Wszystko, co musisz wiedzieć o KSeF + darmowy webinar!

Od kilku miesięcy pewnie słyszysz coraz więcej o KSeF’ie. Jedni straszą rewolucją w fakturach, inni powtarzają, że „bez dobrego systemu się nie obędzie”.

A Ty masz po prostu szkołę językową, zapisujesz kursantów, ogarniasz grafik, rodziców, lektorów… i zastanawiasz się:

Czy KSeF naprawdę będzie mnie dotyczył? Od kiedy? Co muszę zmienić w fakturach dla firm i rodziców?

W tym wpisie zbieram w jednym miejscu najważniejsze informacje o Krajowym Systemie e‑Faktur, tak żebyś mógł/mogła spokojnie zaplanować wdrożenie KSeF w swojej szkole językowej, bez wchodzenia w prawniczy żargon.

Co znajdziesz w tym artykule?

1. Czym jest KSeF?
2. Jak Krajowy System e-Faktur (KSeF) wpłynie na szkoły językowe?
3. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i kogo obejmie?
4. Które faktury muszą trafić do KSeF, a które nie?
5. KSeF a szkoła językowa zwolniona z VAT
6. Jak przygotować szkołę do KSeF?
7. KSeF w relacji z klientami: firmy, rodzice, kursanci indywidualni
8. Awaria systemu i tryb offline24 – co jeśli KSeF „padnie”?
9. Najważniejsze korzyści KSeF dla szkoły językowej
10. Checklista na koniec

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System eFaktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, wysyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur w jednolitym formacie XML. (Gov.pl)

Jak Krajowy System e-Faktur (KSeF) wpłynie na szkoły językowe?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza obowiązkowe e-fakturowanie, co dla szkół językowych oznacza przede wszystkim zmiany w procesach finansowo-księgowych (szczególnie tam, gdzie dotąd były one prowadzone w sposób chaotyczny).

KSeF nie zmienia tego, komu i za co szkoła językowa wystawia faktury, ale zmienia sposób, w jaki to robi.

Faktury będą wystawiane wyłącznie w ustrukturyzowanym formacie w KSeF, bez PDF-ów, wydruków czy wysyłki e-mailem. Dokument zostanie uznany za wystawiony dopiero po nadaniu numeru KSeF.

Oznacza to konieczność dostosowania obiegu dokumentów oraz przeszkolenia osób wystawiających faktury w zakresie nowych zasad i uprawnień w KSeF.

Co Krajowy System e-Faktur (KSeF) oznacza dla szkół językowych?

Wejście KSeF’u w praktyce oznacza dla szkoły językowej, że:

• wystawiasz fakturę w swoim programie (np. systemie do zarządzania szkołą, programie księgowym lub w darmowej aplikacji Ministerstwa Finansów),
• program przesyła fakturę do KSeF,
• KSeF nadaje fakturze numer KSeF oraz datę i godzinę jej wystawienia,
• nabywca (firma) może pobrać fakturę bezpośrednio z systemu, a Twoja księgowa ma do niej dostęp od razu. (Gov.pl)

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i kogo obejmie?

Od 1 stycznia 2022 r. KSeF działa w wersji dobrowolnej. Przedsiębiorcy mogą korzystać z e‑faktur obok faktur papierowych i „zwykłych” elektronicznych. (Krajowy System e-Faktur)

Po kilku odroczeniach terminy są wreszcie oficjalnie potwierdzone w ustawie i komunikatach Ministerstwa Finansów.

Główne daty wdrożenia obowiązkowego KSeF

Zgodnie z aktualnymi przepisami i „Planem wdrożenia KSeF” Ministerstwa Finansów:

• od 1 lutego 2026 r. – KSeF jest obowiązkowy dla dużych podatników, których wartość sprzedaży (z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
  
• od 1 kwietnia 2026 r. – KSeF staje się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców, czyli w praktyce dla zdecydowanej większości szkół językowych i małych firm.

Dodatkowo:

• dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, którzy wystawiają faktury na niewielkie kwoty (pojedyncza faktura do 450 zł, a suma sprzedaży na takich fakturach do 10 000 zł miesięcznie), obowiązek może zostać przesunięty do 1 stycznia 2027 r. (Gov.pl)

A co do końca 2026 roku?

Ministerstwa Finansów przewidziało okres przejściowy, żeby firmy miały czas na spokojne wdrożenie.

Do 31 grudnia 2026 r.:

• możesz nadal wystawiać faktury z kasy fiskalnej (w tym paragony z NIP do 450 zł jako faktury uproszczone),
• nie będą nakładane kary za błędy związane z fakturowaniem przez KSeF,
• nie ma obowiązku podawania numeru KSeF faktury w przelewie (również przy split payment).

To bardzo ważne z punktu widzenia lokalnego biznesu, masz czas, żeby poukładać procesy, a nie „rzucać się” na KSeF z dnia na dzień.

Które faktury muszą trafić do KSeF, a które nie?

To jedno z najczęstszych pytań właścicieli szkół:

„Czy wszystkie faktury z mojej szkoły muszą być w KSeF?”

Co do zasady, obowiązkowo w KSeF będą:

• faktury między przedsiębiorcami (B2B) w krajowym obrocie gospodarczym, wystawiane przez podatników z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce,
• faktury wystawiane przez podatników czynnych i zwolnionych z VAT – przepisy mówią o „wszystkich podatnikach”, a MF wprost podkreśla, że obowiązek dotyczy zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. (Gov.pl)

Faktury dla kursantów indywidualnych (B2C)

Oficjalne materiały rządowe mówią jasno:

„Zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie wystawianie faktur B2C (na rzecz osób prywatnych – konsumentów) w KSeF jest dobrowolne.” (ksef.podatki.gov.pl)

Oznacza to, że faktury dla rodziców / kursantów indywidualnych (osób fizycznych bez działalności):

• nie muszą być wystawiane w KSeF,
• możesz je dalej wystawiać jako „zwykłe” faktury elektroniczne (PDF) lub papierowe,
• możesz też dobrowolnie wystawiać je w KSeF (np. dla porządku procesów).

KSeF w kontekście małych szkół językowych

Do końca 2026 r. przepisy przewidują uproszczenia, które są szczególnie istotne dla mniejszych szkół językowych i jednoosobowych działalności.

• jeśli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami wystawianymi poza KSeF (papierowymi lub elektronicznymi) nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, szkoła językowa może nadal wystawiać je poza systemem,
• szkoły językowe mogą wystawiać paragony i faktury z kas rejestrujących, które nie muszą trafiać do KSeF,
• dotyczy to również paragonów z NIP do 450 zł, które są uznawane za faktury uproszczone.

To ważne rozwiązanie zwłaszcza dla szkół językowych, które rozliczają się głównie z osobami fizycznymi, przyjmują niewielkie, cykliczne płatności za kursy i korzystają z kas fiskalnych w codziennej obsłudze kursantów. (ksef.podatki.gov.pl)

Dlaczego warto zapisać się na webinar o KSeF?

Bo każdy nasz webinar to konkretna, praktyczna wiedza! Tym razem podczas rozmowy dowiesz się:

🔵 czym jest Krajowy System e-Faktur,
🔵 jakie są kluczowe funkcjonalności KSeF i co oznaczają one dla szkół językowych,
🔵 jakie są najważniejsze założenia i terminy związane z wprowadzeniem KSeF w 2026 roku,
🔵 jak będzie wyglądała integracja LangLion z KSeF,
🔵 co zrobić, aby płynnie przygotować szkołę do nadchodzących zmian.

KSeF a szkoła językowa zwolniona z VAT

Wiele szkół językowych korzysta ze zwolnień w VAT (np. w związku z usługami edukacyjnymi). Pojawia się więc naturalne pytanie, czy KSeF w ogóle dotyczy tego typu placówki.

Niestety tak. Docelowo również podatnicy zwolnieni z VAT będą objęci obowiązkowym KSeF, z dodatkowymi ułatwieniami dla „wykluczonych cyfrowo” i małych kwot. (Gov.pl)

Dla zobrazowania:

• jeśli wystawiasz faktury dla firm (np. za kursy dla pracowników, szkolenia dla firm, projekty unijne) – te faktury będą musiały być w KSeF, nawet jeśli jesteś zwolniony z VAT,
  
• jeśli wystawiasz wyłącznie rachunki/faktury dla osób fizycznych i nie masz w ogóle klientów firmowych – w praktyce obowiązek będzie mocno ograniczony, bo B2C jest dobrowolne, a do końca 2026 r. masz jeszcze próg 10 000 zł i możliwość wystawiania dokumentów poza KSeF.

W nietypowych sytuacjach (np. najem prywatny sali, działalność mieszana, sprzedaż zagraniczna) warto skonsultować konkretne przypadki z księgową. Natomiast podstawowa zasada jest taka, że KSeF dotyczy podatnika jako takiego, a nie tylko „VAT-owców”.

Jak przygotować szkołę językową do wejścia KSeF? Prosty plan krok po kroku

Poniżej znajdziesz plan wdrożenia KSeF skrojony pod szkołę językową. Plan, który możesz spokojnie realizować w kolejnych miesiącach.

Krok 1: Sprawdź, od kiedy dotyczy Cię obowiązek wprowadzenia KSeF

1. Zweryfikuj obrót za 2024 rok
   
   • jeśli sprzedaż z VAT > 200 mln zł – jesteś w grupie „dużych”, obowiązek od 1 lutego 2026 r.
     
   • w przeciwnym razie, obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.
     
2. Zrób listę typów klientów:
   
   • firmy (B2B – obowiązkowo w KSeF),
     
   • osoby fizyczne (rodzice, kursanci indywidualni (B2C) – dobrowolnie w KSeF),
     
   • ewentualnie zagraniczne firmy/instytucje (tu zasady mogą się różnić, koniecznie do omówienia z księgową).

Krok 2: Przeanalizuj, jak dziś wystawiasz faktury

Zadaj sobie kilka prostych pytań:

• kto w szkole wystawia faktury (sekretariat, właściciel, zewnętrzna księgowa)?
• w jakim programie to robisz (w systemie do zarządzania szkołą, w zewnętrznym programie fakturującym, w excelu, itp)?
• jak trafiają faktury do biura rachunkowego (PDF mailem, wydruki, integracja)?
• ile faktur miesięcznie wystawiasz dla firm, a ile dla osób fizycznych?

To pozwoli Ci zdecydować, w którym programie najlepiej „podpiąć” KSeF.

Krok 3: Wybierz narzędzie do pracy z KSeF

Do wyboru masz kilka opcji, mogą to być:

• darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów (aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna KSeF lub e‑mikrofirma w e‑Urzędzie Skarbowym)
• program księgowy / fakturujący z integracją z KSeF
• system do zarządzania szkołą językową z obsługą KSeF

Jeśli faktury wystawiasz bezpośrednio z systemu do zarządzania szkołą, najwygodniej będzie, gdy to ten system zintegrujesz z KSeF.

Wtedy proces wygląda tak: zapis kursanta → umowa → faktura → automatyczne wysłanie do KSeF i księgowego.

Krok 4: Uprawnienia i dostęp do KSeF

Dostęp do KSeF uzyskuje się przez:

• Profil Zaufany, e‑Dowód, podpis kwalifikowany lub aplikację mObywatel (docelowo),
• nadawanie uprawnień pracownikom i biuru rachunkowemu bezpośrednio w systemie.

Osoba fizyczna prowadząca działalność (JDG) ma tzw. uprawnienia właścicielskie nadawane automatycznie, więc nie musi składać osobnego wniosku o dostęp. (ksef.podatki.gov.pl)

W praktyce, oznacza to, że:

• właściciel szkoły loguje się pierwszy raz do KSeF,
• dodaje uprawnienia dla osób wystawiających faktury (np. sekretariat),
• dodaje uprawnienia dla biura rachunkowego (dostęp do pobierania faktur).

Krok 5: Wewnętrzne procedury w szkole

Żeby KSeF „nie zrobił się” dodatkowym chaosem, spisz kilka prostych zasad:

• kto wystawia faktury B2B w KSeF, a kto B2C poza KSeF,
• jak rozróżniacie w systemie klientów firmowych i indywidualnych,
• co robicie, gdy firma poda błędny NIP,
• kto sprawdza status faktur w KSeF (np. raz w tygodniu recepcja/księgowa),
• co robicie w przypadku awarii Internetu lub problemów z KSeF.

To dokładnie taka sama logika, jak przy ustawianiu procesów sprzedaży czy komunikacji z klientem w szkole, tylko tutaj dotyczy faktur.

KSeF w relacji z klientami: firmy, rodzice, kursanci indywidualni

Faktury dla firm (B2B)

Tu zasada jest prosta:

• wszystkie faktury dla firm (polskich podatników) docelowo wystawiasz przez KSeF,
• firma odbiera fakturę w swoim systemie z KSeF (lub w darmowej aplikacji) – może też dostać od Ciebie PDF/druk, ale „prawną” fakturą jest ta w KSeF.

To dobra okazja, żeby:

• uporządkować dane firm (pełna nazwa, NIP, adres),
• poustawiać szablony faktur dla stałych kontrahentów,
• ustalić z firmami, w jaki sposób będą chciały otrzymywać powiadomienia o nowej fakturze (mail z informacją, że faktura czeka w KSeF, PDF, itp.).

Faktury dla rodziców i kursantów (B2C)

Tutaj masz dużą elastyczność:

• możesz dalej wystawiać faktury/rachunki poza KSeF – jako PDF lub wydruk,
• możesz też dobrowolnie wystawiać je w KSeF (np. jeśli chcesz mieć całą sprzedaż w jednym systemie).

Jeżeli wystawisz fakturę B2C w KSeF, pamiętaj że klient nie ma własnego konta ale może pobrać fakturę w tzw. trybie anonimowego dostępu po numerze KSeF (funkcja jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF).

W praktyce:

• możesz wysłać klientowi PDF z faktury + numer KSeF,
• w razie potrzeby klient może samodzielnie zweryfikować ją w systemie MF.

Awaria systemu i tryb offline24 – co jeśli KSeF „padnie”?

Nowe przepisy wprowadzają specjalny tryb offline24, opisany wprost w ustawie o VAT (art. 106nda) i na Portalu Podatkowym. (ksef.podatki.gov.pl)

Co to jest tryb offline24?

Zgodnie z wytycznymi MF tryb offline24:

• to rozwiązanie, z którego może skorzystać każdy podatnik,
• służy m.in. na wypadek problemów z połączeniem z Internetem lub KSeF,
• pozwala wystawić fakturę poza systemem (np. w programie szkoły),
• fakturę trzeba przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu,
• faktura zachowuje datę wystawienia z dokumentu, nawet jeśli do KSeF trafi dzień później.

Jeśli wystawiasz fakturę w trybie offline24:

• gdy nabywca to firma – fakturę „prawnie” otrzymuje w KSeF po nadaniu numeru,
• gdy nabywca to osoba fizyczna bez NIP – możesz wydać wydruk/PDF z dwoma kodami QR, które pozwalają zweryfikować fakturę i jej autentyczność.

Żeby korzystać z trybu offline24, trzeba wcześniej zadbać o certyfikat wystawcy (MF umożliwia ich pobieranie od listopada 2025 r.) oraz odpowiednią konfigurację programu zintegrowanego z KSeF.

Najważniejsze korzyści KSeF dla szkoły językowej

Ministerstwo Finansów podkreśla szereg korzyści z KSeF. Wiele z nich widać szczególnie w małym biznesie, takim jak szkoła językowa.

Najważniejsze plusy:

• krótszy termin zwrotu VAT – przy korzystaniu z KSeF zwrot VAT naliczonego może nastąpić nawet w 40 dni zamiast standardowych 60 (dotyczy podatników czynnych),
  
• brak obowiązku przechowywania faktur u siebie – KSeF przechowuje je przez 10 lat,
  
• koniec problemu z duplikatami – faktura „nie zginie”, zawsze można ją pobrać z systemu,
  
• mniejsze ryzyko błędów – system weryfikuje zgodność faktury z wzorem FA(3),
  
• łatwiejsza automatyzacja – księgowa może automatycznie importować dane z faktur zakupowych i sprzedażowych, co zmniejsza koszty obsługi księgowej,
  
• jednolity format faktury – łatwiej współpracować z firmami, które korzystają z różnych systemów,
  
• mniej papierów przy kontrolach – faktur nie trzeba dosyłać w JPK_FA, bo urząd ma do nich dostęp w KSeF.

Checklista na koniec

KSeF rzeczywiście zmieni sposób wystawiania faktur w szkole językowej. Jeśli zaczniesz spokojnie układać procesy już teraz, 1 kwietnia 2026 r. nie będzie „końcem świata”, tylko kolejnym etapem cyfryzacji Twojego biznesu.

Żeby uporządkować temat, zostawiam krótką checklistę do odhaczenia:

1. Sprawdź obrót za 2024 r.
   ☐ czy jesteś w grupie „dużych” (>200 mln zł z VAT)?
   ☐ jeśli nie – przyjmij, że obowiązek KSeF dla Ciebie to 1.04.2026 r.
   
2. Policz, ilu masz klientów firmowych, a ilu indywidualnych
   ☐ ile faktur miesięcznie wystawiasz dla firm (B2B)?
   ☐ ile dla rodziców/kursantów (B2C)?
   
3. Zrób przegląd narzędzi
   ☐ w czym dziś wystawiasz faktury?
   ☐ czy Twój system będzie miał integrację z KSeF?
   
4. Ustal procedury w szkole
   ☐ kto wystawia faktury B2B, a kto B2C,
   ☐ jak oznaczacie klientów firmowych i indywidualnych,
   ☐ co robicie przy awarii, czyli jak korzystacie z trybu offline24.

Umów się na bezpłatną konsultację z LangLion. Podczas rozmowy dowiesz się, jak KSeF będzie działał w Twojej szkole językowej oraz w jaki sposób LangLion może pomóc Ci w tej sytuacji, ułatwić wdrożenie nowych zasad fakturowania.