Praca lektora potrafi być niezwykle satysfakcjonująca, jednak stawia przed nauczycielami duże wyzwania organizacyjne. Tak naprawdę każda szkoła językowa, bez względu na jej wielkość, zmaga się z podobnymi wyzwaniami: tworzenie grafików, przypomnienia dla kursantów, rozliczenia, umowy, raporty.
Właśnie dlatego właściciele szkół językowych coraz częściej szukają sposobów, by odciążyć swój zespół z czasochłonnych zadań administracyjnych. Z pomocą przychodzą narzędzia automatyzujące pracę. Czym jest automatyzacja w szkole językowej i dlaczego jest szczególnie przydatna dla lektorów? O tym w dzisiejszym artykule.
Co znajdziesz w tym artykule?
- Czy lektorom i metodykom grozi wypalenie zawodowe?
- Czym jest automatyzacja w szkole językowej?
- Jak rozpoznać, że Twoja szkoła potrzebuje automatyzacji już teraz?
- Jak technologia wspiera pracę w szkole językowej?
- Automatyzacja w szkole językowej – podsumowanie
Czy lektorom i metodykom grozi wypalenie zawodowe?
Jak zrobić najtrudniejsze rzeczy rano lub wygospodarować godzinę czy dwie na pracę w maksymalnym skupieniu przy grafiku pełnym zajęć?
Coraz więcej lektorów otwarcie mówi o tym, że są przeciążeni. I nie chodzi o samą liczbą lekcji, ale o dodatkowe obowiązki, które towarzyszą pracy dydaktycznej. Prowadzenie zajęć i przygotowywanie się do nich to dla wielu nauczycieli powód, dla którego wybrali tę ścieżkę kariery.
Problem zaczyna się wtedy, gdy do codziennego planowania dochodzą powtarzalne, administracyjne zadania: wysyłanie wiadomości, uzupełnianie dokumentów czy ręczne raportowanie.
I nie jest to zjawisko jednostkowe. Często zdarza się, że właśnie ten „niewidzialny ciężar” jest jednym z czynników prowadzących do wypalenia zawodowego. Lektorzy, którzy poświęcają wieczory na uzupełnianie e-dzienników czy ręczne pisanie maili, z czasem tracą zapał i energię do pracy z uczniami.
WAŻNE!
Co prawda automatyzacja pomaga zdjąć z lektorów część administracyjnych obowiązków, ale sama technologia nie wystarczy, by zatrzymać w zespole najlepszych nauczycieli. Równie ważne jest stworzenie środowiska, w którym czują się docenieni, mają wpływ na swoją pracę i mogą się rozwijać.
O tym, jak skutecznie budować takie warunki, piszemy w artykule: Jak zatrzymać lektora w szkole językowej?
Czym jest automatyzacja w szkole językowej?
Jak wspomniałam na początku, głównym zadaniem automatyzacji będzie odciążenie ludzi z powtarzalnych zadań. W praktyce oznacza to wykorzystanie narzędzi, które samodzielnie wykonują te czynności lub znacząco je przyspieszają.
Nauczanie zdecydowanie nie jest łatwym zadaniem. Warto więc wdrożyć automatyzację i wprowadzić zmiany, które wykorzystają nowe technologie, aby wykonać (dużo sprawniej) wiele najbardziej czasochłonnych czynności, związanych z organizacją pracy.
Zalety automatyzacji w szkole językowej:
- oszczędność czasu,
- zminimalizowanie liczby popełnianych błędów,
- usprawnienie przepływu informacji na poziomie administracja – lektor – kursant.
WAŻNE!
W szkole językowej automatyzacja nie oznacza rezygnacji z „ludzkiego” podejścia. Wręcz przeciwnie – umożliwia lektorom, metodykom i właścicielom szkół skupienie się na tym, co naprawdę ważne: nauczaniu, budowaniu lojalności kursantów i rozwoju placówki.
Jak rozpoznać, że Twoja szkoła potrzebuje automatyzacji już teraz?
Poniżej znajdziesz cztery kluczowe sygnały, które mogą o tym świadczyć:
- lektorzy zajmują się uzupełnianiem dokumentacji „po godzinach”, a to prowadzi do rosnącej frustracji;
- wszelkie zmiany w grafiku powodują organizacyjny chaos i wymagają ręcznego aktualizowania i informowania kursantów;
- metodycy zbyt wiele czasu poświęcają na uzupełnianie i kontrolę dokumentacji;
- brakuje spójnego systemu komunikacji z kursantami i rodzicami, przez co lektorzy nie wiedzą, czy ktoś już wysłał przypomnienie lub odpowiedział na wiadomość.
Na szczęście na rynku dostępne są rozwiązania, które nie wymagają reorganizacji całej szkoły. Platformy do zarządzania szkołą takie jak LangLion oferują narzędzia, które przejmują część pracy – przypominają o zajęciach, rozliczają płatności, generują raporty, wysyłają powiadomienia.
To właśnie dzięki takim funkcjom szkoły mogą stworzyć środowisko, w którym nauczyciele mogą skupić się na nauczaniu, a nie na administracji.
Jak technologia wspiera pracę w szkole językowej?
Nieustanny postęp technologii pokazuje nam, praktycznie na każdym kroku, że wiele czynności można wykonywać szybciej i sprawniej. Automatyzacja oszczędza czas i pozwala się skupić na tych obszarach, które są najbardziej istotne.
Lektorowi pracującemu na pełny etat trudno jest znaleźć czas na rozwój oraz przygotowanie wyjątkowych i kreatywnych zajęć dla swoich kursantów. Jednak, jeśli zautomatyzujemy zadania, na które lektor poświęca np. godzinę tygodniowo (a wszyscy wiemy, że z reguły jest to zdecydowanie więcej), może się okazać, że i lektor, i szkoła zyskają czas, który można zdecydowanie lepiej spożytkować.
Oczywiście zadań administracyjnych nie da się wyeliminować, bo są niezbędne do sprawnego funkcjonowania szkoły językowej i śledzenia postępów uczniów.
Jednak chciałabym pokazać jak można ułatwić pracę w kluczowych dla szkoły językowej obszarach wykorzystując funkcje Platformy LangLion. Prześledźmy je razem.
1. Komunikacja z kursantami
W komunikacji możemy wykorzystać pełen potencjał automatyzacji i zaoszczędzić mnóstwo czasu. Korzystając z systemu do zarządzania szkołą językową, komunikaty mogą wychodzić automatycznie w przypadku różnych wydarzeń.
Jedną z funkcjonalności Platformy LangLion jest wysyłanie powiadomień informujących kursantów lub ich rodziców o zajściu konkretnego zdarzenia w systemie. Odwołane zajęcia? Zastępstwo? System daje Ci możliwość skonfigurowania ustawień tak, aby komunikaty były wysyłane automatycznie. Mogą mieć postać wiadomości systemowej, wiadomości e-mail lub wiadomości SMS.
Dzięki temu kursanci są na bieżąco informowani o tym, co się wydarzyło w systemie. A co najlepsze, wystarczy ustawić je tylko raz! Jeśli chcesz sprawdzić listę powiadomień przekazanych do wysyłki, wystarczy zajrzeć w odpowiednią zakładkę. Licznik aktualizuje się na bieżąco.
W masowej komunikacji mailowej z obszerną grupą odbiorców możesz użyć również mailingu. Za jego pomocą można w łatwy sposób wysłać ogłoszenia, oferty lub życzenia z okazji zbliżających się świąt, dołączając do treści kartkę świąteczną. Pliki znajdują się na dysku lokalnym, więc można je szybko odszukać i dodać o wiadomości.
WSKAZÓWKA!
E-mail marketing jest doskonałym narzędziem budowania relacji z kursantami. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wykorzystać go w praktyce, przeczytaj artykuł: Od pustej skrzynki do pełnych klas! Skuteczny email marketing w szkole językowej.
2. Statusy zajęć
Statusy zajęć to po prostu oznaczenia, które można nadawać poszczególnym zajęciom w grupach. Dzięki nim możesz łatwo zaznaczyć:
- zastępstwo,
- odwołaną lekcję,
- dzień wolny,
- stawkę lektora
Dla lektora jest to niezwykle wygodne rozwiązanie, ponieważ system sam podpowie np. o konieczności wygenerowania lekcji zastępczej czy uwzględnieniu wolnych dni i stawki za lekcje w rozliczeniu miesiąca. Oznacza to koniec z szukaniem w notatkach, kalendarzu i arkuszu kalkulacyjnym. A w efekcie, więcej zaoszczędzonego czasu.
Co istotne, zarówno lektor, jak i administracja szkoły językowej mają możliwość zarządzania wszystkimi procesami zachodzącymi w szkole językowej za pomocą jednego systemu, niezależnie od liczby placówek.
3. Lekcje online
Obecnie nauczanie online w szkołach językowych stało się standardem, a nie tylko rozwiązaniem „na wyjątkowe sytuacje”. Coraz więcej placówek działa w modelu hybrydowym, łącząc zajęcia stacjonarne z lekcjami online.
Dzięki temu mogą dotrzeć do większej liczby kursantów, oferować elastyczne godziny nauki i łatwiej dopasować się do potrzeb uczniów, niezależnie od ich miejsca zamieszkania.
Lektorzy i metodycy potrzebują narzędzi, które nie tylko umożliwiają prowadzenie lekcji, ale realnie upraszczają wszystkie powiązane z tym zadania.
I tutaj właśnie wkracza automatyzacja. Wymogi techniczne każdej lekcji online są takie same, dlaczego zatem nie zgrać platformy do zarządzania szkołą i wybranego dostawcy raz i później korzystać z wprowadzonych ustawień?
W LangLion możesz między innymi:
- łatwo zintegrować preferowanych dostawców (np. Zoom, Clickmeeting czy MS Teams),
- ustawić automatyczne przypomnienia o zbliżającej się lekcji online,
- dodać stałych linki do spotkań on-line, co ułatwi kursantom dołączanie do zajęć.
Dowiedz się więcej o automatyzacji lekcji online! Sprawdź moduł: nauczanie online w LangLion.
4. Przesyłanie materiałów
„Dostaniemy materiały po zajęciach?”, „Załącznik mi się nie otwiera”.
Niech rzuci kamieniem pierwszy, kto choć raz w swojej karierze nie usłyszał tego typu błagalnych próśb od kursantów. Najczęściej skutkują one wieczorem spędzonym na dodatkowym wysyłaniu maili i tworzeniem grup dla kursantów, aby udostępnić im wszystkie niezbędne materiały.
LangLion znacznie ułatwia ten proces, ponieważ posiada specjalny moduł e-learning przeznaczony do dzielenia się materiałami. Dzięki niemu można nie tylko udostępniać pliki całym grupom, ale również tworzyć i udostępniać testy do zajęć. Testy dodatkowo posiadają etykiety, dzięki którym można je szybko wyszukać pośród reszty materiałów.
5. Frekwencja i wystawianie ocen
Sprawdzanie obecności oraz wystawianie ocen to nieodłączny element nauczania, który przy okazji spełnia wszystkie wymogi do wprowadzenia automatyzacji. Papierowe dzienniki i zeszyty odchodzą już do lamusa. Jest to też dobra wiadomość dla fanów ekologii i przy okazji ekonomii.
E-dziennik nie tylko przyspieszy cały proces, ale również ma dodatkowe funkcje, takie jak:
- Statusy obecności oznaczone odpowiednimi kolorami – dzięki temu już na pierwszy rzut oka widać, kto musi poprawić swoją frekwencję i odrobić zajęcia.
- Obliczanie frekwencji kursanta – system sam oblicza procent obecności i uwzględnia go w raporcie.
- Opłata za kurs – niezwykle wygodne w przypadku godzinowego systemu rozliczania.
- Wyliczanie średniej ważonej i arytmetycznej – lektor wybiera, a system podlicza automatycznie.
Dzięki temu zostaje więcej czasu na prowadzenie zajęć i interakcje z uczniami, a koniec roku nie kojarzy się tylko z natłokiem pracy i smutnym obowiązkiem ręcznego liczenia szczegółów zajęć.
6. Raporty postępów
Każdy kursant chce wiedzieć, jakie zrobił postępy w nauce w ciągu semestru. Jeśli gromadzisz dane w Excelu, pod koniec roku owszem wszystko jest w jednym miejscu, ale każdą opinię trzeba stworzyć ręcznie.
Jeśli lektor naucza wyłącznie indywidualnie, nie jest to trudne zadanie, ale przy większych grupach kursantów to kolejne nieprzespane noce poświęcone na prace po godzinach. Korzystając z e-dziennika w LangLion, wprowadzasz wszystkie dane na bieżąco do systemu.
Dzięki temu w momencie, w którym przychodzi czas generowania i wysyłania raportów, można to zrobić automatycznie. A dane, które zostaną uwzględnione w wydruku, takie jak oceny czy frekwencja, zostają dodane do raportu jednym kliknięciem myszki.
Automatyzacja w szkole językowej – podsumowanie
Automatyzacja w szkole językowej to realny sposób na odciążenie lektorów, metodyków i całego zespołu administracyjnego z zadań, które… zwyczajnie nie wymagają ludzkiej kreatywności.
Planowanie grafików, przypomnienia o płatnościach, raporty postępów kursantów czy komunikaty – wszystko to można ustawić tak, by działało w tle, a nie zabierało czasu po godzinach.
Dzięki temu nauczyciele mogą poświęcić więcej energii na prowadzenie inspirujących lekcji, a metodycy na rozwijanie programów i wspieranie zespołu.
Co ważne, automatyzacja sprawdza się zarówno w szkołach stacjonarnych, jak i w nauczaniu online. Pozwala lepiej zarządzać przepływem informacji, ułatwia kontakt z kursantami i minimalizuje ryzyko błędów.
Od czego zacząć? Pierwszym krokiem powinna być identyfikacja obszarów, które najbardziej obciążają zespół. Z czasem możesz rozbudowywać system o kolejne automatyzacje. Efektem będzie mniej papierologii, a więcej czasu na to, co naprawdę rozwija szkołę i buduje relacje z uczniami.
Czytając o automatyzacji, łatwo pomyśleć: „To brzmi świetnie, ale czy u nas też się sprawdzi?”. Najlepszym sposobem, by się przekonać, jest przetestowanie LangLion w swojej szkole językowej. Dzięki temu zobaczysz, jak konkretne funkcje – od automatycznych powiadomień po zdalne prowadzenie zajęć – mogą odciążyć Twój zespół i uporządkować codzienną pracę.