion – weryfikacja dostępności i limity odwołań
4. Finanse w LangLion – KSeF, automatyczny import wpłat i kontrola dłużników
5. Aplikacja lektora w LangLion – sprawdzenie obecności i dodawanie tematów zajęć z telefonu
6. Aplikacja kursanta i konto rodzica w LangLion – wgląd w zajęcia, raty i komunikację
7. Automatyzacja komunikacji w LangLion
8. Co poza funkcjami oferuje LangLion?
9. Podsumowanie

Zapisy online w Platformie LangLion – grafik zajęć i formularze z testami poziomującymi

Zapisy to obszar, w którym Platforma LangLion obsługuje dwa równoległe scenariusze: dla nowych kursantów i dla obecnych. 

Pierwsza ścieżka to formularz zapisów

Klasyczna, ale rozbudowana. Szkoła tworzy go samodzielnie, w dowolnej liczbie wariantów: osobno dla dzieci, osobno dla dorosłych albo jeden zbiorczy z polem wyboru. Rodzic uzupełnia dane, akceptuje zgody (marketingowe, kontaktowe, wizerunkowe), a kursant rozwiązuje test poziomujący, który poprawia się automatycznie. Wynik trafia od razu do zakładki kursanta. To oznacza, że sekretariat nie sprawdza testów ręcznie – widzi gotowy poziom obok danych kontaktowych.

Druga ścieżka to zapisy online

Dostępne w formie sklepu online z grafikiem zajęć. Szkoła wystawia w nim grupy dostępne w następnym semestrze: z opisem, dniem, godziną, ceną i informacją o wolnych miejscach. Rodzic albo dorosły kursant po zalogowaniu wybiera grupę, akceptuje zgody, podpisuje umowę. W kolejnych krokach może także zapłacić pierwszą ratę. 

Sklep online może być osadzony bezpośrednio na stronie szkoły lub w social mediach. Można też przefiltrować ofertę po placówce, języku i poziomie, system od razu podpowie pasujące grupy. Jeśli wolnych miejsc zostało niewiele, widać to w opisie grupy („zostały 2 miejsca”).

Trzecia, zapisy na warsztaty i wydarzenia

Trzeci element, z którego chętnie korzystają szkoły językowe: zapisy na warsztaty i wydarzenia. Organizujesz zajęcia tematyczne, warsztaty z native speakerem lub otwarte lekcje próbne? Kursanci mogą samodzielnie zapisać się na takie wydarzenia! A szkoła wie dokładnie, ile osób przyjdzie, bo każde zgłoszenie jest w systemie.

Więcej o tej funkcji znajdziesz w artykule „jak działają zapisy online w LangLion” a o kontynuacji nagraliśmy specjalny film!

Umowy online w LangLion – samodzielna edycja i automatyczne uzupełnianie danych

Umowy podpisywane w Platformie LangLion są wiążące prawnie. To standard, który jest dla nas kluczowy.

Najważniejsze są jednak trzy cechy, które odróżniają umowy w LangLion od prostego generatora PDF.

1. Szkoła samodzielnie tworzy i edytuje treść umowy. Chcesz zmienić treść regulaminu? Możesz samodzielnie wyedytować szablon w panelu. Nie potrzebujesz prosić dostawcy systemu o aktualizację, robisz to z poziomu administracji w kilka minut.
   
2. Dane uzupełniają się automatycznie. Imię, nazwisko, PESEL, dane rodzica, schemat ratalny z konkretnymi datami i kwotami, początek i koniec kursu, wszystkie dane z zakładki kursanta i grafiku grupy. Sekretariat nie musi już kopiować 12 dat rat z Excela do Worda.
   
3. Dowolna liczba dokumentów. Klasyczna umowa to nie wszystko. W LangLion można udostępnić także aneksy (np. w sytuacji zmiany grupy w trakcie roku), regulamin szkoły, dodatkowe zgody, umowy na półkolonie. Każdy z tych typów to osobny e-dokument, który podpisuje się tym samym mechanizmem.
   
   Po podpisaniu umowa trafia automatycznie na konto kursanta oraz na maila, z możliwością pobrania PDF. Sekretariat dostaje powiadomienie systemowe, że dokument został podpisany. Nie trzeba już pamiętać, że „muszę wrócić do tego później” albo „muszę sprawdzić, czy przesłali skan dokumentu”.

Więcej o samej konstrukcji umów przeczytasz w naszych artykułach:
• Umowa z kursantem w szkole językowej – wszystko, co musisz wiedzieć
• Umowa z lektorem w szkole językowej – najważniejsze informacje, które musisz znać!

Harmonogram zajęć w LangLion – weryfikacja dostępności i limity odwołań

Grafik to jeden z obszarów, w którym Platforma LangLion ma najwięcej automatyzacji.

Weryfikacja dostępności sal i lektorów

Tworzysz grupę i chcesz przypisać jej salę nr 3 w środy o 17:00? System sprawdzi, czy nie ma tam już innej grupy i czy lektor jest dostępny. Jeśli wystąpi konflikt, od razu zobaczysz to na liście zajęć i będziesz mógł je w prosty sposób edytować. Koniec z dwoma grupami w jednej sali.

Dni wolne w kalendarzu szkoły

Wpisujesz święta, ferie, dni wolne – zajęcia automatycznie przesuwają się lub nie pojawiają się w grafiku, a kursanci dostają powiadomienie.

Odwoływanie zajęć z limitami i terminami

Kursant indywidualny może odwołać np. 2 razy w semestrze i tylko z 24-godzinnym wyprzedzeniem – to Ty ustalasz zasady, a system automatycznie tworzy właściwe rozliczenie. 

Automatyczne reagowanie na zmiany

Gdy odwołujesz zajęcia, Platforma automatycznie wysyła powiadomienia do kursantów, aktualizuje rozliczenie godzinowe lektora, zmienia status w aplikacji kursanta. W tle obsługuje też zastępstwa – gdy zmieniasz lektora na konkretne zajęcia, kursanci dostają informację, a rozliczenie trafia do właściwego prowadzącego.

Finanse i KSeF w LangLion – automatyczny import wpłat, płatności online i kontrola dłużników

Finanse to obszar, w którym różnica między dobrym a słabym systemem przekłada się bezpośrednio na przychody szkoły. Konkretnie: ile dłużników masz w danym miesiącu i ile godzin sekretariat spędza na księgowaniu wpłat. W LangLion ten obszar jest mocno zautomatyzowany.

Dla naszych klientów bardzo często najważniejszy jest automatyczny import wpłat z banku. To jedno z narzędzi, które zdecydowanie usprawnia pracę sekretariatu. Wpłaty księgowane są tego samego dnia, a kursant automatycznie znika z listy dłużników (jeśli się na niej wcześniej znajdował).

Kolejny ważne narzędzie to kontrola dłużników. Na Platformie LangLion masz osobny widok z listą kursantów, którzy zalegają z ratą – z liczbą dni opóźnienia, kwotą, numerem grupy. Stąd jednym kliknięciem wysyłasz przypomnienie e-mailem albo SMS-em. Akcja, która ręcznie zajmowałaby pół dnia, schodzi do dwudziestu minut.

Do tego często zachwalane są:

• automatyczne wystawianie faktur,
• integracja z KSeF,
• bezbłędne rozliczanie lektorów, kursantów i firm,
• raporty finansowe.

„Najczęstszy błąd przy wyborze systemu to porównywanie samych nazw funkcji w tabelce. A wartość Platformy widać dopiero wtedy, gdy zobaczy się, jak one ze sobą współpracują. Umowa wie, do której grupy zapisał się kursant. Grupa wie, jaki schemat ratalny obowiązuje. Faktura wie, ile zostało zapłacone. To skraca kilka minut pracy przy każdym kursancie – czyli kilkadziesiąt godzin w skali roku. Godzin, które mogą być przeznaczone na pozyskiwanie nowych kursantów i rozwój szkoły.”

Anna Ćwiklińska, Head of Growth w LangLion

Aplikacja lektora w LangLion – sprawdzenie obecności i materiały z poziomu telefonu

Aplikacja mobilna to test sprawności systemu. Zazwyczaj lektor po lekcji ma do wykonania kilka czynności. W LangLion może je ukończyć w mniej niż minutę!

Jeśli zajmowałyby dłużej, lektor mógłby zacząć je pomijać. A pominięty temat zajęć to brak materiałów dla nieobecnego kursanta, czyli telefon do sekretariatu.

Z poziomu aplikacji lektor:

• sprawdza obecność (jedno kliknięcie)
• dodaje temat zajęć, aktywności i zadanie domowe
• załącza plik (PDF, link, nagranie)
• może zmienić status zajęć (odbyły się, zostały odwołane, zostały przesunięte)
• może zostawić notatkę o kursancie (widoczną dla administracji i metodyka)
• pod koniec semestru, automatycznie generuje raport postępów

W tle Platforma automatycznie rozlicza przeprowadzone zajęcia – to znaczy, że lektor nie musi pod koniec miesiąca wystawiać żadnego podsumowania godzin. System wie, ile zajęć prowadził, w jakich grupach, z jaką stawką, ile zostało odwołanych w terminie, a ile poza nim. Rozliczenie wysyłane jest automatycznie.

Lektor może też podpisać umowę ze szkołą za pomocą aplikacji. Cały onboarding (umowa, dane do rozliczeń, dostęp do grup) może odbywać się przez aplikację.

Więcej o tym, dlaczego lektorzy cenią ten moduł, znajdziesz w artykule o tym co lektorzy naprawdę cenią w LangLion.

Aplikacja kursanta i konto rodzica w LangLion – dostęp do zajęć, rat i płatności

Z poziomu aplikacji kursant lub rodzic widzi:

• najbliższe i poprzednie zajęcia, z tematem i materiałami od lektora
• listę rat z aktualnym statusem (zapłacona, oczekująca, przeterminowana)
• przycisk zapłać online (BLIK, karta) przy każdej racie
• zapisy do grup kontynuacyjnych
• wiadomości od szkoły i lektora oraz powiadomienia systemowe
• link do lekcji online (Zoom, Google Meet)
• nagrania z lekcji online (jeśli szkoła je udostępnia)
• kalendarz zajęć
• raporty postępów

Konto rodzica to także przydatna funkcjonalność: jedno logowanie, podgląd na każde dziecko z osobna, klarowne listy płatności. Podczas gdy w innych system potrzebne są osobne konta, w LangLion rodzic ma intuicyjny dostęp do wszystkich informacji, których potrzebuje.

Automatyzacja komunikacji w LangLion – pięć kanałów i grupy kontaktów

Komunikacja z kursantami to funkcjonalność, dzięki której szkoły często mówią „nareszcie system wyręcza mnie w powtarzających się zadaniach”. 

Obsługuje pięć kanałów, każdy w odpowiednim momencie:

• powiadomienia push – np. gdy rodzic otrzyma nową wiadomość od sekretariatu
• SMS – np. gdy kurant odwoła zajęcia w ostatniej chwili
• e-mail – np. nowa umowa do podpisu, faktura, raport postępów, przypomnienie o płatności
• wiadomości systemowe – między sekretariatem, lektorami i kursantami
• newsletter – treści marketingowe i informacyjne

Przydatne są także grupy kontaktów – możliwość wysłania wiadomości do konkretnego segmentu (np. „wszyscy rodzice dzieci z poziomu A2 z placówki w Krakowie”) bez ręcznego budowania listy. Zaproszenie na warsztaty, ankieta satysfakcji – zadanie, która ręcznie zajmowało kilka godzin, obecnie zajmuje szkołą zaledwie kilka minut.

O tym, jak komunikacja wpływa na sprzedaż i retencję, przeczytasz w artykule komunikacja z kursantami w szkole językowej.

Co poza funkcjami, czyli wsparcie i społeczność użytkowników LangLion

LangLion to nie tylko oprogramowanie. To również ludzie, doświadczenie oraz wiedza na temat prowadzenia biznesu edukacyjnego.

• Wsparcie techniczne i opieka wdrożeniowa. Każda szkoła rozpoczynająca pracę z LangLion ma opiekuna, który przeprowadza przez konfigurację, importy danych i pierwsze tygodnie pracy.
  
• Społeczność użytkowników. Otwarta grupa „Moja szkoła językowa – biznesowe wsparcie” dla wszystkich szkół w Polsce oraz zamknięta „Zarządzam szkołą językową z LangLion” – wyłącznie dla klientów. To miejsca, w których szkoły wymieniają się praktyką: jak ktoś rozwiązał konkretną sytuację, co działa w marketingu, jak wdrożyć trudną zmianę.
  
• Konferencja EduTalks by LangLion. Coroczne wydarzenie branżowe dla szkół językowych, łączące wystąpienia metodyczne, biznesowe i marketingowe.
  
• Ogromna ilość wiedzy. Blog z artykułami branżowymi, kanał YouTube, regularne webinary, ebooki i checklisty o pozyskiwaniu kursantów, marketingu i organizacji pracy. To wiedza, która bazuje na naszym doświadczeniu i którą chętnie się dzielimy!

Sprawdź nasze darmowe materiały!
• Samodzielny audyt marketingu szkoły językowej
• Przewodnik: social media dla szkół językowych
• Kalendarz wydarzeń językowych na cały rok
• Ebook: jak zdobyć i zatrzymać słuchaczy w szkole językowej?
• Ebook: zaplanuj świetny początek roku szkolnego
• Checklista: jak przygotować szkołę językową do współpracy z HR i klientem biznesowym?
• Checklista: jak zatrzymać dobrych lektorów w szkole językowej na dłużej?

Podsumowanie – jak Platforma LangLion wspiera codzienną pracę szkoły?

Platforma LangLion to wyjątkowy system, który sprawnie łączy w jednym narzędziu wszystkie obszary związane z administracją szkoły językowej: zapisy, umowy, grafik, finanse, komunikacja i praca lektora. Każda z funkcji wnosi konkretną oszczędność czasu, ale prawdziwa wartość leży w tym, że przepływ danych jest intuicyjny i klarowny.

Zapisany kursant trafia na listę nowych kursantów. Generowane jest jego konto, do którego załączana jest umowa oraz schemat ratalny. To tworzy nadchodzące raty w module finansowym. Płatność rodzica księgowana jest automatycznie. Lektor po zajęciach wpisuje temat – kursant widzi go w aplikacji. Rodzic widzi postępy na bieżąco w aplikacji.

Jeśli porównujesz Platformę LangLion z innymi systemami, sprawdź te pytania:

• Czy w jednym narzędziu zamknę całą ścieżkę kursanta – od zapisu po fakturę?
• Czy mogę samodzielnie edytować umowy, formularze i ustawienia, bez prośby do dostawcy?
• Czy system sam księguje wpłaty i kontroluje dłużników?
• Czy lektor i kursant mają aplikacje, która jest prosta oraz intuicyjna w obsłudze?
• Czy poza oprogramowaniem dostaję wsparcie, wiedzę i kontakt z innymi szkołami?

Jeśli decyzja dopiero przed Tobą, polecamy także ten artykuł: 6 kluczowych kryteriach podczas wyboru systemu do zarządzania szkołą językową.

Sprawdź, czy LangLion pasuje do Twojej szkoły

Wiesz już, jak Platforma LangLion będzie wspierać codzienną pracę szkoły językowej. Teraz pora zobaczyć, jakie konkretne funkcje będą przydatne dla Twojej szkoły. Sprawdź, jak działa Platforma LangLion i zobacz, jak może wspierać Twoją szkołę w obszarach takich jak zapisy online, umowy podpisywane online, automatyczne rozliczenia finansowe, integracja z KSeF oraz bezpłatna aplikacja lektora i aplikacja kursanta.

Umów bezpłatną prezentację →