W jednym z wpisów na naszym blogu poruszyliśmy temat niedozwolonych klauzul w umowach z kursantami. Po jego publikacji otrzymaliśmy od Was mnóstwo próśb o wskazówki jak dobrą umowę pomiędzy szkołą językową a kursantem. W związku z tym prezentujemy krótki poradnik dotyczący jej przygotowania.
Jednocześnie musimy Was uprzedzić, że podajemy wytyczne jak przygotować dobre porozumienie, a nie wzór idealnej umowy. Dlaczego? Bo generalnie taka nie istnieje. Różne są oferty szkół (np. część z nich koncentruje się na klientach korporacyjnych, natomiast inne kierują swoją ofertę do klienta końcowego) oraz modele płatności. Różne są także potrzeby kursantów, a poza tym przepisy zmieniają się i przygotowany przez nas dzisiaj wzór, za rok czy dwa może nie być aktualny.
Co powinna zawierać poprawna umowa dotycząca świadczenia usług edukacyjnych?
Umowa o świadczenie usług jest tzw. umową nienazwaną, czyli prawo nie opisuje jej w szczególny sposób. A to oznacza, że w tego typu umowach stosuje się przepisy regulujące w kodeksie cywilnym umowę zlecenie.
Aby umowa była ważna musi zawierać następujące elementy:
1) Datę i miejsce zawarcia umowy (przykładowo: Lublin, 1.09.2014).
2) Dokładne i pełne określenie stron: imię i nazwisko/firma; miejsce zamieszkania/siedziba, adres; nr i seria dokumentu tożsamości/nr we właściwym rejestrze oraz nazwa organu rejestrowego, kapitał zakładowy/nr wpisu do CEiDG; PESEL/REGON, NIP; sposób reprezentacji – w przypadku spółek prawa handlowego; określenie stron – np. Świadczeniodawca oraz Świadczeniobiorca, bądź Szkoła oraz Kursant. Przykładowo:
Umowa zawarta pomiędzy:
Szkołą językową Maxis sp. z o.o., zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym dla M. St. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000012345, REGON 123456789, NIP 123456789, kapitał zakładowy 50.000 zł – opłacony w całości, reprezentowana przez Annę Nowak – Prezesa Zarządu, zwaną dalej Świadczeniodawcą,
a
Janem Kowalskim, zamieszkałym przy ul. Alternatywy 4 w Warszawie, 01-514, nr i seria dowodu osobistego ABC123456 wydanego przez Prezydenta M. St. Warszawy, zwanym dalej Świadczeniobiorcą.
3) Klauzulę określającą fachowość szkoły, a więc informacje o staranności w procesie nauczania, ponieważ porozumienie ma charakter umowy starannego działania (tj. szkoła starannie uczy, ale nie gwarantuje efektów, bo te zależą również od kursanta). Klauzula pozwala na ewentualne odparcie zarzutów, że dany Kursant rezygnuje z kursu, bo nie wzrósł jego poziom wiedzy. Przykładowo:
Szkoła zobowiązuje się wykonywać świadczone usługi z należytą starannością oraz z zasadami etyki zawodowej, jak również posługiwać się lektorami o potwierdzonych kwalifikacjach językowych oraz pedagogicznych.
4) Klauzulę określającą przedmiot umowy (określenie do czego zobowiązuje się szkoła), a więc prowadzenie danych zajęć w konkretnym wymiarze i terminie oraz miejscu, w grupie o maksymalnej liczebności (ewentualnie możliwe jest odwołanie się w umowie do obowiązującego obie Strony zewnętrznego regulaminu świadczenia usług). Ponadto klauzula pozwala na zastrzeżenie przez szkołę sytuacji korzystnych z jej punktu widzenia (oczywiście jej zapisy nie mogą należeć do klauzul niedozwolonych). Przykładowo:
- Słuchacz niniejszym potwierdza, że przed podpisaniem Umowy otrzymał Regulamin świadczenia usług edukacyjnych i zapoznał się z jego treścią. Regulamin ten wiąże Strony.
- Szkoła zastrzega sobie prawo do zmiany lektora prowadzącego zajęcia z daną grupą w trakcie roku szkolnego z przyczyn niezależnych od Szkoły.
- Szkoła zastrzega sobie prawo do rozwiązania Umowy w przypadku zgłoszenia się zbyt małej liczby kursantów, tj. poniżej … osób. Szkoła zobowiązuje się powiadomić o tym Kursanta telefonicznie, najpóźniej … dni przed rozpoczęciem kursu. W sytuacji tej Szkoła dokona zwrotu wszelkich opłat wpłaconych na poczet kursu.
5) Klauzulę regulującą wynagrodzenie (wysokość płatności, ich termin, dane bankowe, konsekwencje wobec opóźnienia w płatnościach). Pamiętajmy, że jeśli chodzi o odsetki maksymalne to muszą one być zgodne z Kodeksem cywilnym, tj. nie mogą przekraczać czterokrotności wysokości stopy kredytu lombardowego NBP w stosunku rocznym. W przypadku nieokreślenia odsetek w sposób konkretny, będą należały się tzw. odsetki ustawowe. Jeżeli w umowie w ogóle nie znajdzie się zapis dotyczący odsetek, wtedy szkoła nie ma prawa ich naliczać. Przykładowo:
- Słuchacz zobowiązuje się uiścić opłaty za Kurs w ratach i terminach zgodnie z załączonym Harmonogramem, który stanowi Załącznik nr 1 do Umowy. Słuchacz zobowiązuje się uiścić całość opłaty za Kurs bez względu na opuszczoną przez niego liczbę zajęć.
- W przypadku opóźnienia w płatności którejkolwiek z opłat za Kurs, należą się z tego tytułu odsetki ustawowe.
6) Klauzule regulujące możliwość wypowiedzenia umowy przez strony (rozliczenia płatności). Przykładowo:
- Słuchacz ma prawo do wypowiedzenia Umowy z zachowaniem 1-miesięcznego terminu wypowiedzenia. Wypowiedzenie składa się na piśmie w sekretariacie Szkoły bądź przesyła listem poleconym, w którym to przypadku za datę wypowiedzenia uznaje się datę otrzymania przesyłki przez Szkołę.
- W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Kursanta, Szkoła zwróci mu wpłacone opłaty za Kurs po potrąceniu opłat za zajęcia, które odbyły się do czasu upływu okresu wypowiedzenia. Koszt przeprowadzonego Kursu potrącony będzie w kwocie obliczonej jako iloczyn przeprowadzonych jednostkowych zajęć oraz opłaty za jednostkowe zajęcia. / W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Kursanta, ciąży na nim obowiązek uregulowania płatności za wykorzystaną część Kursu oraz za zajęcia przypadające w ciągu 1 miesiąca od dnia skutecznego złożenia wypowiedzenia (*wynoszącego 1 miesiąc).
7) Klauzulę mówiącą o zastosowaniu przepisów Kodeksu cywilnego w sprawach nieuregulowanych
umową , choć nawet bez zapisania tej klauzuli, przepisy Kodeksu cywilnego i tak będą stosowane.
8) Klauzulę dotyczącą zmian umowy. Jest to najkorzystniejsza zasada z punktu widzenia dowodowego, mówiąca o zmianie umowy poprzez sporządzenie aneksu w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.
9) Klauzulę dotyczącą rozstrzygania sporów wynikłych z umowy. Podstawowa zasada polskiego postępowania cywilnego oznacza poddanie sporów pod sąd właściwy dla miejsca zamieszkania bądź siedziby pozwanego. Nieuprawnione jest narzucanie Kursantowi sądu właściwego dla siedziby Szkoły.
10) Klauzulę informującą o liczbie sporządzonych egzemplarzy (po jednym identycznie brzmiącym egzemplarzu dla każdej ze stron).
11) Klauzulę dotyczącą wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych Kursanta dla celów związanych z realizacją Umowy.
To są elementy, które musisz zawrzeć w umowie z kursantem. Pamiętaj przy tym, aby koniecznie przeczytać nasz wpis o klauzulach niedozwolonych.
Generalnie, ponieważ nie istnieją idealne rozwiązania dla wszystkich, zachęcamy do skorzystania z pomocy prawnika, który przygotuje dla umowę specjalnie dla ciebie. To nie jest bardzo skomplikowany dokument, nie musisz korzystać z usług drogiej, renomowanej kancelarii, więc koszty powinny być rozsądne, a w przypadku pierwszego sporu z klientem mogą się zwrócić z nawiązką. Poza tym profesjonalnie przygotowana umowa to również element wizerunku twojej firmy – klienci podpisując dobrze przygotowany dokument od razu widzą, że mają do czynienia z profesjonalnym partnerem.
I mamy praktycznie połowę sierpnia. Czy sprawdziłeś już swoje umowy? Jeśli nie, zapoznaj się z wpisem umowa z kursantem w szkole językowej – wszystko, co musisz wiedzieć, aby prawidłowo zabezpieczyć interesy swojej szkoły oraz kursantów, unikając nieporozumień i problemów prawnych.