Profesjonalne prowadzenie szkoły – jak w każdym innym biznesie – zależy od wielu zadań wykonywanych codziennie przez zespół pracowników. W tym kontekście procedury działania stają się nie tylko przydatnym narzędziem, ale wręcz koniecznością dla właścicieli szkół, którzy myślą o długofalowym rozwoju i stabilności swojego biznesu.
Co więcej – dobrze zaprojektowane procedury nie tylko nie ograniczają kreatywności i elastyczności działania, ale wręcz przeciwnie, pozwalają skoncentrować się na tym, co najważniejsze: jakości nauczania i zadowoleniu klientów. Jak krok po kroku wdrożyć procedury w szkole językowej?
Co znajdziesz w tym artykule?
- Czym są procedury w szkole językowej?
- Dlaczego procedury w szkole są potrzebne?
- Kluczowe obszary wymagające procedur
- Jak skutecznie wdrożyć procedury w szkole językowej?
- Jak spisać procedury w szkole językowej?
- Narzędzia wspierające wdrażanie i zarządzanie procedurami
- Podsumowanie
Czym są procedury w szkole językowej?
Wielu właścicieli szkół językowych, szczególnie tych mniejszych, opartych na niewielkim zespole lektorów, może zastanawiać się, czy formalizowanie procesów poprzez tworzenie procedur jest rzeczywiście konieczne.
„Przecież zawsze sobie radziliśmy lub znamy się i wiemy, co robić!”
Takie argumenty często słychać w rozmowach z przedsiębiorcami z branży edukacyjnej.
Jednak brak jasno określonych zasad działania może prowadzić do nieporozumień, niespójności w podejściu do klientów, a w konsekwencji do obniżenia jakości świadczonych usług i utraty przewagi konkurencyjnej. Szczególnie wtedy, gdy szkoła zaczyna się dynamicznie rozwijać.
Procedury to sformalizowane, systematyczne sposoby postępowania w określonych sytuacjach biznesowych. To zbiór jasno zdefiniowanych kroków, które należy podjąć, aby osiągnąć pożądany rezultat. Innymi słowy – procedury definiują kto, kiedy i jak powinien wykonać określone zadania, aby dany proces przebiegł harmonijnie.
Dlaczego procedury w szkole językowej są potrzebne?
Trzeba przyznać, że samo to słowo procedura momentalnie kojarzy się z czymś skomplikowanym, nudnym i uciążliwym, jak większość tzw. papierkowej roboty.
Wcale nie musi tak być! Zobacz, jakie korzyści dla właściciela szkoły językowej i jego pracowników mogą przynieść dobrze skonstruowane procedury.
Standaryzacja procesów
Dzięki procedurom, bez względu na to, który pracownik obsługuje klienta czy prowadzi zajęcia, standardy jakości pozostają niezmienne. Dodatkowo jasno określone zasady eliminują niepotrzebne pytania typu: Co mam teraz zrobić? Jak powinniśmy postąpić w tej sytuacji?
Przykład: procedura rekrutacji nowych uczniów gwarantuje, że każdy potencjalny kursant otrzyma ten sam pakiet informacji i przejdzie przez identyczny proces kwalifikacji.
Oszczędność czasu
Dzięki spisaniu wszystkiego w jednym miejscu, szkoła oszczędza czas zarówno jeśli chodzi wykonywanie zadań przez doświadczonego pracownika, który np. awansował i zakres jego obowiązków uległ zmianie, jak i nowo zatrudnionego. Nie musisz kolejny raz wszystkiego tłumaczyć, wystarczy odesłać daną osobę do konkretnej procedury.
Minimalizacja błędów
Znając i mając spisane w jednym miejscu wszystkie kroki, można w każdym momencie skorygować błędnie wykonane zadanie, bo procedury porządkują i upraszczają zakres wykonywanych czynności. Łatwiej jest też wychwycić, w którym miejscu pojawił się błąd i czy jest on ludzki czy techniczny.
Budowanie profesjonalnego wizerunku
Sprawnie działająca szkoła, w której każdy pracownik wie, co ma robić, a klienci otrzymują spójne informacje, budzi zaufanie i jawi się jako profesjonalna instytucja.
Pamiętaj!
Procedury naprawdę nie muszą przypominać oficjalnego i suchego regulaminu BHP. W Twojej szkole wciąż może być miejsce na wyrażanie kreatywności i indywidualności, tyle że przy użyciu standardowych środków.
Kluczowe obszary wymagające procedur w szkole językowej
Szkoła językowa to miejsce, gdzie przenika się biznes i edukacja. Z jednej strony musi działać jako efektywne przedsiębiorstwo, z drugiej – jej głównym celem jest świadczenie wysokiej jakości usług edukacyjnych.
Właśnie dlatego, w tym złożonym środowisku, procedury powinny znaleźć się na pierwszym miejscu. Jakie obszary wziąć pod lupę? Poniżej znajdziesz praktyczne przykłady.
Obszar 1: Procedury związane z zarządzaniem jakością nauczania
- Procedura rekrutacji i szkolenia lektorów
- Procedura tworzenia i aktualizacji programów nauczania
- Procedura hospitacji i oceny pracy lektorów
Obszar 2: Procedury administracyjne i obsługi klienta
- Procedura zapisów na kursy i testów kwalifikacyjnych
- Procedura obsługi płatności i wystawiania dokumentów finansowych
- Procedura obsługi reklamacji i trudnych sytuacji z klientami
Obszar 3: Procedury marketingowe i sprzedażowe
- Procedura obsługi zapytań i prowadzenia procesu sprzedażowego
- Procedura organizacji dni otwartych i wydarzeń promocyjnych
- Procedura badania satysfakcji klientów i zbierania rekomendacji oraz opinii
Obszar 4: Procedury związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi
- Procedura onboardingu nowych pracowników
- Procedura zastępstw i zarządzania nieobecnościami
- Procedura oceny i rozwoju kompetencji lektorów i pracowników szkoły
Jak skutecznie wdrożyć procedury w szkole językowej?
Żeby procedury nie były „zbiorem praw i obowiązków” zawrzyjcie w nich również cele, filozofię i wartości, jakimi kieruje się wasza szkoła językowa. Jest to wręcz wskazane! Dzięki temu, nowi pracownicy lepiej was poznają, a Ci bardziej doświadczeni będą łatwiej utrzymywać swoją motywację na wysokim poziomie.
Pierwszy krok: cel
Procedury nie mogą przesłaniać celu. Jeśli waszym celem jest otwartość na potrzeby kursanta, a procedury są bardzo sztywne i uniemożliwiają elastyczne podejście, to należy je zmienić. Zanim więc zaczniecie spisywać wszystko co przyjdzie Wam do głowy, odpowiedzcie sobie na pytanie:
- Jaka jest wasza szkoła?
- Jakie wyznaje wartości?
- Komu ma służyć?
Drugi krok: spisz pozostałe informacje
Odpowiedzi na te pytania z kroku pierwszego powinny być wstępem waszego dokumentu.
W kolejnych krokach, warto spisać: ogólne zasady działania szkoły, procesy odbywające się w szkole językowej i na samym końcu procedury i instrukcje.
Trzeci krok: zaangażuj zespół
Nic nie działa lepiej niż poczucie współodpowiedzialności. Zanim ogłosicie, że „od dziś obowiązują nowe procedury”, zaproście zespół do współtworzenia dokumentu. Wspólne omawianie kluczowych kwestii, zbieranie uwag i testowanie proponowanych rozwiązań zwiększy szansę na realne wdrożenie.
Poza tym, pracownicy mają często najbardziej trafne spostrzeżenia – to oni są na „pierwszej linii kontaktu” z kursantami i dobrze wiedzą, co działa, a co jest fikcją.
Nie musicie zaczynać od zera – stwórzcie szkic, a następnie poproście o feedback. Dajcie przestrzeń na otwartą dyskusję. Zapisujcie nie tylko gotowe odpowiedzi, ale również wątpliwości i problemy – często to właśnie one są początkiem dobrych procedur.
Czwarty krok: zadbaj o formę
Nawet najlepsze procedury nie będą przestrzegane, jeśli będą niezrozumiałe lub zbyt długie. Dokument powinien być przejrzysty, zrozumiały i logicznie uporządkowany. Zamiast kilkunastu stron gęstego tekstu – postawcie na listy punktowane, tabele, wykresy, czy nawet mapy myśli.
Dobrą praktyką jest rozdzielenie dokumentu na sekcje:
- filozofia i misja szkoły,
- zasady ogólne,
- konkretne procesy (np. kontakt z klientem, reklamacje),
- instrukcje krok po kroku (np. jak przygotować salę do zajęć).
Ważne!
Możecie także stworzyć wersję online – dzięki temu dokument będzie dostępny z każdego miejsca.
Piąty krok: wdrażaj stopniowo i konsekwentnie
Nie próbujcie wprowadzać wszystkiego naraz. Wybierzcie kilka najważniejszych procedur, które chcecie wdrożyć w pierwszej kolejności. Wytłumaczcie cel ich wprowadzenia, pokażcie, jak działają w praktyce i dajcie czas na przyzwyczajenie się.
Pamiętajcie, że procedury nie są po to, by kontrolować, ale by wspierać i ułatwiać codzienną pracę. Jeśli coś nie działa – wróćcie do zespołu i poprawcie to. Procedury powinny być żywym dokumentem, który rozwija się razem z waszą szkołą.
Jak spisać procedury w szkole językowej?
1. Wypisz działy i czynności operacyjne
Przyjrzyj się dokładnie swojej szkole i spisz wszystkie działania jakie są w niej podejmowane. Jeśli prowadzicie sieć szkół, to możecie o to poprosić kierowników konkretnych działów. W szkole językowej najczęściej wyróżniamy:
- administrację,
- marketing,
- finanse,
- sprzedaż,
- zarządzanie,
- obsługa klienta.
Do każdej z tych czynności wypisz standardy, schematy postępowania i reagowania w sytuacjach awaryjnych. W przypadku sprzedaży mogą to być np. schematy rozmów, zasady negocjacji ceny, przygotowywanie oferty i podpisywanie umów.
2. Nadaj priorytety
Po spisaniu obszarów działania, warto nadać im priorytet. Będzie Wam łatwiej ustalić od czego należy zacząć. Każda szkoła jest inna i wymaga podjęcia innych działań.
Odpowiedzcie sobie na pytanie co jest dla was najbardziej istotne i czy obecnie istnieje jakiś czynnik, który naraża szkołę na straty finansowe, nie pozwala Wam zwiększyć sprzedaży, powoduje rezygnacje z kursów bądź wywołuje konflikt w zespole.
3. Ustal procedury i instrukcje
To będzie zdecydowanie najbardziej czasochłonna część, ale na szczęście robicie to tylko raz, a potem w razie potrzeby modyfikujecie. Możecie też zorganizować burzę mózgów z waszymi pracownikami. Będąc na pierwszej linii kontaktu z klientami i danym działem, mogą mieć sporo cennych uwag.
Możecie zadać sobie następujące pytania:
- Jakie trzeba podjąć kroki w danej czynności?
- Jakich programów należy użyć i jak je obsługiwać?
- Kto bierze udział w procesie?
- Kto jest odpowiedzialny?
- Gdzie znaleźć niezbędne informacje (pliki, foldery)?
- Czy jest jakiś gotowy szablon którego można użyć?
4. Testuj
To już ostatni krok! Po spisaniu wszystkich informacji, koniecznie przetestujcie postępowanie według danej instrukcji i sprawdźcie czy jest intuicyjna dla wszystkich. Najlepiej, żeby zrobiła to osoba, która nie wykonywała wcześniej danej czynności. Może się okazać, że brak jednego słowa będzie decydujący w zrozumieniu waszego przekazu i będą potrzebne poprawki.
Forma waszego przewodnika po zasadach i procedurach może być różna w zależności od tego, co chcecie przekazać. Możecie np. dla nowych pracowników nagrać filmik wideo o historii powstania waszej szkoły lub o wartościach jakimi się kierujecie. Jeśli macie go już np. na waszej stronie, to możecie dołączyć go do dokumentu w postaci hiperłącza.
Narzędzia wspierające wdrażanie i zarządzanie procedurami
Współczesna technologia oferuje wiele rozwiązań, które mogą wspierać wdrażanie i zarządzanie procedurami w szkole językowej:
- Narzędzia do zarządzania procedurami i procesami. Platformy takie jak Notion, Trello czy narzędzia od Google (dokumenty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje), pozwalają tworzyć, udostępniać i aktualizować procedury w formie cyfrowej. Dzięki temu będą dostępne dla wszystkich pracowników i można je szybko aktualizować w razie potrzeby.
- Systemy komunikacji wewnętrznej, np. Slack czy Microsoft Teams usprawniają komunikację i współpracę w zespole. Możesz stworzyć osobne kanały dla różnych obszarów funkcjonowania szkoły, co pozwoli na szybkie rozwiązywanie problemów i wymianę informacji związanych z wdrażaniem procedur.
- Systemy zarządzania szkołą językową. Kompleksowe rozwiązania, takie jak LangLion, pozwalają zautomatyzować wiele procesów administracyjnych, od zapisów na kursy, przez zarządzanie płatnościami, po komunikację z uczniami.
Platforma LangLion może znacząco przyspieszyć i ułatwić implementację procedur w Twojej szkole językowej! Co istotne, system jest stworzony specjalnie dla szkół językowych, dlatego już na starcie uwzględnia specyfikę branży i odpowiada na jej unikalne potrzeby. Oznacza to, że wiele procedur jest już „wbudowanych” w system, co eliminuje konieczność ich projektowania od podstaw.
LangLion wspiera m.in.:
🔵 zarządzanie zapisami,
🔵 obsługę płatności i dokumentów finansowych,
🔵 zarządzanie zapytaniami i procesem sprzedażowym, dzięki modułowi CRM,
🔵 zarządzanie zastępstwami i nieobecnościami,
🔵 badanie satysfakcji i zbieranie rekomendacji.
Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak LangLion może zautomatyzować pracę w Twojej szkole – wybierz dogodny termin i umów się na bezpłatną prezentację!
Procedury w szkole językowej – podsumowanie
Właściwie zaprojektowane i wdrożone procedury mogą przynieść szkole językowej liczne korzyści:
- poprawiają jakości usług,
- zwiększają efektywność,
- usprawniają zarządzanie,
- wspierają rozwój i skalowanie biznesu,
- zwiększają odporność na kryzysy.
Pamiętaj, że procedury nie są celem samym w sobie, ale narzędziem, które ma służyć realizacji strategicznych celów Twojego biznesu. Inwestycja czasu i wysiłku w opracowanie i wdrożenie odpowiednich procedur z pewnością zwróci się w postaci lepiej funkcjonującej, bardziej dochodowej i bardziej odpornej na zawirowania rynkowe szkoły językowej.
Jeśli prowadzisz szkołę językową i chcesz jeszcze lepiej zarządzać procesami, koniecznie zapoznaj się z artykułami:
✔️ Od chaosu do porządku – skuteczne delegowanie obowiązków w szkole językowej.
✔️ Sekretariat w szkole językowej – 6 kroków do efektywnej obsługi klientów.
✔️ Jak zatrzymać lektora w szkole językowej?