Podczas naszych pierwszych rozmów z klientami często spotykamy się z twierdzeniem, że Platforma LangLion podobnie jak wszelkie rozwiązania IT to jedynie koszt, nie mający bezpośredniego przełożenie na zyski. Dopiero po wdrożeniu i sprawdzeniu swoich wyników finansowych okazuje się, że Platforma LangLion rzeczywiście przekłada się na wzrost liczby klientów, ich zaangażowania, obniżenia kosztów działalności, a ostatecznie wyższej rentowności całej działalności. Platforma LangLion w swoich założeniach opiera się na zupełnie innych przesłankach niż narzędzie oferowane przez konkurencję.
Nacisk został położony na obszary, które do tej pory były zaniedbywane, a są bardzo istotne z biznesowego punktu widzenia. Chcieliśmy stworzyć narzędzie, które nie będzie tylko narzędziem dla usprawnienia administracji, ale będzie stanowić naturalne przedłużenie każdego obszaru działalności. Widzimy już teraz, że Platforma LangLion staje się standardem w branży językowej, a bez której, w długim terminie, nie będzie możliwe wypracowanie przewagi konkurencyjnej. W niniejszym artykule chcemy udowodnić tę tezę za pomocą konkretnych wyliczeń i uzmysłowić, jaki charakter posiada wdrożenie Platformy, czyli w jaki sposób zmienia obraz prowadzonej przez nas działalności.
Pozyskiwanie nowych kursantów
Platformę LangLion należy traktować jako biznesowe uzupełnienie działalności szkoły językowej, które stanowi dodatkowe źródło klientów i przychodu. Efekt taki możliwy jest do osiągnięcia jedynie w przypadku zebrania wszystkich procesów w ramach jednego rozwiązania. Platforma dzięki modułowej budowie (Sekretariat, E-dziennik, E-learning, Rejestracja, Nauczanie online, Medioteka, Raporty) może stanowić swoisty lejek umożliwiający zbieranie i przetwarzanie zebranych danych potencjalnych klientów. Informacje te można wykorzystywać w celu przygotowania oferta, która lepiej trafia do naszych odbiorców czyniąc ja bardziej skuteczną i rentowną.
Wizerunek i relacja z klientem
W momencie, gdy już uda nam się pozyskać klienta niezwłocznie musimy zadbać o nawiązanie i utrwalanie z nim relacji. W przypadku szkoły językowej styczność kursanta ze szkołą zazwyczaj ogranicza się do kilku godzin w tygodniu. W związku z tym, mamy ograniczone możliwości zaprezentowania wszystkich naszych atutów. Dzięki Internetowi i Platformie LangLion czas, który kursant spędza z naszą marką może ulec zdecydowanemu wydłużeniu. Za pomocą Platformy możemy oferować naszemu klientowi materiały multimedialne, testy, wyniki nauczania, możliwość bieżącego kontaktu z lektorem i szkołą, powiadomienia o szkolnych wydarzeniach, ale również szybki dostęp do informacji o płatnościach czy zaległościach. Nie bez znaczenia jest również fakt, że kursant może odbierać od nas mailingi i SMSy. Dzięki temu możemy przypominać o swoim istnieniu, nawet jeśli dany kursant nie uczestniczy już w zajęciach. Wysyłając mu np. oferty promocyjne możemy przyciągnąć go z powrotem do naszej szkoły.
Koszty osobowe i administracji
Zazwyczaj podstawowym kosztem działalności szkoły językowej są koszty osobowe. Nasi pracownicy stanowią swego rodzaju kapitał, który powinien pracować i na siebie zarabiać. W przypadku lektorów nie ma co do tego wątpliwości i łatwo jest mierzyć ich dochodowość. Nieco inaczej sprawa ma się w przypadku administracji. Na pewno większość z nas zdaje sobie sprawę, że jest ona konieczna, ale nie wytwarza żadnej wartości dodanej i jest jedynie kosztem. Z tego powodu powinniśmy bacznie się przyglądać tej części kosztowej i poszukiwać możliwości jej ograniczenia lub automatyzowania mechanicznych czynności. Warto tutaj zaznaczyć, że nie musi się to wcale wiązać ze zwolnieniami pracowników. Z naszego doświadczenia wynika, że zazwyczaj istniej możliwość przesunięcia tych pracowników w obszary, które są dużo bardziej produktywne, tj. chociażby marketing czy sprzedaż. Dla większości osób okażą się one również bardziej satysfakcjonujące, ponieważ wymagają one zaangażowania ukrytej w każdym człowieku kreatywności i pomysłowości. Ograniczenie administracji wpływa również pozytywnie na wizerunek firmy, ponieważ możemy szybciej odpowiadać na potrzeby naszych klientów oraz stosować dużo bardziej zindywidualizowane podejście, nawet pomimo wzrostu liczby klientów.
Total Cost of Ownership (TCO)
Przy wdrażaniu rozwiązań informatycznych w celu określenia całościowe kosztu wdrożenia często używanym i jednocześnie bardzo praktycznym pojęciem jest TCO.
Total Cost of Ownership (TCO) – zgodnie z Gartner Group, jest to całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu.
Ostatnio mówi się o TCO w kontekście inwestycji firmy w narzędzia informatyczne. Należy w ich przypadku brać na przykład pod uwagę nie tylko cenę zakupu, ale też przemyśleć ile będzie kosztowało utrzymanie narzędzi, oraz ich ewentualna rozbudowa.
TCO służy do oceny bieżących i prognozowanych wydatków na infrastrukturę informatyczną i telekomunikacyjną. Model uwzględnia koszty bezpośrednie ujawnione w budżetach i listach płac, oraz koszty pośrednie (ukryte) – wyznaczone jako koszty związane z działaniami użytkowników oraz z przestojami. Model TCO służy nie tylko redukcji całkowitych kosztów związanych z posiadaniem zasobów teleinformatycznych, ale także analizie różnic między badanym przedsiębiorstwem a danymi porównywawczymi modelu firm i stowarzyszeń niezależnych. Najważniejszym składnikiem modelu jest – oprócz systemu klasyfikacji kosztów zawierającego bogatą listę kategorii – także baza danych statystycznych o kosztach informatyki dla wielu branż.
Warto mieć to na uwadze zestawiając różne cenniki. Przykładowo, Platforma LangLion jest oferowana w modelu abonamentowym (comiesięczna opłata) w przeciwieństwie do wielu rozwiązań, gdzie opłata jest „jednorazowa”. W tym momencie łatwo przeoczyć wiele aspektów. W przypadku opłaty jednorazowej konieczna jest instalacja oprogramowania na serwerze w szkole, czyli konieczny jest zakup dodatkowej infrastruktury, tj. dodatkowe łącze internetowe, serwer, switch, itp.. Serwer zużywa także dużo więcej prądu niż zwykły komputer. Wielokrotnie spotkaliśmy się z przypadkiem, że sam koszt dodatkowego zużycia prądu wynosi tyle, co abonament za Platformę LangLion(!). Warto pamiętać również o pomocy technicznej, która będzie potrzebna przez cały okres wdrożenia (niezależnie od tego jak bardzo system jest intuicyjny). W przypadku opłaty jednorazowej pomoc techniczna ZAWSZE będzie dodatkowo płatna. Warto przeprowadzić taką kalkulację samodzielnie, ponieważ to da nam rzeczywisty obraz poziomu kosztów. W celu przygotowania takiej kalkulacji powinniśmy uwzględnić następujące elementy:
- dodatkowa infrastruktura (serwer, łącze, switch, okablowanie, instalacja / montaż)
- dodatkowe zużycie energii
- wymagany system operacyjny i oprogramowanie
- pomoc techniczna (wysokość opłat, limit godzin, sytuacje awaryjne)
- wybór modułów – możliwość ich aktywacji / deaktywacji w trakcie korzystania z systemu
- elastyczny cennik względem liczby użytkowników (uczciwe podejście: szkoła zarabia – dostawca zarabia, szkoła nie zarabia – dostawca nie zarabia)
- konieczny zakres obsługi informatycznej po stronie szkoły