Praca lektora potrafi być niezwykle satysfakcjonująca, jednak stawia przed nauczycielami duże wyzwania organizacyjne. W końcu nie jest w niczym podobna do przeciętnego dnia pracy w biurze, po którym można zamknąć komputer o 17:00 i udać się do domu z myślą „to już koniec na dzisiaj”. Przez większość swojego dnia lektor pochłonięty jest prowadzeniem zajęć, więc powszechnie znane techniki organizacji pracy nie zdadzą egzaminu w tym przypadku.

Jak zrobić najtrudniejsze rzeczy rano lub wygospodarować godzinę czy dwie na pracę w maksymalnym skupieniu przy grafiku pełnym zajęć? Jeśli mamy być ze sobą szczerzy, wszystkie czynności związane z nauczaniem i administracją wykonywane przez lektora języków obcych wymagają skupienia. Ileż można pracować na pełnych obrotach? Nauczyciele, w zdecydowanej większości, się przepracowują. Nawet jeśli zakończą zajęcia, to przynoszą pozostałą część pracy do domu. Czeka na nich ocenianie prac, planowanie kolejnych zajęć przy jednoczesnym zastanawianiu się, co zrobić, aby przygotowane materiały były interesujące dla kursantów. A pora, o której mają na to czas, najczęściej nie sprzyja kreatywnemu myśleniu.

Nie zapominajmy, że nauczyciele mają także życie prywatne, które często poświęcają na rzecz wykonywania pracy administracyjnej związanej z nauczaniem. Doba niestety nie rozciąga się wraz z przyrostem obowiązków.

Czy lektorom i metodykom grozi wypalenie zawodowe?

Coraz więcej lektorów zabiera głos, twierdząc, że obecnie obciążenie pracą jest zbyt duże. Nie narzekają jednak na czas spędzony na prowadzeniu zajęć czy przygotowanie do nich. Jest to nieodłączna część ich kariery zawodowej, którą wybrali i którą kochają.

Najbardziej obciążają ich dodatkowe czynności administracyjne, które muszą wykonywać, często po godzinach swojej pracy.

I jest to problem na skalę globalną. Składa się na niego wiele czynników. Istnieją jednak skuteczne rozwiązania, które można wprowadzić na poziomie szkoły językowej.

Zmiany te związane są z wykorzystaniem nowej technologii Edutech, która została zaprojektowana tak, aby odciążyć nauczycieli i personel administracyjny z zadań, które można zautomatyzować. Obserwuje się rosnący trend wśród szkół językowych, które decydują się na zapewnienie swojemu zespołowi intuicyjnych, elastycznych i przede wszystkim oszczędzających czas narzędzi, które wspierają przepływ pracy i organizację czynności administracyjnych. Szkoły, które się na nie zdecydowały, zdecydowanie chwalą sobie tego typu rozwiązania.

Czym jest automatyzacja?

Niektóre technologie mają za zadanie uzupełnić pracę ludzi, a inne ją zastępują. Od początku rewolucji przemysłowej ludzie obawiają się tego, jak technologia wpłynie na ich miejsca pracy, ale za każdym razem obawy te okazują się bezpodstawne. Patrząc wstecz, widzimy, że postęp technologiczny prowadził raczej do pojawienia się nowych rodzajów zajęć oraz wspomagania ludzkiej pracy, niż jej zastępowania.

W 2015 roku serwis BBC zrobił niemałe zamieszanie, publikując krótki tekst pod chwytliwym tytułem „Czy robot zabierze Ci pracę?”. W centrum uwagi znalazła się wyszukiwarka, w którą można było wpisać nazwę interesującej nas profesji, aby poznać ryzyko jej automatyzacji w ciągu kolejnych dwudziestu lat.

W efekcie dowiedzieliśmy się, że zawód najbardziej zagrożony automatyzacją to urzędnik administracyjny, np. w urzędzie pocztowym i banku (97%), a najmniej obawiać się mogą terapeuta i nauczyciel (0,4%). Wyszukiwarka powstała w oparciu o badania, które zostały przeprowadzone przez naukowców z Oxford University. Przyjęli oni, że potencjał automatyzacji konkretnego zawodu tkwi w rutynowych, powtarzalnych i przewidywalnych czynnościach. Nie zautomatyzujemy jednak czynności wymagających kreatywności i niczym nie zastąpimy kontaktu z drugim człowiekiem. Interakcja stanowi wartość samą w sobie, a nie cechę usługi, a kontakt z kursantem jest nieodłącznym elementem edukacji językowej.

A więc ujmując zagadnienie jednym zdaniem: automatyzacja jest procesem polegającym na odciążeniu ludzi z czynności, które przy użyciu odpowiednich programów, można wykonać automatycznie. Nie mam tu na myśli apokaliptycznej wizji, w której w przyszłości zastąpią nas roboty mądrzejsze od ludzi i z dnia na dzień zostaniemy bez zatrudnienia. Raczej chciałabym uświadomić lektorów, że istnieją narzędzia, które mogą usprawnić przepływ ich pracy i zaoszczędzić czas tu i teraz.

Nauczanie zdecydowanie nie jest łatwym zadaniem. Warto więc wdrożyć automatyzację i wprowadzić zmiany, które wykorzystają nowe technologie, aby wykonać (dużo sprawniej) wiele najbardziej czasochłonnych czynności, związanych z organizacją pracy.

Zalety automatyzacji:

  • oszczędność czasu,
  • zminimalizowanie liczby popełnianych błędów,
  • usprawnienie przepływu informacji na poziomie administracja – lektor – kursant.

Jak technologia wspiera pracę w szkole językowej?

Nieustanny postęp technologii pokazuje nam, praktycznie na każdym kroku, że wiele czynności można wykonywać szybciej i sprawniej. Automatyzacja oszczędza czas i pozwala się skupić na tych obszarach, które są najbardziej istotne. Lektorowi pracującemu na pełny etat trudno jest znaleźć czas na rozwój oraz przygotowanie wyjątkowych i kreatywnych zajęć dla swoich kursantów. Jednak, jeśli zautomatyzujemy zadania, na które lektor poświęca np. godzinę tygodniowo (a wszyscy wiemy, że z reguły jest to zdecydowanie więcej), może się okazać, że i lektor, i szkoła zyskają rocznie niemal roboczy tydzień, który można zdecydowanie lepiej spożytkować np. skupiając się na uczniach.

Oczywiście zadań administracyjnych nie da się wyeliminować, bo są niezbędne do sprawnego funkcjonowania szkoły językowej i śledzenia postępów uczniów. Jednak chciałabym Wam pokazać jak można je usprawnić.

1. Komunikacja

W komunikacji możemy wykorzystać pełen potencjał automatyzacji i zaoszczędzić mnóstwo czasu. Korzystając z systemu do zarządzania szkołą językową, komunikaty mogą wychodzić automatycznie w przypadku różnych wydarzeń. Jedną z funkcjonalności Platformy LangLion jest wysyłanie powiadomień informujących kursantów lub ich rodziców o zajściu konkretnego zdarzenia w systemie. Odwołane zajęcia? Zastępstwo? System daje Ci możliwość skonfigurowania ustawień tak, aby komunikaty były wysyłane automatycznie. Mogą mieć postać wiadomości systemowej, wiadomości e-mail lub wiadomości SMS. Dzięki temu kursanci są na bieżąco informowani o tym, co się wydarzyło w systemie. A co najlepsze, wystarczy ustawić je tylko raz! Jeśli chcesz sprawdzić listę powiadomień przekazanych do wysyłki, wystarczy zajrzeć w odpowiednią zakładkę. Licznik aktualizuje się na bieżąco.

W masowej komunikacji mailowej z obszerną grupą odbiorców możesz użyć również mailingu. Za jego pomocą można w łatwy sposób wysłać ogłoszenia, oferty lub życzenia z okazji zbliżających się świąt, dołączając do treści kartkę świąteczną. Pliki znajdują się na dysku lokalnym, więc można je szybko odszukać i dodać o wiadomości.

Mailing jest doskonałym narzędziem budowania relacji z kursantami, a z pomocą automatyzacji robi się praktycznie sam! I co najważniejsze, cała komunikacja odbywa się wewnątrz systemu, więc nie trzeba podawać swojego adresu e-mail.

Jest to możliwe dzięki opcjom, które są dostępne w module „Sekretariat” w zakładce „Komunikacja”. Dzięki niej możesz wysyłać i sprawdzać:

  • Wiadomości systemowe – pozwalają na wysyłanie i odbieranie wiadomości na Platformie LangLion.
  • Wiadomości email – ułatwiają tworzenie mailingu.
  • Historię powiadomień – dzięki nim możesz zarządzać powiadomieniami systemowymi.

Z jednej strony możliwość bezpośredniego komunikowania się z nauczycielami jest świetna w budowaniu relacji. Z drugiej strony jednak, zajmowanie się opiekunami kursantów i odpowiadanie na ich pytania poza godzinami pracy jest dla nauczycieli czasochłonne, stresujące i na dłuższą metę może prowadzić do wypalenia zawodowego. Automatyzując komunikację poza godzinami, lektorzy odzyskają swój wolny czas.

Chcesz zobaczyć jak w łatwy sposób komunikować się z kursantami i ich opiekunami za pomocą Platformy LangLion? Kompletny przewodnik znajdziesz TUTAJ.

2. Opinie opisowe

Każdy kursant chce wiedzieć, jakie zrobił postępy w nauce w ciągu semestru. Jeśli gromadzisz dane w Excelu, pod koniec roku owszem wszystko jest w jednym miejscu, ale każdą opinię trzeba stworzyć ręcznie. Jeśli lektor naucza wyłącznie indywidualnie, nie jest to trudne zadanie, ale przy większych grupach kursantów to kolejne nieprzespane noce poświęcone na prace po godzinach. Korzystając z e-dziennika, wprowadzasz wszystkie dane na bieżąco do systemu. Dzięki temu w momencie, w którym przychodzi czas generowania i wysyłania opinii opisowych, można to zrobić automatycznie. A dane, które zostaną uwzględnione w wydruku, takie jak oceny czy frekwencja, zostają dodane do opinii jednym kliknięciem myszki.

W LangLion wydruk opinii opisowej jest możliwy zarówno z poziomu „E-dziennika”, jak i „Sekretariatu”. Opinia opisowa dostępna w naszym systemie pozwala w prosty sposób przygotować podsumowanie historii kursanta w grupie.

Więcej o tym jak wygenerować taką opinię dowiesz się klikając TUTAJ.

3. Status zajęć

To oznaczenia, które można nadawać poszczególnym zajęciom w grupach. Korzystając z Platformy do zarządzania, można łatwo zaznaczyć:

  • zastępstwo,
  • odwołaną lekcję,
  • dzień wolny,
  • stawkę lektora.

Dla lektora jest to niezwykle wygodne rozwiązanie, ponieważ system sam podpowie np. o konieczności wygenerowania lekcji zastępczej czy uwzględnieniu wolnych dni i stawki za lekcje w rozliczeniu miesiąca. Oznacza to koniec z szukaniem w notatkach, kalendarzu i arkuszu kalkulacyjnym. A w efekcie – więcej zaoszczędzonego czasu. Korzystając ze specjalnego oprogramowania, zarówno lektor, jak i administracja szkoły językowej mają możliwość zarządzania wszystkimi procesami zachodzącymi w szkole językowej za pomocą jednego systemu, niezależnie od liczby placówek. Stawiająca na nowoczesne rozwiązania szkoła językowa sprawia, że jest bardziej dostępna dla klientów i zdecydowanie wyróżnia się na tle konkurencji.

Przewodnik (również w formie wideo) znajdziecie TUTAJ.

4. Frekwencja i wystawianie ocen

Sprawdzanie obecności oraz wystawianie ocen to nieodłączny element nauczania, który przy okazji spełnia wszystkie wymogi do wprowadzenia automatyzacji. Papierowe dzienniki i zeszyty odchodzą już do lamusa. Jest to też dobra wiadomość dla fanów ekologii i przy okazji ekonomii. E-dziennik nie tylko przyspieszy cały proces, ale również ma dodatkowe funkcje, takie jak:

  • Statusy obecności oznaczone odpowiednimi kolorami – dzięki temu już na pierwszy rzut oka widać, kto musi poprawić swoją frekwencję i odrobić zajęcia.
  • Obliczanie frekwencji kursanta – system sam oblicza procent obecności i uwzględnia go w raporcie.
  • Opłata za kurs – niezwykle wygodne w przypadku godzinowego systemu rozliczania.
  • Wyliczanie średniej ważonej i arytmetycznej – lektor wybiera, a system podlicza automatycznie.

Dzięki temu zostaje więcej czasu na prowadzenie zajęć i interakcje z uczniami, a koniec roku nie kojarzy się tylko z natłokiem pracy i smutnym obowiązkiem ręcznego liczenia szczegółów zajęć.

Chcesz poznać więcej możliwości jakie oferuje Panel Lektora w naszym systemie. Wystarczy kliknąć TUTAJ.

5. Lekcje online

Rok 2020 pokazał nam, że niezależnie od tego, czy nam się to podoba czy nie, lekcje online będą nieodłącznym elementem edukacji językowej. Część szkół zdecydowała się nawet na całkowite przejście do wirtualnej rzeczywistości. Jednak początki były ogromnym wyzwaniem zarówno dla lektorów, jak i kursantów. Udostępnianie kamery, głosu, korzystanie z czatu, a także wyświetlanie przygotowanej prezentacji i ćwiczeń na początku dla wszystkich było nowością. W tym przypadku automatyzacja również sprawdza się doskonale, ponieważ wymogi techniczne każdej lekcji online są takie same. Dlaczego nie zgrać platformy do zarządzania i wybranego dostawcy raz i później korzystać z wprowadzonych ustawień?

Po dodaniu lekcji online metodyk musi jedynie kliknąć przycisk „Dołącz” i zadecydować, czy chce nagrywać zajęcia.

Więcej na ten temat dowiecie się TUTAJ.

6. Przesyłanie materiałów

„Dostaniemy materiały po zajęciach?”, „Załącznik mi się nie otwiera”. Niech rzuci kamieniem pierwszy, kto choć raz w swojej karierze nie usłyszał tego typu błagalnych próśb od kursantów. Najczęściej skutkują one wieczorem spędzonym na dodatkowym wysyłaniu maili i tworzeniem grup dla kursantów, aby udostępnić im wszystkie niezbędne materiały. LangLion znacznie ułatwia ten proces, ponieważ posiada specjalny moduł przeznaczony do dzielenia się materiałami. Dzięki niemu można nie tylko udostępniać pliki całym grupom, ale również tworzyć i udostępniać testy do zajęć. Testy dodatkowo posiadają etykiety, dzięki którym można je szybko wyszukać pośród reszty materiałów.

Przewodnik jak w szybki i intuicyjny sposób dzielić się plikami znajdziecie TUTAJ.

Jak tworzyć i udostępniać testy dowiecie się TUTAJ.

Pozostałe obszary, które można zautomatyzować, aby praca lektora stała się mniej uciążliwa:

  • zarządzanie planem zajęć,
  • planowanie zajęć i ich stopniowe publikowanie za pomocą platformy,
  • korzystanie z aplikacji wspierających naukę i prowadzenie zajęć np. Kahoot,
  • bieżąca kontrola nad liczbą przeprowadzonych zajęć i tym samym wynagrodzeniem dla lektora.

Najczęstsze obawy związane z automatyzacją

Najczęstsze obawy, które towarzyszą wprowadzeniu automatyzacji w placówce edukacyjnej, wiążą się z nieufnością co do precyzji i dokładności systemu. Nic w tym dziwnego, dokumentacja jest niezwykle ważna i musi być prowadzona dokładnie i skrupulatnie, aby zapewnić bezpieczeństwo w zarządzaniu danymi, rozliczaniu pensji i pozostałej administracji. Jest to słuszna uwaga, ale oparta na błędnym założeniu, że automatyzacja nie może lub nie będzie prowadzić rejestrów tak dokładnie i sumiennie, jak robią to ludzie.

W rzeczywistości jest odwrotnie. Jeśli odpowiednio skonfigurujemy program, automatyzacja będzie o wiele dokładniejsza. W końcu jest ona odporna na studenckie sztuczki, stres i zmęczenie. I może działać niezależnie od pory dnia i nocy. Nauczyciele mogą aktualizować dane za pomocą kilku kliknięć i pozostawić resztę działań Platformie. Oszczędza to ogromną ilość czasu, zarówno na wprowadzaniu danych do rekordów, jak i przeszukiwanie ich w celu uzyskania wglądu w obecną sytuację.

Według amerykańskiej firmy Gartner, która zajmuje się analizą danych, w 2021 roku inwestycja w oprogramowania do automatyzacji osiągnęła blisko 2 mld dolarów. Firmy cyfryzują przede wszystkim procesy kadrowe, finansowe i administracyjne. Trend ten już nie zwolni, a wręcz przeciwnie, będzie rósł i to w każdym sektorze. Dotyczy to również edubiznesu. Lektorzy i metodycy każdego dnia próbują połączyć wykonywanie wielu różnych funkcji – nauczyciela, opiekuna, mentora i administratora. Nie wspominając już o kolejnych rolach czekających w życiu prywatnym. Powoduje to coraz większe przeciążenie obowiązkami i obniżenie efektywności pracy.

Skoro cyfryzacja towarzyszyć nam będzie jeszcze przez długie dekady, czemu nie skorzystać z jej zalet już teraz? A dodatkowy czas poświęcić na to, co kochacie najbardziej – rozwijanie się jako nauczyciel, metodyk i mentor swoich kursantów w ich drodze do zdobywania wiedzy.

Chcielibyście dowiedzieć się więcej, jak zautomatyzować najbardziej żmudne zadania, z którymi spotykacie się na co dzień w swojej pracy? Skontaktujcie się z nami, a udzielimy Wam darmowej konsultacji, w oparciu o indywidualne potrzeby szkoły językowej:

sales@langlion.com