Brak wpłat od kursantów to problem, z którym boryka się każda szkoła językowa. Niestety, dla wielu szkół, zwłaszcza tych, które dopiero rozpoczynają działalność, brak przygotowania na tego rodzaju trudności może okazać się poważnym zagrożeniem.
Obserwujemy, że szkoły, które dopiero zaczynają swoją działalność, w natłoku innych ważnych spraw takich jak: pozyskiwanie klientów, reklama, marketing, metodyka nauczania, w ogóle nie biorą pod uwagę kursantów-dłużników, jako poważnego ryzyka biznesowego.
Tymczasem, według danych PARP (Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości), w 2022 r. pierwszy rok działalności przeżyła połowa firm założonych w 2021 r. Jednym z czynników wpływających na te dane było odpowiednie zarządzanie płatnościami oraz skuteczna reakcja na opóźnienia w opłatach. Oto jak sobie z tym radzić.
Co znajdziesz w tym artykule?
- Jak zapobiec problemom z niepłacącymi kursantami?
- Jak odzyskać pieniądze od kursanta?
- Faktoring – rozwiązanie problemów z płatnościami od kursantów
- Podsumowanie – co zrobić jeśli kursant nie chce nam zapłacić?
Jak zapobiec problemom z niepłacącymi kursantami?
Wielu trudnych sytuacji z niepłacącymi kursantami da się uniknąć, jeśli odpowiednio się przed nimi zabezpieczysz, zarówno formalnie, jak i finansowo.
Dobrze skonstruowana umowa z kursantem
Kluczowe jest, aby umowa zawierała zapis, że rezygnacja z kursu nie zwalnia z obowiązku wniesienia opłaty za zajęcia, które odbyły się do momentu rozwiązania umowy. Oczywiście obowiązują Cię zasady dyktowane przez UOKiK i musisz unikać klauzul zakazanych.
Możesz również uwzględnić okres wypowiedzenia, np. miesięczny, co da kursantowi czas na przemyślenie decyzji, a Tobie na zabezpieczenie należności. Dowiedz się, jak powinna wyglądać umowa z kursantem w szkole językowej.
Ściąganie płatności z góry za zajęcia
Najlepiej, aby kursant płacił z góry za cały miesiąc lub kurs. Jeśli oferujesz płatności ratalne, zaplanuj je tak, aby jak najszybciej otrzymać całość zapłaty, na przykład:
- połowa ceny płatna we wrześniu, połowa w listopadzie
- 5 rat płatnych miesiąc po miesiącu
Unikaj rozciągania płatności na cały rok, co mogłoby zwiększać ryzyko problemów z płatnościami.
Przypomnienia o płatnościach
Regularne wysyłanie SMS-ów lub maili z przypomnieniem o zbliżającym się terminie wpłaty może znacznie zmniejszyć ryzyko opóźnień. Według wielu szkół, SMS-y są najbardziej skuteczną formą przypomnienia.
Rabatowanie ostatniej raty
Ostatnia rata jest najczęściej problematyczna w ściąganiu, zwłaszcza gdy zaczyna się robić cieplej. Najlepiej więc, by to właśnie ta płatność była jak najniższa – jeśli klient zrezygnuje przed końcem kursu, automatycznie nie otrzyma od Ciebie zniżki. Być może, to także zmotywuje go do ukończenia zajęć.
Elastyczne formy płatności
Umożliwienie płatności gotówką, przelewem, kartą czy online przez pośredników płatności elektronicznych, jak PayU, powinno być standardem. Dzięki temu kursanci mają więcej opcji zapłaty, co zmniejsza ryzyko opóźnień.
Jeśli korzystasz z LangLion, platformy do zarządzania szkołą językową, możesz skorzystać ze zintegrowanych Płatności Online. Dzięki temu Twoi kursanci ze swojego konta w E-Dzienniku będą mogli od razu, jednym kliknięciem zapłacić za raty.
Konsekwencja i przewidywalność
Należy pilnować dat płatności i reagować natychmiast, gdy dochodzi do opóźnień. Kursant od razu powinien mieć świadomość, że jeśli nie zapłaci, szkoła podejmie kroki w celu odzyskania należności i nie odpuści.
Ustal sztywne terminy przypomnień o płatności, np. 3 dni przed, w dniu terminu i 5/7/10/15 dni po terminie. Kursant powinien wiedzieć, że szkoła podejmie kroki, aby odzyskać należność.
Daj ostatnią szansę
Zawsze warto dążyć do ugodowego rozwiązania. Dlatego zanim przystąpisz do kroków podanych w kolejnym punkcie, wyślij jeszcze jeden SMS, napisz mail z przypomnieniem lub zadzwoń. Jeżeli kursant będzie chciał rozłożyć płatność w czasie – bądź elastyczny. Może to tylko przejściowe trudności, a po ich rozwiązaniu ta osoba zostanie jeszcze w Twojej szkole na kolejnych kursach?
Jak odzyskać pieniądze od kursanta?
Jeżeli mimo wszystkich starań kursant nadal nie płaci, czas na podjęcie bardziej zdecydowanych kroków.
Zawieś kurs indywidualny lub odmów uczestnictwa w zajęciach grupowych
Choć może to być trudne, zwłaszcza gdy chodzi o dzieci, warto rozważyć zawieszenie kursu do czasu uregulowania zaległości. Pamiętaj, że to nie Ty jesteś odpowiedzialny za tę sytuację – to rodzice dziecka nie opłacili zajęć. Działaj stanowczo, ale z zachowaniem etyki.
Nie sugeruję, aby wyprowadzać dziecko z zajęć na oczach całej grupy. Lepiej, aby lektor po zakończeniu zajęć poprosił dziecko na osobności i przekazał mu, żeby udało się do sekretariatu, lub sam przekaże informację, że z powodu nieuregulowanych płatności nie będzie mogło uczestniczyć w kolejnych zajęciach i żeby poprosiło rodzica o kontakt ze szkołą. Możliwe, że rodzice nie są świadomi tego, że mają prawo odstąpić od umowy i nie płacić za kurs do końca roku. Warto to jasno zakomunikować. Pamiętaj, że za zajęcia prowadzone bez opłaty, płacisz z własnej kieszeni, jednocześnie zwiększając zadłużenie drugiej strony.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty
To często skuteczny sposób na przypomnienie o poważnych konsekwencjach braku płatności. Pomaga zasygnalizować, że łagodne działania się zakończyły, a kolejnym krokiem będzie sąd. Skorzystaj z gotowych wzorów pism dostępnych w Internecie lub zleć to profesjonalnej firmie.
Oficjalne pismo z kancelarii prawnej
Jeśli dłużnikiem jest firma, a zaległości dotyczą większych kwot, warto skorzystać z pomocy kancelarii prawnej. Pismo od prawnika może nieść ze sobą poważne konsekwencje i skłonić do natychmiastowej spłaty należności.
Złożenie pozwu do sądu
W sytuacjach ostatecznych, gdy kursant-dłużnik nie reaguje na żadne inne kroki, pozostaje złożenie pozwu do sądu o wydanie nakazu zapłaty. Warto rozważyć e-Sąd, który oferuje niższe koszty i prostszy proces. Opłata sądowa w e-postępowaniu wynosi 1,25 % wartości przedmiotu sporu, przy czym nie może być mniejsza niż 30 złotych.
Sąd w większości przypadków wyda nakaz wymagalności zapłaty na podstawie analizy dokumentów, bez obecności stron i przeprowadzenia rozprawy. Dojdzie do niej tylko wtedy, gdy sąd będzie miał jakieś wątpliwości lub gdy dłużnik zgłosi zarzuty wobec nakazu zapłaty. Po nadaniu nakazu zapłaty z długiem, będziesz mógł iść do komornika.
Faktoring – rozwiązanie problemów z płatnościami od kursantów
Faktoring to usługa, w której instytucja finansowa przejmuje odpowiedzialność za egzekwowanie należności. Kursant podpisuje umowę z bankiem, który od tej pory pobiera opłaty za kurs i w razie potrzeby zajmuje się egzekwowaniem zaległości.
Szkoła rozlicza się bezpośrednio z bankiem, co eliminuje problem z niepłacącymi kursantami, choć wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Podsumowanie – co zrobić jeśli kursant nie chce nam zapłacić?
Zapobieganie problemom z niepłacącymi kursantami i szybka reakcja na zaległości są kluczowe dla utrzymania płynności finansowej szkoły językowej. Dobrze skonstruowane umowy, systematyczne przypomnienia o płatnościach oraz gotowość do podejmowania bardziej zdecydowanych kroków mogą znacząco zmniejszyć ryzyko strat finansowych.
Dla większych szkół, gdzie skala problemu jest większa, warto rozważyć rozwiązania takie jak faktoring, które choć kosztowne, mogą całkowicie wyeliminować problem z kursantami-dłużnikami.
A Wy jak radzicie sobie jeśli kursant nie chce zapłacić?
PS. Koniecznie dowiedz się jakie są najczęstsze błędy popełniane przez szkoły językowe w umowach z kursantami!