W codziennej pracy właściciela szkoły językowej kontakt z klientem – zarówno potencjalnym, jak i obecnym – to klucz do sukcesu. Czasami jednak, mimo dobrze napisanej pierwszej wiadomości, nie otrzymujemy odpowiedzi. Co wtedy? Tu właśnie wkraczają wiadomości follow-up w szkole językowej.
Narzędzie, które może przesądzić o tym, czy zapytanie zmieni się w długoterminową współpracę, czy zostanie zupełnie zapomniane. Jak przypominać się skutecznie i profesjonalnie, nie psując relacji z klientem? Tego dowiesz się w tym artykule.
Co znajdziesz w tym artykule?
- Czym jest follow-up i dlaczego jest niezbędny?
- 5 powodów, dla których klient milczy
- Struktura skutecznych wiadomości follow-up w szkole językowej
- Najczęstsze błędy w wiadomościach follow-up
- Automatyzacja wiadomości follow-up
- Przykładowe szablony wiadomości follow-up w
- Wiadomości follow-up w szkole językowej – podsumowanie
Czym jest follow-up i dlaczego jest niezbędny?
Dane branżowe są nieubłagane. Wskazują, że aż 80% zamkniętych sprzedaży wymaga od kilku do kilkunastu kontaktów follow-up (Salesgenie). Tymczasem znaczna część sprzedawców rezygnuje już po pierwszej nieudanej próbie. W przypadku szkół językowych, gdzie decyzja o nauce języka często wymaga czasu na przemyślenie i porównanie ofert, odpowiednie prowadzenie follow-up staje się jeszcze bardziej krytyczne.
Follow-up to strategiczna kontynuacja komunikacji z potencjalnym klientem po pierwszym kontakcie. Dobry follow-up powinien być krótki, konkretny i uprzejmy.
W kontekście szkół językowych może to oznaczać:
- przypomnienie o sobie po wysłaniu oferty kursów,
- kontakt po przeprowadzonym teście poziomu,
- nawiązanie do rozmowy po dniach otwartych,
- sprawdzenie zainteresowania po przesłaniu materiałów informacyjnych,
- zapytanie o treści, które klient pobrał z Twojej strony, np. darmowy e-book.
Podsumowując jednym zdaniem, follow-up to wiadomość, którą wysyłasz do klienta, kiedy na jego ścieżce zakupowej wydarzy się coś szczególnie istotnego, co może zaważyć na podjęciu decyzji o rozpoczęciu nauki języka w szkole.
Dlaczego follow-up jest kluczowy dla szkół językowych?
Nauka języka to znacząca inwestycja czasowa i finansowa. Potencjalni uczniowie rzadko podejmują decyzję impulsywnie.
Często potrzebują:
- czasu na porównanie ofert różnych szkół,
- dopasowania terminów do swojego harmonogramu,
- przygotowania budżetu na kurs.
Bez systematycznego follow-up tracisz kontakt z osobami, które były rzeczywiście zainteresowane, ale potrzebowały więcej czasu na podjęcie decyzji.
Klient nie odpowiada? To nie znaczy „nie”! 5 powodów, dla których klient milczy.
Zrozumienie przyczyn braku odpowiedzi to pierwszy krok do skutecznego follow-up. Milczenie nie zawsze oznacza brak zainteresowania – ludzie są zabiegani, zapominają, czytają wiadomości w biegu.
Oto najczęstsze powody, dla których potencjalni uczniowie nie odpowiadają.
Przeciążenie informacyjne
Po pierwszym kontakcie klient często otrzymuje od Ciebie dużo materiałów: program kursu, cennik, regulamin, informacje o metodzie nauczania. Może się czuć przytłoczony ilością informacji i odłożyć decyzję „na później”.
Brak pilności
Nauka języka to często cel długoterminowy, a nie pilna potrzeba. Klient może być zainteresowany, ale nie czuć presji czasu.
Potrzeba konsultacji
Szczególnie w przypadku kursów dla dzieci lub kursów firmowych, decyzja wymaga uzgodnień z innymi osobami.
Lęk przed zobowiązaniem
Niektórzy potencjalni uczniowie obawiają się, że kontakt oznacza presję do szybkiej decyzji.
Zmiana priorytetów
Życie bywa nieprzewidywalne – może pojawiły się inne, pilniejsze wydatki lub zmieniła się sytuacja zawodowa.
Co zrobić, jeśli klient nie odpowiada?
- Upewnij się co się stało z Twoją wiadomością – brzmi dosyć banalnie, ale zdarza się, że wiadomości trafiają do spamu z niejasnych dla nas przyczyn. Nie bój się pytać o powód braku odpowiedzi i korzystać z innych kanałów komunikacji. Przygotowanie oferty kursów, niezależnie czy grupowych, czy indywidualnych to Wasz czas i ciężka praca.
- Znajdź pretekst do kontaktu – jeśli mimo wszystko wysłanie maila przypominającego wyda Ci się niezręczne, to znajdź inny powód. Może to być zapełniająca się grupa i ostatnie dwa wolne miejsca lub potrzeba określenia liczebności grup, aby na czas zamówić dla nich podręczniki i materiały edukacyjne.
- Wyznacz ostateczną datę – jeśli Twój klient nadal milczy, wyznacz konkretny termin, do kiedy potrzebujesz ostatecznej decyzji. Często kursanci zwlekają z decyzją do ostatniej chwili, bo uważają, że mają jeszcze czas. Wyznaczenie konkretnej daty zmotywuje ich do działania.
Struktura skutecznych wiadomości follow-up w szkole językowej
Wiadomości follow-up w szkole językowej to nieodłączny i bardzo istotny element procesu sprzedażowego, jednak wiele osób na samą myśl o napisaniu maila tego typu, napotyka wewnętrzny opór.
Z czego on wynika? Najczęściej z faktu, że nie chcemy być odebrani jako zbyt natarczywi. Na liście obaw mamy jeszcze przeświadczenie, że mail zaginie w gąszczu innych ofert oraz fakt, że najzwyczajniej nie wiemy co napisać żeby nie „spalić” istotnego dla nas tematu.
Sprawdzony schemat wiadomości follow-up
1. Nawiąż do wcześniejszego kontaktu.
„Pani Anno, kilka dni temu, po naszej rozmowie telefonicznej, przesyłałam ofertę kursu angielskiego dla dzieci…”
2. Wyraź troskę, nie presję
„Zależy nam, by każdy kursant trafił do odpowiedniej grupy i był zadowolony z nauki…”
3. Dodaj konkretną zachętę
„W razie wątpliwości chętnie zaproszę na darmową konsultację lub lekcję próbną…”
4. Zakończ wezwaniem do działania (CTA)
„Czy znajdzie Pani chwilę w tym tygodniu, żeby ustalić dogodny termin zajęć?”
Praktyczny przykład: Follow-up po wysłaniu oferty (dzień 3)
Dzień dobry Pani Marto!
Mam nadzieję, że miała Pani czas przejrzeć ofertę kursu angielskiego dla 8-latków, którą wysłałam w zeszły czwartek.
Wiem, że wybór pierwszej szkoły językowej dla dziecka to ważna decyzja. Dlatego chciałam zaprosić Panią i Zosię na bezpłatną lekcję pokazową w sobotę o 10:00. To świetna okazja, żeby Zosia poznała naszą metodę nauki przez zabawę, a Pani mogła zadać wszystkie pytania.
Czy ten termin Państwu odpowiada?
Najczęstsze błędy w wiadomościach follow-up w szkole językowej (i jak ich unikać)
Nachalność
Wysyłanie codziennych wiadomości z pytaniem „czy już się Państwo zdecydowali?” nie tylko nie pomaga, ale szkodzi.
✅ Co zrobić?
Zachowaj rytm 2–3 dni przerwy między wiadomościami i za każdym razem dodawać wartość.
Brak personalizacji
Postaraj się nawiązać do czegoś co przywoła kontekst i przypomni Wasze ostatnie spotkanie. Może to być np. rozmowa, która miała miejsce na lekcji pokazowej lub nawiązanie do konkretnej potrzeby z jaką zgłosił się klient.
Jeśli wspomnisz o tym na początku wiadomości, nie tylko pokażesz, że przykładasz wagę do jego potrzeb, ale również potrafisz na nie odpowiedzieć.
✅ Co zrobić?
Użyj imienia, nawiąż do wcześniejszego kontaktu, np. „Wiem, że zależy Pani, by córka szybko przełamała barierę językową…”
Brak jasnego celu
Częstym błędem jest brak konkretnego wezwania do działania. Nie bój się jasno określić swoich oczekiwań względem działań adresata wiadomości. Zastanów się, jakie informacje chcesz uzyskać. Pisz jasno i konkretnie, ale zachowaj przy tym uprzejmy ton komunikacji.
✅ Co zrobić?
Zakończ wiadomość wezwaniem do działania – „Czy możemy porozmawiać w środę?”, „Czy mam zarezerwować miejsce?”.
Automatyzacja wiadomości follow-up w szkole językowej. Czy warto?
Zdecydowanie tak! Jeśli masz wielu klientów i trudno pamiętać, kiedy do kogo się odezwać – pomocny będzie system do zarządzania szkołą LangLion.
Kluczowymi funkcjami, które pomogą Ci w zarządzaniu kontaktem z klientami będą:
Moduł CRM
Moduł CRM w LangLion pozwala na zarządzanie kontaktami z aktualnymi, archiwalnymi i potencjalnymi kursantami, umożliwia tworzenie notatek, planowanie i opisywanie telefonów, spotkań z klientami. Dzięki temu w jednym miejscu zgromadzisz kluczowe informacje, które później posłużą Ci do personalizacji komunikacji.
Automatyczne powiadomienia
Automatyczne powiadomienia, np. przypomnienia o zbliżających się zajęciach, informacje o zaległych płatnościach, powiadomienia o zmianach w harmonogramie pomogą zaoszczędzić Ci godziny na ręcznej wysyłce. Mogą mieć postać wiadomości systemowej, e-mail lub SMS.
Dowiedz się więcej o automatycznych powiadomieniach w Platformie LangLion!
Automatyzacja komunikacji na szerszą skalę – integracja z MailerLite
Integracja LangLion z systemem MailerLite to bardzo praktyczne rozwiązanie, które znacznie rozszerza możliwości komunikacji z klientami – również w kontekście wysyłania wiadomości follow-up w szkole językowej.
Dzięki niej możesz między innymi:
- budować zautomatyzowane ścieżki kontaktu (tzw. automations), np. po zapisie na kurs, lekcję próbną czy przesłaniu formularza,
- tworzyć segmenty odbiorców i wysyłać różne follow-upy do osób zainteresowanych angielskim dla dzieci, konwersacjami dla dorosłych czy kursami firmowymi,
- stale udoskonalać swoje wiadomości follow-up – testować tematy, treści, wezwania do działania dzięki szczegółowym statystykom.
Przykładowe szablony wiadomości follow-up w szkole językowej
Follow up nr 1
Dzień dobry/Cześć (Imię),
Dziękuję za spotkanie i poświęcony czas w (data) i rozmowę na temat (poruszane zagadnienie). Chciałbym rozpocząć pracę pracę nad/ proces (rodzaj kursu/przygotowanie umowy), abyś mógł (korzyści, które chce osiągnąć klient). Poniżej załączam formularz, który trzeba wypełnić, abyśmy mogli zacząć. Następnym krokiem jest (informacja o dalszym przebiegu procesu).
Wypełnij go proszę i wyślij najpóźniej do (data), abyśmy mogli zacząć (okres czasu).
Dziękuję,
(Podpis)
Follow up nr 2
Dzień dobry/Cześć,
Chciałbym przypomnieć o (temat). Ostatnim razem kiedy rozmawialiśmy wspominałeś, że (potrzeby klienta/ustalenia). Czy w związku z tym byłbyś w stanie (wezwanie do działania). Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz więcej informacji, jestem do dyspozycji.
Pozdrawiam,
(Podpis)
Follow up kursy firmowe
Dzień dobry,
czy miał Pan okazję przyjrzeć się (oferta) wysłanej w (data). W związku z tym, że była dosyć obszerna, poniżej zebrałem/am najważniejsze zagadnienia:
1. (Kluczowe dane nr 1) Świetny sposób na rozwiązanie (potrzeba z jaką zgłosił się klient)
2. (Kluczowe dane nr 2) Pytał Pan/i w jaki sposób można (np. sprawdzić postępy pracowników)
3. (Kluczowe dane nr 3) Efekty i opinie naszych klientów
Chciałbym skontaktować się w (data) i przedstawić rozwiązania dla (nazwa firmy). Czy ma Pan/i czas na 20 minutową rozmowę w (data i godzina).
Pozdrawiam,
(Podpis)
Wiadomości follow-up w szkole językowej – podsumowanie
Skuteczny follow-up to umiejętność, która może znacząco zwiększyć efektywność komunikacji, a co za tym idzie, również sprzedaż. Wysyłanie wiadomości follow-up w szkole językowej nie powinno kojarzyć się z natarczywością, ale z profesjonalizmem i troską o klienta.
To przypomnienie: „Jesteśmy tu, by pomóc”. W branży edukacyjnej, gdzie decyzje są emocjonalne i osobiste, ten ludzki aspekt ma ogromne znaczenie. To także element większej strategii budowania relacji i zaufania do Twojej szkoły.
Pamiętaj: follow-up to maraton, nie sprint. Budowanie relacji z potencjalnymi uczniami wymaga cierpliwości, konsekwencji i prawdziwej chęci pomocy.
Skuteczna komunikacja to proces, który zaczyna się dużo wcześniej niż pierwszy zapis i trwa znacznie dłużej niż ostatnia lekcja. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak skutecznie przyciągać i utrzymywać kursantów, pobierz bezpłatny e-book: jak zdobyć i zatrzymać kursantów w szkole językowej!
