Czym jest Krajowy System eFaktur? Poradnik o KSeF dla szkół językowych

[Ostatnia aktualizacja: 14/01/2026]

Od kilku miesięcy pewnie słyszysz coraz więcej o KSeF’ie. Jedni straszą rewolucją w fakturach, inni powtarzają, że „bez dobrego systemu się nie obędzie”.

A Ty masz po prostu szkołę językową, zapisujesz kursantów, ogarniasz grafik, rodziców, lektorów… i zastanawiasz się: Czy KSeF naprawdę będzie mnie dotyczył? Od kiedy? Co muszę zmienić w fakturach dla firm i rodziców?

W tym wpisie zbieram w jednym miejscu najważniejsze informacje o Krajowym Systemie e‑Faktur, tak żebyś mógł/mogła spokojnie zaplanować wdrożenie KSeF w swojej szkole językowej, bez wchodzenia w prawniczy żargon.

Co znajdziesz w tym artykule?

1. Najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF
2. Czym jest KSeF?
3. Jak Krajowy System e-Faktur (KSeF) wpłynie na szkoły językowe?
4. Jak przygotować szkołę do KSeF?
5. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i kogo obejmie?
6. Które faktury muszą trafić do KSeF, a które nie?
7. KSeF a szkoła językowa zwolniona z VAT
8. KSeF w relacji z klientami: firmy, rodzice, kursanci indywidualni
9. Awaria systemu i tryb offline24 – co jeśli KSeF „padnie”?
10. Najważniejsze korzyści KSeF dla szkoły językowej
11. Jak wygląda integracja LangLion z KSeF?
12. Checklista na koniec

Najczęściej zadawane pytania przez szkoły językowe dotyczące KSeF

Krajowy System eFaktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, wysyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur w jednolitym formacie XML. (Gov.pl)

Wdrożenie służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur. Głównym celem jest uszczelnienie systemu podatkowego oraz przyspieszenie procesów podatkowych.

KSeF będzie umożliwiał automatyczne i zalgorytmizowane podejście do kontroli. Co to oznacza? Każda faktura będzie trafiać do systemu w postaci uporządkowanych danych, a nie pliku graficznego czy PDF. Dzięki temu system będzie miał możliwość automatycznego porównywania informacji między dokumentami, identyfikowania niespójności oraz wykrywania błędów. Dzięki temu kontrola stanie się szybsza, bardziej precyzyjna i w dużej mierze zautomatyzowana.

Jakie są kluczowe założenia KSeF?

• e-Faktury generowane są w systemach finansowych przedsiębiorcy.
• e-Faktury będą miały ustrukturyzowany i ustandaryzowany format.
• e-Fakturze zostanie nadany unikatowy numer KSeF.
• e-Faktura automatycznie udostępniana jest nabywcy.
• Możliwość nadania innemu podmiotowi uprawnień do korzystania z KSeF.
• Faktury ustrukturyzowane będą funkcjonować jako podstawowa forma dokumentowania transakcji gospodarczych.
• Faktury papierowe i elektroniczne pozostaną w obrocie gospodarczym tylko w wyjątkowych przypadkach (np. w trybach awaryjnych).
• Wdrożenie KSeF likwiduje “Noty korygujące”, “Duplikaty Faktury”, “Anulowanie Faktury”.
• Faktury będą przechowywane przez okres 10 lat.

Czym jest numer Krajowego Systemu eFaktur?

To unikalny numer, który identyfikuje fakturę w systemie KSeF, nadawany automatycznie przez system. Zwracany jest w UPO i sam w sobie nie stanowi elementu e-faktury (pliku XML).

Co ważne, faktura jest uznana za wystawioną dopiero w dniu jej nadania numeru identyfikującego w KSeF.

Jak Krajowy System e-Faktur (KSeF) wpłynie na szkoły językowe?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza obowiązkowe e-fakturowanie, co dla szkół językowych oznacza przede wszystkim zmiany w procesach finansowo-księgowych (szczególnie tam, gdzie dotąd były one prowadzone w sposób chaotyczny).

KSeF nie zmienia tego, komu i za co szkoła językowa wystawia faktury, ale zmienia sposób, w jaki to robi.

Faktury będą wystawiane wyłącznie w ustrukturyzowanym formacie w KSeF, bez PDF-ów, wydruków czy wysyłki e-mailem. Dokument zostanie uznany za wystawiony dopiero po nadaniu numeru KSeF.

Oznacza to konieczność dostosowania obiegu dokumentów oraz przeszkolenia osób wystawiających faktury w zakresie nowych zasad i uprawnień w KSeF.

Co Krajowy System e-Faktur (KSeF) oznacza dla szkół językowych?

Wejście KSeF’u w praktyce oznacza dla szkoły językowej, że:

• wystawiasz fakturę w swoim programie (np. systemie do zarządzania szkołą, programie księgowym lub w darmowej aplikacji Ministerstwa Finansów),
• program przesyła fakturę do KSeF,
• KSeF nadaje fakturze numer KSeF oraz datę i godzinę jej wystawienia,
• nabywca (firma) może pobrać fakturę bezpośrednio z systemu, a Twoja księgowa ma do niej dostęp od razu. (Gov.pl)

Jak przygotować szkołę językową do wejścia KSeF? Prosty plan krok po kroku

Poniżej znajdziesz plan wdrożenia KSeF skrojony pod szkołę językową. Plan, który możesz spokojnie realizować w kolejnych miesiącach.

Krok 1: Sprawdź, od kiedy dotyczy Cię obowiązek wprowadzenia KSeF

1. Zweryfikuj obrót za 2024 rok
   
   • jeśli sprzedaż z VAT > 200 mln zł – jesteś w grupie „dużych”, obowiązek od 1 lutego 2026 r.
     
   • w przeciwnym razie, obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.
     
2. Zrób listę typów klientów:
   
   • firmy (B2B – obowiązkowo w KSeF),
     
   • osoby fizyczne (rodzice, kursanci indywidualni (B2C) – dobrowolnie w KSeF),
     
   • ewentualnie zagraniczne firmy/instytucje (tu zasady mogą się różnić, koniecznie do omówienia z księgową).

Krok 2: Przeanalizuj, jak dziś wystawiasz faktury

Zadaj sobie kilka prostych pytań:

• kto w szkole wystawia faktury (sekretariat, właściciel, zewnętrzna księgowa)?
• w jakim programie to robisz (w systemie do zarządzania szkołą, w zewnętrznym programie fakturującym, w excelu, itp)?
• jak trafiają faktury do biura rachunkowego (PDF mailem, wydruki, integracja)?
• ile faktur miesięcznie wystawiasz dla firm, a ile dla osób fizycznych?

To pozwoli Ci zdecydować, w którym programie najlepiej „podpiąć” KSeF.

Krok 3: Wybierz narzędzie do pracy z KSeF

Do wyboru masz kilka opcji, mogą to być:

• darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów (aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna KSeF lub e‑mikrofirma w e‑Urzędzie Skarbowym)
• program księgowy / fakturujący z integracją z KSeF
• system do zarządzania szkołą językową z obsługą KSeF

Jeśli faktury wystawiasz bezpośrednio z systemu do zarządzania szkołą, najwygodniej będzie, gdy to ten system zintegrujesz z KSeF.

Wtedy proces wygląda tak: zapis kursanta → umowa → faktura → automatyczne wysłanie do KSeF i księgowego.

Krok 4: Uprawnienia i dostęp do KSeF

Dostęp do KSeF uzyskuje się przez:

• Profil Zaufany, e‑Dowód, podpis kwalifikowany lub aplikację mObywatel (docelowo),
• nadawanie uprawnień pracownikom i biuru rachunkowemu bezpośrednio w systemie.

Osoba fizyczna prowadząca działalność (JDG) ma tzw. uprawnienia właścicielskie nadawane automatycznie, więc nie musi składać osobnego wniosku o dostęp. (ksef.podatki.gov.pl)

W praktyce, oznacza to, że:

• właściciel szkoły loguje się pierwszy raz do KSeF,
• dodaje uprawnienia dla osób wystawiających faktury (np. sekretariat),
• dodaje uprawnienia dla biura rachunkowego (dostęp do pobierania faktur).

Krok 5: Wewnętrzne procedury w szkole

Żeby KSeF „nie zrobił się” dodatkowym chaosem, spisz kilka prostych zasad:

• kto wystawia faktury B2B w KSeF, a kto B2C poza KSeF,
• jak rozróżniacie w systemie klientów firmowych i indywidualnych,
• co robicie, gdy firma poda błędny NIP,
• kto sprawdza status faktur w KSeF (np. raz w tygodniu recepcja/księgowa),
• co robicie w przypadku awarii Internetu lub problemów z KSeF.

To dokładnie taka sama logika, jak przy ustawianiu procesów sprzedaży czy komunikacji z klientem w szkole, tylko tutaj dotyczy faktur.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i kogo obejmie?

Od 1 stycznia 2022 r. KSeF działa w wersji dobrowolnej. Przedsiębiorcy mogą korzystać z e‑faktur obok faktur papierowych i „zwykłych” elektronicznych. (Krajowy System e-Faktur)

Po kilku odroczeniach terminy są wreszcie oficjalnie potwierdzone w ustawie i komunikatach Ministerstwa Finansów.

Główne daty wdrożenia obowiązkowego KSeF

Zgodnie z aktualnymi przepisami i „Planem wdrożenia KSeF” Ministerstwa Finansów:

• od 1 lutego 2026 r. – KSeF jest obowiązkowy dla dużych podatników, których wartość sprzedaży (z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
  
• od 1 kwietnia 2026 r. – KSeF staje się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców, czyli w praktyce dla zdecydowanej większości szkół językowych i małych firm.

Dodatkowo:

• dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, którzy wystawiają faktury na niewielkie kwoty (pojedyncza faktura do 450 zł, a suma sprzedaży na takich fakturach do 10 000 zł miesięcznie), obowiązek może zostać przesunięty do 1 stycznia 2027 r. (Gov.pl)

Pamiętaj! Obowiązek odbierania faktur dotyczy wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 r.

A co do końca 2026 roku?

Ministerstwa Finansów przewidziało okres przejściowy, żeby firmy miały czas na spokojne wdrożenie.

Do 31 grudnia 2026 r.:

• możesz nadal wystawiać faktury z kasy fiskalnej (w tym paragony z NIP do 450 zł jako faktury uproszczone),
• nie będą nakładane kary za błędy związane z fakturowaniem przez KSeF,
• nie ma obowiązku podawania numeru KSeF faktury w przelewie (również przy split payment).

To bardzo ważne z punktu widzenia lokalnego biznesu, masz czas, żeby poukładać procesy, a nie „rzucać się” na KSeF z dnia na dzień.

Które faktury muszą trafić do KSeF, a które nie?

To jedno z najczęstszych pytań właścicieli szkół:

„Czy wszystkie faktury z mojej szkoły muszą być w KSeF?”

Co do zasady, obowiązkowo w KSeF będą:

• faktury między przedsiębiorcami (B2B) w krajowym obrocie gospodarczym, wystawiane przez podatników z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce,
• faktury wystawiane przez podatników czynnych i zwolnionych z VAT – przepisy mówią o „wszystkich podatnikach”, a MF wprost podkreśla, że obowiązek dotyczy zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. (Gov.pl)

Faktury dla kursantów indywidualnych (B2C)

Oficjalne materiały rządowe mówią jasno:

„Zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie wystawianie faktur B2C (na rzecz osób prywatnych – konsumentów) w KSeF jest dobrowolne.” (ksef.podatki.gov.pl)

Oznacza to, że faktury dla rodziców / kursantów indywidualnych (osób fizycznych bez działalności):

• nie muszą być wystawiane w KSeF,
• możesz je dalej wystawiać jako „zwykłe” faktury elektroniczne (PDF) lub papierowe,
• możesz też dobrowolnie wystawiać je w KSeF (np. dla porządku procesów).

KSeF w kontekście małych szkół językowych

Do końca 2026 r. przepisy przewidują uproszczenia, które są szczególnie istotne dla mniejszych szkół językowych i jednoosobowych działalności.

• jeśli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami wystawianymi poza KSeF (papierowymi lub elektronicznymi) nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, szkoła językowa może nadal wystawiać je poza systemem,
• szkoły językowe mogą wystawiać paragony i faktury z kas rejestrujących, które nie muszą trafiać do KSeF,
• dotyczy to również paragonów z NIP do 450 zł, które są uznawane za faktury uproszczone.

To ważne rozwiązanie zwłaszcza dla szkół językowych, które rozliczają się głównie z osobami fizycznymi, przyjmują niewielkie, cykliczne płatności za kursy i korzystają z kas fiskalnych w codziennej obsłudze kursantów. (ksef.podatki.gov.pl)

KSeF a szkoła językowa zwolniona z VAT

Wiele szkół językowych korzysta ze zwolnień w VAT (np. w związku z usługami edukacyjnymi). Pojawia się więc naturalne pytanie, czy KSeF w ogóle dotyczy tego typu placówki.

Niestety tak. Docelowo również podatnicy zwolnieni z VAT będą objęci obowiązkowym KSeF, z dodatkowymi ułatwieniami dla „wykluczonych cyfrowo” i małych kwot. (Gov.pl)

Dla zobrazowania:

• jeśli wystawiasz faktury dla firm (np. za kursy dla pracowników, szkolenia dla firm, projekty unijne) – te faktury będą musiały być w KSeF, nawet jeśli jesteś zwolniony z VAT,
  
• jeśli wystawiasz wyłącznie rachunki/faktury dla osób fizycznych i nie masz w ogóle klientów firmowych – w praktyce obowiązek będzie mocno ograniczony, bo B2C jest dobrowolne, a do końca 2026 r. masz jeszcze próg 10 000 zł i możliwość wystawiania dokumentów poza KSeF.

W nietypowych sytuacjach (np. najem prywatny sali, działalność mieszana, sprzedaż zagraniczna) warto skonsultować konkretne przypadki z księgową. Natomiast podstawowa zasada jest taka, że KSeF dotyczy podatnika jako takiego, a nie tylko „VAT-owców”.

KSeF w relacji z klientami: firmy, rodzice, kursanci indywidualni

Faktury dla firm (B2B)

Tu zasada jest prosta:

• wszystkie faktury dla firm (polskich podatników) docelowo wystawiasz przez KSeF,
• firma odbiera fakturę w swoim systemie z KSeF (lub w darmowej aplikacji) – może też dostać od Ciebie PDF/druk, ale „prawną” fakturą jest ta w KSeF.

To dobra okazja, żeby:

• uporządkować dane firm (pełna nazwa, NIP, adres),
• poustawiać szablony faktur dla stałych kontrahentów,
• ustalić z firmami, w jaki sposób będą chciały otrzymywać powiadomienia o nowej fakturze (mail z informacją, że faktura czeka w KSeF, PDF, itp.).

Faktury dla rodziców i kursantów (B2C)

Tutaj masz dużą elastyczność:

• możesz dalej wystawiać faktury/rachunki poza KSeF – jako PDF lub wydruk,
• możesz też dobrowolnie wystawiać je w KSeF (np. jeśli chcesz mieć całą sprzedaż w jednym systemie).

Jeżeli wystawisz fakturę B2C w KSeF, pamiętaj że klient nie ma własnego konta ale może pobrać fakturę w tzw. trybie anonimowego dostępu po numerze KSeF (funkcja jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF).

W praktyce:

• możesz wysłać klientowi PDF z faktury + numer KSeF,
• w razie potrzeby klient może samodzielnie zweryfikować ją w systemie MF.

Awaria systemu i tryb offline24 – co jeśli KSeF „padnie”?

Nowe przepisy wprowadzają specjalny tryb offline24, opisany wprost w ustawie o VAT (art. 106nda) i na Portalu Podatkowym. (ksef.podatki.gov.pl)

Co to jest tryb offline24?

W skrócie: tryb ten sprowadza się do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.

Zgodnie z wytycznymi MF tryb offline24:

• to rozwiązanie, z którego może skorzystać każdy podatnik,
• służy m.in. na wypadek problemów z połączeniem z Internetem lub KSeF,
• pozwala wystawić fakturę poza systemem (np. w programie szkoły),
• fakturę trzeba przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu,
• faktura zachowuje datę wystawienia z dokumentu, nawet jeśli do KSeF trafi dzień później.

Jeśli wystawiasz fakturę w trybie offline24:

• gdy nabywca to firma – fakturę „prawnie” otrzymuje w KSeF po nadaniu numeru,
• gdy nabywca to osoba fizyczna bez NIP – możesz wydać wydruk/PDF z dwoma kodami QR, które pozwalają zweryfikować fakturę i jej autentyczność.

Żeby korzystać z trybu offline24, trzeba wcześniej zadbać o certyfikat wystawcy (MF umożliwia ich pobieranie od listopada 2025 r.) oraz odpowiednią konfigurację programu zintegrowanego z KSeF.

Najważniejsze korzyści KSeF dla szkoły językowej

Ministerstwo Finansów podkreśla szereg korzyści z KSeF. Wiele z nich widać szczególnie w małym biznesie, takim jak szkoła językowa.

Najważniejsze plusy:

• krótszy termin zwrotu VAT – przy korzystaniu z KSeF zwrot VAT naliczonego może nastąpić nawet w 40 dni zamiast standardowych 60 (dotyczy podatników czynnych),
  
• brak obowiązku przechowywania faktur u siebie – KSeF przechowuje je przez 10 lat,
  
• koniec problemu z duplikatami – faktura „nie zginie”, zawsze można ją pobrać z systemu,
  
• mniejsze ryzyko błędów – system weryfikuje zgodność faktury z wzorem FA(3),
  
• łatwiejsza automatyzacja – księgowa może automatycznie importować dane z faktur zakupowych i sprzedażowych, co zmniejsza koszty obsługi księgowej,
  
• jednolity format faktury – łatwiej współpracować z firmami, które korzystają z różnych systemów,
  
• mniej papierów przy kontrolach – faktur nie trzeba dosyłać w JPK_FA, bo urząd ma do nich dostęp w KSeF.

Jak wygląda integracja LangLion z KSeF?

Poniżej przedstawiamy integrację LangLion z KSeF krok po kroku:

1. Zalogowanie do systemu KSeF
   • Utworzenie certyfikatu uwierzytelniającego
   • Utworzenie certyfikatu służącego do podpisu linku
     
2. Aktywacja certyfikatów w module Finanse dla placówki i wybranego numer NIP
   
3. Konfiguracja ustawień komunikacji platformy LangLion z KSeF

1. Logowanie pierwotne do systemu KSeF

Modułu Certyfikatów i Uprawnień dostępny jest pod adresem:

• testowa: web2te-ksef.mf.gov.pl
• przedprodukcyjna: web2tr-ksef.mf.gov.pl
• produkcyjne: mcu.mf.gov.pl

Do aplikacji logujemy się używając:

• Profil Zaufany (login.gov.pl)
• Certyfikat kwalifikowany
• Odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego

Podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. spółki), które nie posiadają pieczęci elektronicznej, muszą złożyć formularz ZAW-FA, aby korzystać z KSeF.

1a. Uzyskanie certyfikatów KSeF

1. Wchodzimy na stronę Aplikacja Podatnika. Logujemy się dogodnym sposobem.
2. Przechodzimy na podstronę “Certyfikaty” → “Wnioskuj o certyfikat”
3. Wnioskujemy o wydanie nowego certyfikatu. Podajemy nazwę i hasło i klikamy przycisk “Generuj”
4. Wybieramy przeznaczenie certyfikatu i wprowadzamy date od kiedy certyfikat jest ważny
5. Po pomyślnym wysłaniu wniosku w naszym posiadaniu jest plik certyfikatu oraz plik klucza prywatnego.

2. Konfiguracja KSeF w LangLion: aktywacja certyfikatów i konfiguracja ustawień

1. Przechodzimy do modułu “Finanse” → “Ustawienia → “KSeF”. Widzimy listę konfiguracji. Klikamy w przycisk “Dodaj”

2. Uzupełniamy formularz, wybierając właściwy podmiot oraz środowisko. Dodajemy pliki certyfikatów oraz klucze prywatne i podajemy hasło.

3. Aktywujemy integracje z systemem KSeF i ustalamy czy wysyłka ma być automatyczna czy na żądanie użytkownika. Dodatkowo należy dopasować wartości do systemu KSeF.

4. Otwierając okno ze szczegółami faktury. Widzimy status KSeF oraz tabelka z danymi z odpowiedzi z systemu KSeF

5. Wygenerowana faktura w formacie PDF zawierająca numer KSeF oraz kod QR

Checklista na koniec – KSeF dla szkół językowych

KSeF rzeczywiście zmieni sposób wystawiania faktur w szkole językowej. Jeśli zaczniesz spokojnie układać procesy już teraz, 1 kwietnia 2026 r. nie będzie „końcem świata”, tylko kolejnym etapem cyfryzacji Twojego biznesu.

Żeby uporządkować temat, zostawiam krótką checklistę do odhaczenia:

1. Sprawdź obrót za 2024 r.
   ☐ czy jesteś w grupie „dużych” (>200 mln zł z VAT)?
   ☐ jeśli nie – przyjmij, że obowiązek KSeF dla Ciebie to 1.04.2026 r.
   
2. Policz, ilu masz klientów firmowych, a ilu indywidualnych
   ☐ ile faktur miesięcznie wystawiasz dla firm (B2B)?
   ☐ ile dla rodziców/kursantów (B2C)?
   
3. Zrób przegląd narzędzi
   ☐ w czym dziś wystawiasz faktury?
   ☐ czy Twój system będzie miał integrację z KSeF?
   
4. Ustal procedury w szkole
   ☐ kto wystawia faktury B2B, a kto B2C,
   ☐ jak oznaczacie klientów firmowych i indywidualnych,
   ☐ co robicie przy awarii, czyli jak korzystacie z trybu offline24.

Umów się na bezpłatną konsultację z LangLion. Podczas rozmowy dowiesz się, jak KSeF będzie działał w Twojej szkole językowej oraz w jaki sposób LangLion może pomóc Ci w tej sytuacji, ułatwić wdrożenie nowych zasad fakturowania.