Kontynuacja kursów przez dotychczasowych kursantów to jeden z kluczowych elementów stabilnego rozwoju szkoły językowej. Odpowiednio zaplanowany proces zapisów pozwala nie tylko zwiększyć retencję klientów, ale również zapewnić spokój przed nowym rokiem szkolnym.
Dzisiaj dowiesz się, jak krok po kroku skutecznie przygotować się do kontynuacji kursów i na co zwrócić szczególną uwagę.
Co znajdziesz w tym artykule?
- 3 główne czynniki wpływające na decyzję o kontynuacji
- Jak różne grupy wiekowe podejmują decyzje o kontynuacji kursów?
- Kiedy szkoły językowa przeprowadzają zapisy kontynuacyjne?
- Harmonogram działań
- Rola lektora w procesie kontynuacji
- Ścieżka komunikacji przed zakończeniem semestru
- Jak Platforma LangLion wspiera kontynuację kursów w szkole językowej?
- Podsumowanie – kontynuacja kursów w szkole językowej
3 główne czynniki wpływające na decyzję o kontynuacji
Pierwszą rzeczą, o której warto wiedzieć, jest psychologia decyzji, a konkretnie proces podejmowania decyzji o kontynuacji.
Możemy wyróżnić kilka czynników wpływających na decyzję o kontynuowaniu kursu. Często padają głosy, że są to na przykład: atmosfera, efekty, zadowolenie, cena, jakość nauczania, metodyka, marka szkoły… wszystko to się łączy. Jednak w moim odczuciu te najważniejsze to efekty, relacja z lektorem i cena.
1. Poczucie postępu
Jeśli klient nie widzi efektów, to będzie miał wrażenie, że stoi w miejscu. Bez poczucia postępu nie będzie miał motywacji do kontynuacji kursu. Ważne jest testowanie, raportowanie postępów, dawanie feedbacku kursantom i pytanie ich o odczucia – tak, aby mogli sobie uświadomić, że robią postępy. Wtedy motywacja do kontynuacji wzrasta.
Więcej na ten temat dowiesz się z naszego wpisu: jak badać i poprawiać satysfakcję klientów w szkole językowej!
2. Relacja z lektorem
Kursanci przywiązują się zdecydowanie mocniej do ludzi, niż do marki. Najczęściej to właśnie relacja z lektorem decyduje o tym, czy zostają. Jeśli lektor nie buduje relacji, nawet najlepsza cena czy oferta nie wystarczą. Relacja z lektorem, a także ze szkołą jako całością, jest kluczowa i może przesądzić o decyzji kursanta.
Sprawdź, jak zyskać lojalność kursantów w szkole językowej!
3. Wartość w stosunku do ceny
Cena to ważny czynnik, ale nie chodzi tylko o niską cenę. Chodzi o wartość, jaką klient dostaje za tę cenę. Klienci oczekują, że to, co otrzymają, będzie warte swojej ceny. Jeśli nawet kurs jest droższy, ale dostarczamy obiecane efekty i kursant to widzi, będzie gotów zapłacić więcej. Klient chce mieć pewność, że podjął dobrą decyzję.
Jak różne grupy wiekowe podejmują decyzje o kontynuacji kursów?
Rodzice – to największy segment rynku. Są racjonalni, interesuje ich rozwój dziecka, opinie innych rodziców, bezpieczeństwo, przewidywalność. Komunikaty do nich powinny podkreślać profesjonalizm, jakość nauczania, wyniki i elastyczność.
Nastolatki – tutaj decyzję podejmują wspólnie z rodzicami. Nastolatki bardziej zwracają uwagę na atmosferę, relacje, grupę rówieśniczą. Warto mówić o społeczności, kontynuacji w znanym składzie, rozwijaniu pasji.
Dorośli – podejście pragmatyczne. Liczy się efektywność, czas trwania, cena, terminy zajęć, co się stanie w razie nieobecności. Musimy być konkretni i jasno komunikować szczegóły.
Kiedy szkoły językowa przeprowadzają zapisy kontynuacyjne?
Większość szkół zaczyna zapisy na kontynuację między marcem a majem. Jeśli zaczniemy za późno, kursanci mogą już podjąć decyzję – być może zachęceni przez konkurencję lub znajomych.
Warto zacząć wcześniej, ponieważ:
- wcześniej poznamy liczbę kursantów,
- możemy lepiej zaplanować grupy,
- zyskujemy spokój w wakacje,
- sekretariat ma mniej pracy „na hurra”.
Szkoły, które zaczynają wcześnie, unikają chaosu w sierpniu czy wrześniu, kiedy trudno utrzymać wysoką jakość obsługi klienta.
Harmonogram działań – kontynuacja kursów w szkole językowej
Aby proces zapisów na kolejny rok szkolny przebiegał sprawnie i skutecznie, niezbędne jest odpowiednie rozplanowanie działań w czasie. Poniżej przedstawiam sugerowany harmonogram działań, który pomoże krok po kroku zaplanować cały proces kontynuacji.
90 dni przed końcem zajęć (marzec/kwiecień)
- Analiza sytuacji, obłożenia grup,
- decyzja, które grupy kontynuujemy,
- dostępność lektorów, sal i zasobów,
- komunikacja wewnętrzna.
60 dni przed (kwiecień)
- Przygotowanie oferty kontynuacyjnej,
- rozmowy z lektorami,
- pierwsze maile do kursantów.
30 dni przed (maj)
- Druga fala komunikacji (maile, SMS-y, rozmowy),
- zachęty, bonusy, early bird,
- zbieranie deklaracji, wstępne planowanie grup.
14 dni przed końcem semestru (koniec maja/czerwiec)
- Ostatnie przypomnienia,
- finalizacja umów i płatności,
- zamknięcie zapisów (ustalić konkretny termin).
Rola lektora w procesie kontynuacji
Lektor nie tylko uczy – to on ma najbliższy kontakt z kursantami. Dlatego warto, by wiedział:
- kiedy ruszają zapisy,
- jaka jest oferta,
- jak może poinformować kursantów.
Wystarczy jedno zdanie od lektora, by kursant poczuł się zachęcony. Trzeba jednak lektora przygotować – nie oczekujmy, że sam „będzie sprzedawał”. Dajmy mu konkretne komunikaty, np. „kontynuujemy grupę, zostały dwa miejsca”, „zapraszam do kontynuacji ze mną”.
Niektóre szkoły oferują lektorom dodatkowe bonusy za kontynuację – np. procent od zapisanych kursantów lub premie za wysoką frekwencję w grupach.
Takie działania wpływają nie tylko na większe zaangażowanie w proces zapisów, ale również pomagają zatrzymać lektora w szkole na dłużej, co w dłuższej perspektywie przekłada się na stabilność zespołu i wyższą jakość nauczania.
Ścieżka komunikacji przed zakończeniem semestru
- 60 dni przed: pierwszy mail – informacja o zapisach.
- 45 dni przed: przypomnienie SMS.
- 30 dni przed: rozmowa z lektorem.
- 25 dni przed: drugi mail – konkretna oferta, bonusy.
- 20 dni przed: SMS – przypomnienie, np. „zostało 5 miejsc”.
- 10 dni przed: rozmowy telefoniczne – finalizacja.
Całość można dostosować do specyfiki szkoły. Ważne, by kursanci czuli się zaopiekowani i regularnie informowani. Poczucie, że „czas ucieka”, może skutecznie zmotywować do decyzji.
Jak Platforma LangLion wspiera kontynuację kursów w szkole językowej?
LangLion to platforma do zarządzania szkołą językową, dzięki której możesz z łatwością przeprowadzić kontynuację kursów w swojej szkole językowej. Poniżej przedstawiam jak wygląda to w praktyce.
Kontynuacja kursów w LangLion krok po kroku
W zakładce Grupy możesz łatwo przeprowadzić proces kontynuacji kursu. Aby stworzyć grupę kontynuacyjną:
Krok 1: w zakładce Ogólne kliknij przycisk Stwórz grupę kontynuacyjną.
Krok 2: system zapyta, czy chcesz kontynuować z ustawieniami generatora (czyli zachowując dotychczasowe dni i godziny zajęć). Jeśli tak, nowa grupa automatycznie odziedziczy te ustawienia. Możemy też wybrać opcję bez ustawień generatora i skonfigurować wszystko od nowa.
Krok 3: po wyborze opcji otwiera się formularz tworzenia nowej grupy:
- możesz zmienić nazwę grupy (np. na Grupa angielski B1),
- zmienić lub pozostawić cenę,
- ustalić liczbę zajęć, system oceniania i długość jednostki lekcyjnej,
- określić datę rozpoczęcia (system automatycznie wyliczy datę zakończenia),
- przypisać podręcznik,
- ustawić limit liczby kursantów,
- wybrać system płatności (np. stałe miesięczne raty).
Jeśli grupa jest rozliczana w systemie ratalnym, możemy przypisać do niej odpowiedni szablon płatności – kursant, zapisując się, automatycznie otrzyma indywidualny harmonogram rat.
Możemy również przypisać do grupy gotowy szablon dokumentu (np. umowy kursanta), który będzie automatycznie uzupełniany danymi z systemu i może zostać podpisany online.
Krok 4: po wypełnieniu formularza klikamy Zapisz i zamknij — nowa grupa kontynuacyjna jest gotowa.
Jak wygląda zapis kursanta?
Krok 1: w zakładce Sekretariat → Kursanci możesz wybrać konkretnego kursanta.
Krok 2: w panelu kursanta, gdy przypiszesz mu specjalną ofertę kontynuacyjną, pojawi się u niego komunikat: „Oferta specjalna dla Ciebie”.
Krok 3: po kliknięciu w ofertę kursant widzi dostępne grupy (możemy mu zaproponować kilka wariantów, np. zajęcia w poniedziałki lub we wtorki i czwartki).
Kursant wybiera grupę i zatwierdza zapis:
- zapoznaje się z umową i warunkami płatności,
- akceptuje je i podpisuje online.
Krok 4: po podpisaniu umowy kursant otrzymuje mailowe potwierdzenie wraz z kopią dokumentu, a w systemie sekretariat otrzymuje informację o zawarciu umowy.
Dodatkowo kursant może od razu przejść do płatności online (dzięki integracji z operatorami płatności, np. Tpay) i opłacić kurs przelewem lub Blikiem. Płatność automatycznie księguje się na jego koncie w systemie.
Ważne uwagi dotyczące kontynuacji w LangLion
- Grupy dziecięce – często ich finalny układ (dni i godziny zajęć) ustalany jest dopiero we wrześniu, gdy znane są grafiki szkół publicznych. W LangLion możemy stworzyć grupę bez przypisanych konkretnych terminów i później je uzupełnić.
- Grupy planowane – w systemie istnieje możliwość tworzenia grup planowanych, ale warto pamiętać, że nie mają one statusu grupy kontynuacyjnej i nie są widoczne dla kursanta. To narzędzie organizacyjne, pomocne dla sekretariatu do planowania harmonogramów.
- Zaofertowani kursanci – kursanci, którym została przypisana oferta kontynuacyjna, są widoczni w sekcji Zaofertowani. Dopiero po podpisaniu umowy lub opłaceniu kursu trafiają na listę Zapisanych.
- Rezerwacje – kursanci, którzy zadeklarowali chęć uczestnictwa, ale nie podpisali umowy lub nie opłacili kursu, trafiają do sekcji Rezerwacja. Możemy im ustawić limit czasowy na potwierdzenie udziału.
- Oczekujący – osoby zainteresowane grupą, które nie mają jeszcze przydzielonego miejsca, trafiają do listy Oczekujących. Jeśli zbierze się ich odpowiednia liczba, możemy stworzyć nową grupę specjalnie dla nich.
Dodatkowe informacje
- Kursanci mogą zaznaczyć, że chcą kontynuować w innej grupie lub zrezygnować z kontynuacji. Przy rezygnacji mogą również podać powód, co daje szkole cenną informację zwrotną.
- Jeśli mamy więcej wariantów zajęć do wyboru (np. różne terminy), możemy je zaproponować kursantowi w jednej ofercie — wybierze najdogodniejszą dla siebie opcję.
- Cały proces opiera się na module Rejestracja w LangLion — jeśli nie prowadzisz zapisów cały rok szkolny, możesz aktywować moduł tylko na potrzebny okres i później go wyłączyć, by nie ponosić dodatkowych kosztów.
Podsumowanie – kontynuacja kursów w szkole językowej
Skuteczne planowanie kontynuacji kursów wymaga przygotowania i zaangażowania całego zespołu. Kluczowe znaczenie mają trzy elementy: poczucie postępu kursanta, relacja z lektorem oraz realna wartość kursu w stosunku do ceny.
Ważna jest odpowiednio wcześniej zaplanowana komunikacja, dostosowana do grup wiekowych, a także przemyślany harmonogram działań, w który zaangażowani są również lektorzy. Regularne przypomnienia i zachęty zwiększają szansę na utrzymanie kursantów.
Dzięki przemyślanym podejściu nie tylko zwiększymy liczbę kontynuacji, ale także zbudujemy silniejszą społeczność zadowolonych kursantów.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak LangLion może usprawnić kontynuację kursów w Twojej szkole językowej, umów się na bezpłatną prezentację Platformy LangLion!