Umowa z kursantem i jej wzór to chyba najczęściej poruszane zagadnienie na grupach i forach dla właścicieli szkół językowych. Jednak nie wszyscy mają świadomość, że wszystkie ogólnodostępne wzory, nie tylko zawierały klauzule niedozwolone, ale także często nieaktualne przepisy prawa. Jakie są tego konsekwencje i jak unikać najczęściej popełnianych błędów? O tym porozmawiam dzisiaj z Kingą Konopelko, radcą prawnym.

Kinga jest moim dzisiejszym gościem, ponieważ na co dzień pomaga przedsiębiorcom, w szczególności z branży edukacyjnej i szkoleniowej, działać bez obaw o legalną stronę biznesu. Prowadzi Kancelarię oraz jest właścicielką marki Edulegal. Tworzy umowy, Polityki prywatności, Regulaminy sprzedaży, wdraża RODO. Prowadzi kursy on-line. Jest autorką Pakietu dokumentów dla branży edukacyjnej i prowadzi newsletter dla właścicieli edu-biznesów.

Skąd pomysł żeby pracować akurat ze szkołami językowymi?

Moi rodzice działali w branży edukacyjnej – prowadzili swoją szkołę językową. Nie tylko obserwowałam, jak wygląda działalność edukacyjna od strony zarządzania, dokumentacji, systemów rekrutacji uczniów i pracowników czy marketingu, ale także byłam mocno w ten proces zaangażowana. Z tym wszystkim wiązały się zarówno uczucia radości, ekscytacji, ale także uczucia niepewności, które pojawiały się w okresie przerwy wakacyjnej w czasie przygotowań do każdego nowego roku i oczekiwania na start rekrutacji. Na studiach prawniczych, cały czas łączyłam prawo z pracą edukacyjną – prowadziłam korepetycje i zajęcia z dziećmi i dorosłymi. Mój plan był taki: połączyć prawo i edukację. Moja działalność prawnicza prowadzona w ramach Kancelarii radcowskiej połączona z miłością do edukacji doprowadziła do stworzenia marki Edulegal.

Czy szkoły mają problem ze stworzeniem dobrej umowy z kursantem? Jeśli tak, to dlaczego?

Zarówno szkoły, jak i firmy edukacyjne mają duży problem ze stworzeniem dobrej umowy. Pułapek jest bardzo dużo. Większość umów, które otrzymuję do analizy to umowy zawierające błędy – od mniej lub bardziej poważnych, jeśli chodzi o konsekwencje. Bardzo często w takich przypadkach łatwiej jest stworzyć umowę od zera niż ją poprawiać.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez szkoły przy tworzeniu umowy z kursantem?

Podstawowy problem dotyczący umów to klauzule niedozwolone. Szkoły i firmy z branży edukacyjnej zawierają umowy najczęściej z konsumentami, którzy mają zapewnioną silną ochronę przez przepisy ustawy o prawach konsumenta oraz przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta. Bardzo łatwo jest przy okazji tworzenia umów wprowadzić takie niedozwolone postanowienia do umowy, jeśli nie ma się odpowiedniej wiedzy prawnej i doświadczenia.

Jakie są konsekwencje tych błędów?

Konsekwencja, która jest mocno odczuwalna dla szkół/firm to prawo żądania przez Kursanta zwrotu całego zapłaconego wynagrodzenia (nawet po zakończeniu kursu i mimo pełnego zadowolenia z kursu). Więcej powiem o tym podczas Konferencji.

Dodatkowo, może być wszczęte postępowanie przeciwko szkole lub firmie w sprawie o uznanie postanowień wzorca umowy za niedozwolone, które prowadzi Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK).

Po przeprowadzeniu postępowania w sprawie o uznanie postanowień wzorca umowy za niedozwolone Prezes UOKiK wydaje decyzję administracyjną, w której może zobowiązać przedsiębiorcę do poinformowania konsumentów, będących stronami umów zawartych na podstawie wzorca, o uznaniu za niedozwolone postanowienia tego wzorca, nakazać publikację decyzji w całości lub w części na koszt przedsiębiorcy, nałożyć na firmę karę pieniężną w wysokości do 10% obrotu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym rok nałożenia kary.

Czy spotykasz się jeszcze ze szkołami, które nie podpisują umów z kursantami?

Tak, nadal takie sytuacje się zdarzają. Wynika to najczęściej z obawy przed tym, że wprowadzenie formalnej umowy sprawi, że kursanci zrezygnują ze współpracy. W praktyce, taka umowa porządkuje relacje i współprace, i jest „normalnym” elementem współpracy, który jest stosowany przez większość firm działających na rynku.

Co więcej, nie zdarzyło mi się do tej pory spotkać z sytuacją, w której szkoła lub firma edu stosująca dotychczas umowy z nich zrezygnowała. Każdy wskazuje bowiem, że jest to coś co pozwoliło wejść szkole/firmie na wyższy poziom bezpieczeństwa. Co więcej, wpłynęło to również pozytywnie na finanse i na organizację wewnętrzną zmniejszając liczbę odwoływanych w ostatniej chwili zajęć czy rozwiązywanych umów bez powodu „z dnia na dzień”.

W jakich sytuacjach może dojść do nieświadomego naruszenia prawa przy konstruowaniu umowy?

Jeśli firma tworzy umowę bez wiedzy i doświadczenia prawnego, jestem w stanie ze 100% pewnością powiedzieć, że będzie zawierała błędy. Podobnie wygląda to w przypadku powszechnie dostępnych wzorów umów w internecie. Widziałam już wiele takich dokumentów, ale niestety wszystkie te wzory, nie tylko zawierały klauzule niedozwolone, ale także często nieaktualne przepisy prawa.

Niestety, specyfika umów z konsumentami wymaga nie tylko podstawowej wiedzy, ale także bieżącej weryfikacji nowo dodawanych postanowień niedozwolonych. Pomimo tego, że mam już bardzo duże doświadczenie w pracy w branży edukacyjnej, bardzo często podczas sporządzania czy analizowania umów muszę wielokrotnie weryfikować niektóre postanowienia sprawdzając ich aktualność i zgodność z wymaganiami. To też wpływa na to, że np. w przypadku korzystania z moich usług, np. zakupienia Pakietu dokumentów ze szczegółowymi instrukcjami uzupełnienia, Klient co najmniej raz w roku otrzymuje aktualizacje dokumentów. Taka jest specyfika współprac w branży edukacyjnej.

Czy spotkałaś się z tym, że kursanci świadomie wykorzystują błędy w umowach?

To niestety jest bardzo częsty proceder. W ostatnich kilku miesiącach zgłosiło się do mnie kilku właścicieli szkół, którzy zostali skontrolowani przez rzeczników konsumentów w związku ze zgłoszonymi klauzulami niedozwolonymi przez kursantów, którzy chcieli rozwiązać umowę.

Co jest ważne dla szkoły/firmy edu z perspektywy prowadzenia biznesu edukacyjnego?

Na pewno ważna jest świadomość prawna. Nieznajomość prawa szkodzi i niestety dobrze o tym wiemy. Warto być na bieżąco z tym co się dzieje. W tym celu dla swojej edulegalnej 😊 społeczności udostępniłam bezpłatny ALERT prawny, w ramach którego wysyłam informacje o ważnych zmianach w prawie, dzielę się wskazówkami prawnymi dla branży edukacyjnej oraz odpowiadam na pytania w formie krótkich nagrań wideo. Dodatkowo, każda osoba zapisana na ALERT prawny dostaje od razu dostęp do serii maili „3 najczęściej zadawanych pytań”. Żeby dołączyć wystarczy zapisać się tutaj: www.edulegal.pl/newsletter. Kiedy podaję link do zapisu na Alert, czasami żartuję sobie, że to jest ten moment kiedy „tylko chwila i jedno kliknięcie” dzieli Cię od większej świadomości prawnej i większego bezpieczeństwa Twojej firmy.

Czego możemy spodziewać się na Twojej prelekcji na konferencji LangLion?

Przede wszystkim z Konferencji dowiecie się:

  • na co należy zwracać uwagę przy zawieraniu umów,
  • w jakiej formie można legalnie zawierać umowy,
  • jakie są 3 najczęstsze problemy szkół/firm edu w zakresie zawierania umów z kursantami,
  • jakie są 3 najważniejsze kwestie, które pozwolą szkole/firmie edu zadbać o bezpieczeństwo i organizację,
  • jakie są 3 największe ryzyka niezawierania umów z kursantami; powiem jak się przed nimi zabezpieczyć.

Kinga, dziękuję serdecznie za wyczerpujące odpowiedzi i poświęcony czas. Widzimy się już za 3 dni na I Konferencji dla klientów LangLion – Biznesowe wsparcie Twojej szkoły językowej!

Dziękuję serdecznie! Mam nadzieję, że szkoły skorzystają z tego, czym się dzielę. Do zobaczenia w newsletterze 😊 i na konferencji LangLion.

Jeśli chcecie być obecni na sesji Kingi Konopelko oraz pozostałych naszych prelegentów i rozwiać raz na zawsze wątpliwości związane z prowadzeniem edu-biznesu oraz zaktualizować swoją wiedzę w tematyce prawa, RODO, mentoringu metodycznego oraz świadomego budowania marki szkoły językowej to już ostatni dzwonek żeby zapisać się na naszą Konferencję.

Link do zapisów: https://konferencja.langlion.com/

Do zobaczenia w sobotę 14 maja o godzinie 09:00!