W dzisiejszych czasach efektywne zarządzanie relacjami z klientami jest kluczowe dla sukcesu każdej szkoły językowej. System CRM w szkole językowej odgrywa w tym procesie fundamentalną rolę, umożliwiając nie tylko organizację danych o kursantach, ale także automatyzację wielu procesów oraz poprawę komunikacji. Czytaj dalej i przekonaj się, jaką kontrolę nad działaniami sprzedażowymi możesz zyskać, wdrażając rozwiązanie do zarządzania kontaktem z klientem w swojej szkole.
Co znajdziesz w tym artykule?
- Co to jest CRM?
- Jak wybrać dobry CRM dla szkoły językowej?
- Czy Excel może zastąpić CRM?
- Moduł CRM w LangLion
- CRM w szkole językowej – podsumowanie
Co to jest CRM?
CRM to inaczej Customer Relationship Management. Służy do sprawnego zarządzania kontaktem z klientem dla maksymalnego wykorzystania potencjału zakupowego pozyskanego kursanta i najwyższej jakości obsługi. Brzmi bardzo rozlegle, prawda? Ale to właśnie w CRMie powinny połączyć się dane pomiędzy akcjami marketingowymi, działaniami sprzedażowymi, aż do ich analizy i raportowania.
Kluczowym pytaniem, które jako właściciel szkoły językowej powinieneś sobie zadać jest: Ile nowych kontaktów muszę pozyskać, żeby zapełnić grupy i osiągnąć zaplanowany wynik finansowy?
Bez CRMu niestety trudno na takie pytanie odpowiedzieć, ponieważ będziesz potrzebować do tego twardych danych – przede wszystkim współczynnika konwersji (czyli tego, jaki procent nowych kontaktów staje się klientami Twojej szkoły).
Jeśli takich danych nie posiadasz, a sugerujesz się jedynie intuicją, niestety możesz się mylić. Czy zatem, jeśli zaczniesz badać konwersję, to wyniki będą lepsze? Oczywiście, to tak również nie działa – żeby zmienić wyniki, trzeba zmienić działanie. Jednak posiadając twarde dane, łatwiej określisz czy działanie nr 1 czy nr 2 było bardziej skuteczne.
Pamiętaj, że cały proces sprzedażowy nie kończy się w momencie zakupu kursu językowego. Kluczem do sukcesu jest stały klient, który poprzez swoje decyzje zakupowe będzie wpływać na rozwój szkoły. Utrzymywanie dobrych relacji i stały kontakt są zatem kluczowe, aby Twoja szkoła cieszyła się dobrą opinią i zyskiwała rekomendacje zadowolonych klientów. I tutaj z pomocą przychodzi szereg narzędzi wspierających ten proces.
Jak wybrać dobry CRM dla szkoły językowej?
Dobry CRM w szkole językowej powinien łączyć ze sobą działania o różnym charakterze w jednym miejscu. Zaczynając od integracji z mechanizmem pozyskiwania nowych kontaktów – np. landing page czy formularzem rejestracyjnym, następnie przy przeprowadzaniu i kontrolowaniu procesu sprzedaży oraz wsparciu przy komunikacji z potencjalnym i aktualnym klientem.
W tym jednym miejscu, łączą się zatem 3 obszary:
- marketingowy – w zakresie pozyskiwania nowych klientów,
- sprzedażowy – w zakresie wsparcia przeprowadzania procesu sprzedażowego,
- posprzedażowej obsługi klienta – w zakresie dbania o jego zadowolenie,
Dzięki połączeniu ich w jednym miejscu zyskujesz przejrzystość danych oraz oszczędność czasu, ponieważ nie musisz przenosić czy zbierać danych z różnych miejsc.
Wybór odpowiedniego systemu CRM powinien być oparty na specyficznych potrzebach Twojej placówki. Oto kluczowe funkcje, które warto wziąć pod uwagę:
✔︎ Zarządzanie bazą danych kursantów: możliwość przechowywania szczegółowych informacji o uczniach, takich jak dane kontaktowe, historia kursów, płatności czy oceny.
✔︎ Źródło pozyskania kontaktu: pozwoli przeanalizować, w które kanały pozyskiwania kontaktów warto inwestować czas i środki.
✔︎ Notatki ze wszystkich rozmów i przedstawionych propozycji. Niezależnie od tego, z kim z obsługi z Waszej szkoły klient rozmawia, musi mieć poczucie, że jego ustalenia są w mocy.
✔︎ Planowanie kontaktu z klientem. Każdy obecny kursant jest jednocześnie Twoim potencjalnym klientem. Pamiętaj, że może on kupić dodatkowe produkty, ale także już całkiem niedługo, będzie przedłużał kurs na kolejny semestr czy rok. Jeśli przed kolejnym zakupem chcesz go zapytać o opinię o szkole, również to zanotuj.
✔︎ Etap procesu sprzedażowego, zwany lejkiem sprzedażowym. Pozwoli Ci przeanalizować na jakim etapie procesu sprzedaży jesteś oraz określić czasowe ramy jego zakończenia.
✔︎ Reklamacje i opinie. Jeśli chcesz mieć pełną informację o kliencie, to bardzo pomocne jest notowanie także jego reklamacji i opinii w jednym samym miejscu.
Czy Excel może zastąpić CRM?
W bardzo podstawowej wersji Excel może zastąpić dedykowane narzędzie CRM, ale nie jest idealnym do tego rozwiązaniem.
Dzieje się tak z 2 zasadniczych powodów:
- czynnik ludzki,
- ograniczenia funkcjonalne.
Przy wykorzystaniu każdego narzędzia znaczenie ma czynnik ludzki i każdy CRM bez konsekwencji w prowadzeniu go będzie nieużyteczny. Nie mniej, w przypadku pracy na arkuszu, ten czynnik ludzki ma krytyczne znaczenie. Wasz arkusz nie będzie zintegrowany ze stroną, czy mailem, więc wszystkie nowe dane, będą wymagały ręcznego ich prowadzenia. O ilu nowych kontaktach w natłoku spraw Wasi pracownicy zapomną?
Drugą rzeczą są ograniczenia funkcjonalne. W arkuszu bardzo trudno zarządzać zadaniami do realizacji, przeglądać notatki innych pracowników na temat danego klienta. Najczęściej w natłoku informacji, powstają kolejne arkusze – jeden z harmonogramem, jeden z płatnościami, jeden CRMowy. Tym samym, żeby się czegokolwiek dowiedzieć, trzeba przełączać się między różnymi arkuszami, tracić czas i finalnie cierpi na tym jakość obsługi klienta (np. wtedy, gdy klient czeka przy telefonie, aż znajdziesz wszystkie niezbędne informacje).
Zintegrowane narzędzie CRM pomoże Ci sprawnie zarządzać modelowym kontaktem z klientem i maksymalizować wyniki sprzedażowe. Jeśli stworzyłeś już Customer Journey Map w szkole językowej, to system CRM będzie świetnym narzędziem kontroli czy zaplanowany przez Ciebie proces jest realizowany prawidłowo i czy daje on najlepsze możliwe wyniki finansowe.
Moduł CRM w LangLion
Moduł CRM w LangLion został zaprojektowany, aby efektywnie zarządzać kontaktami z obecnymi, potencjalnymi oraz archiwalnymi kursantami. Umożliwia on tworzenie notatek, planowanie oraz rejestrowanie rozmów telefonicznych i spotkań z klientami, co pozwala na utrzymanie uporządkowanej i skutecznej komunikacji.
Został podzielony na trzy główne zakładki:
- Zadania: w tej sekcji masz możliwość planowania i monitorowania działań związanych z kursantami, takich jak rozmowy telefoniczne, spotkania czy wysyłka wiadomości.
- Osoby: ta zakładka zawiera listę wszystkich kontaktów, w tym aktywnych, nowych oraz zarchiwizowanych kursantów.
- Kalendarz: umożliwia przegląd i edycję wszystkich zaplanowanych i zrealizowanych zadań w wygodnej i przejrzystej formie kalendarza.
Dzięki integracji modułu CRM z innymi funkcjami systemu LangLion, możesz w jednym miejscu zarządzać wszystkimi aspektami komunikacji i relacji z klientami, co znacząco usprawni procesy administracyjne w Twojej szkole językowej.
CRM w szkole językowej – podsumowanie
Wdrożenie odpowiedniego systemu CRM w szkole językowej to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści w postaci lepszego zarządzania, zwiększenia satysfakcji kursantów oraz optymalizacji procesów operacyjnych. Warto poświęcić czas na wybór narzędzia najlepiej dopasowanego do potrzeb Twojej placówki, aby cieszyć się jego pełnym potencjałem.
Nie wiesz, jaki system do zarządzania szkołą językową będzie dla Ciebie najlepszy? 🧐
Zarządzanie zapisami, komunikacja z kursantami, kontrola płatności, CRM – to wszystko może być proste i intuicyjne, jeśli wybierzesz odpowiednie narzędzie. Umów się na bezpłatną konsultację, a nasi pokażemy Ci, jak LangLion może wesprzeć Twoją szkołę w codziennym zarządzaniu.