Umowa z kursantem to jeden z najważniejszych dokumentów w szkole językowej. Dlatego tak ważne jest, żeby został przygotowany poprawnie i zgodnie z aktualnymi przepisami prawa. No właśnie – jak się do tego zabrać, o czym pamiętać i co zrobić, aby uniknąć błędów?
Dziś dowiesz się jak powinna wyglądać poprawnie przygotowana umowa z kursantem w szkole językowej! Kinga Konopelko – radca prawny i właścicielka marki Edulegal, której misją jest pomoc osobom i firmom z branży edukacyjnej w świadomym, bezpiecznym i legalnym działaniu, przedstawi ten temat w zrozumiały sposób.
Co znajdziesz w tym artykule?
- Od czego zacząć współpracę z kursantem?
- Z kim zawierać umowę?
- PESEL oraz numer dowodu osobistego w umowie
- Czy umowa ustna z kursantem jest możliwa?
- Jakie są legalne sposoby zawierania umów z kursantami?
- Jak może wyglądać umowa?
- Co powinno znaleźć się w umowie z kursantem?
- Czy umowa rozwiązuje wszystkie problemy?
- Dlaczego miałbyś wprowadzić umowy w swoim biznesie edukacyjnym?
- Czy można samodzielnie stworzyć umowę?
- Jak podpisywać umowy online w LangLion?
Od czego zacząć współpracę z kursantem?
Taką współpracę warto zacząć od dobrej umowy. Ważne, aby była ona dostosowana do specyfiki twojego biznesu. Jeśli tradycyjne, papierowe umowy cię męczą, są alternatywne, bardziej nowoczesne metody, które są równie legalne i skuteczne. Takie umowy online są coraz bardziej popularne i warto je rozważyć.
Z kim zawierać umowę?
Przy zawieraniu umowy, szczególnie jeśli pracujesz z dziećmi, kluczowe jest, aby stroną umowy była osoba dorosła posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Dziecko nie może samodzielnie być stroną umowy, choć formalnie istnieje możliwość, aby złożyło podpis, ale musi to zrobić za zgodą rodzica lub prawnego opiekuna. Zdecydowanie lepiej, aby to rodzic lub inny dorosły, np. babcia, był odpowiedzialny za wszelkie kwestie finansowe, takie jak płatności czy rozwiązywanie umowy.
W przypadku umów zawieranych z firmami dla pracowników, stroną umowy powinna być firma, aby zapewnić spójność pomiędzy fakturą a stroną umowy.
PESEL oraz numer dowodu osobistego w umowie
PESEL nie jest obowiązkowy, aby umowa była ważna, ale może okazać się przydatny w przypadku skierowania sprawy do sądu. Zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego, numer PESEL jest wymagany przy składaniu pozwu. Dlatego warto go zebrać, aby w razie potrzeby mieć możliwość szybkiego działania. Jeśli nie planujesz dochodzić spraw w sądzie, PESEL nie jest konieczny.
Numer dowodu osobistego nie może być zbierany od klienta. Zgodnie z przepisami RODO, nie ma podstawy prawnej do jego przetwarzania w takim kontekście, a jego zbieranie stanowiłoby naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.
Czy umowa ustna z kursantem jest możliwa?
Umowa ustna z kursantem, który jest konsumentem, jest możliwa, ale tylko w sytuacji, gdy zawierana jest stacjonarnie. Jednak w praktyce jest to bardzo ryzykowne. Przy dłuższej współpracy, jak w przypadku kursów, gdzie pojawiają się różne kwestie związane z zajęciami, płatnościami czy ich odwołaniem, umowa ustna nie daje pewności. Klienci mogą zapomnieć ustaleń, a w razie sporu trudno udowodnić, co zostało faktycznie uzgodnione. Dla własnego bezpieczeństwa lepiej zawsze zawierać umowę pisemną, która szczegółowo określa warunki współpracy i zminimalizuje ryzyko nieporozumień.
Jakie są legalne sposoby zawierania umów z kursantami?
Legalne sposoby zawierania umowy z kursantem obejmują:
Umowa pisemna z oryginalnym podpisem – klient podpisuje umowę osobiście, co jest najbardziej tradycyjną formą. Obejmuje to wymianę dokumentów stacjonarnie, gdzie każda ze stron podpisuje papierową wersję umowy.
Podpis kwalifikowany – to elektroniczny podpis, który ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu, ale wymaga certyfikowanego podpisu kwalifikowanego, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i formalnościami. Z tego powodu rzadko jest używany w transakcjach z konsumentami, ponieważ większość klientów go nie posiada.
Forma dokumentowa – jest to bardziej elastyczna opcja, zgodna z przepisami prawa. Obejmuje dokumenty, które pozwalają na ustalenie tożsamości stron, takie jak:
Email z akceptacją umowy – klient wyraża zgodę na warunki poprzez email.
Skan podpisanej umowy – choć nie jest to forma pisemna, nadal spełnia wymogi formy dokumentowej, kiedy klient odsyła podpisany skan umowy.
Podpis cyfrowy przez platformy do zarządzania umowami – w takich systemach klient zatwierdza umowę kliknięciem odpowiedniego przycisku, co jest formą elektronicznej akceptacji i jest w pełni legalne.
Forma dokumentowa niesie niskie ryzyko, np. w przypadku podania fałszywych danych, ale w praktyce jest to rzadkie w długofalowych relacjach, takich jak uczestnictwo w kursach.
Jak może wyglądać umowa?
Jeśli nie chcesz podpisywać klasycznej umowy, możesz oprzeć współpracę na regulaminie, który w połączeniu z ofertą lub krótką umową pełni formalną funkcję umowy. Taka forma jest w pełni zgodna z prawem, ponieważ umowa to tak naprawdę zbiór ustaleń stron, a niekoniecznie dokument z podpisem na dole.
Regulamin + krótka umowa: możesz stworzyć krótki dokument zawierający kluczowe informacje, takie jak dane klienta, warunki płatności oraz rodzaj kursu. Do tego dołączasz regulamin, który opisuje zasady współpracy, w tym kwestie związane z odwołaniami, płatnościami czy innymi technicznymi szczegółami. Regulamin można stosować do zajęć zarówno indywidualnych, jak i grupowych.
E-mail + regulamin: w przypadku krótszych, jednorazowych współprac (np. korepetycje, przygotowanie do egzaminu), zamiast umowy możesz przesłać klientowi ofertę z regulaminem do akceptacji mailem. Akceptacja warunków poprzez email lub kliknięcie linku z systemu zarządzania umowami (jak LangLion) jest również wiążąca.
W przypadku korzystania z systemów do zarządzania szkołą językową, jak LangLion, klient otrzymuje maila z linkiem do akceptacji umowy i regulaminu online. Taka akceptacja jest prawnie wiążąca i w pełni legalna, pozwalając na elastyczność i szybszy proces zawierania umowy.
Regulamin do akceptacji “checkboxa”: jeśli masz stronę internetową z opcją zakupu zajęć, klient może zarezerwować i zapłacić za zajęcia online. Przy takiej formie zakupu często stosuje się checkbox z akceptacją regulaminu i warunków sprzedaży, co jest powszechnie stosowaną metodą w e-commerce.
W przypadku korzystania z systemów zarządzania szkołą, jak LangLion, klient otrzymuje maila z linkiem do akceptacji umowy i regulaminu online. Taka akceptacja jest prawnie wiążąca i w pełni legalna, pozwalając na elastyczność i szybszy proces zawierania umowy.
Taka kombinacja regulaminu z indywidualnymi ustaleniami daje elastyczność, a jednocześnie zapewnia formalne zabezpieczenie dla obu stron.
Co powinno znaleźć się w umowie z kursantem?
Warto wprowadzić do umowy zapisy zapewniające jasność, bezpieczeństwo prawne i minimalizujące ryzyko nieporozumień lub roszczeń ze strony kursantów. Oto kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w umowie z kursantem:
Warunki płatności: powinno być jasno określone, jak i kiedy kursant ma dokonywać płatności (np. z góry, w ratach, po zakończeniu zajęć). Możesz wymagać płatności z góry, co jest w pełni legalne, a także określić, co się dzieje w przypadku opóźnienia w płatnościach.
Warunki rezygnacji i rozwiązania umowy: musi być jasno wskazane, jak kursant może wypowiedzieć umowę, np. z miesięcznym okresem wypowiedzenia. Ważne jest też, aby opisać, jakie są zasady zwrotu pieniędzy, jeśli kursant rezygnuje z zajęć wcześniej niż przewiduje to umowa. W przypadku zajęć indywidualnych warto uwzględnić zasady odwoływania zajęć przez kursanta, np. 24-godzinny termin odwołania, aby nie ponosił opłaty za nieodbyte zajęcia.
Zasady odwoływania zajęć przez szkołę: warto określić, co się dzieje, gdy szkoła musi odwołać zajęcia – czy kursanci otrzymują zwrot pieniędzy, czy zajęcia są przesuwane na inny termin. Przy zajęciach grupowych należy także przewidzieć, co się stanie, jeśli liczba uczestników spadnie poniżej określonego minimum.
Warunki akceptacji regulaminu: kursant musi wyraźnie zaakceptować warunki współpracy, np. klikając odpowiedni przycisk lub zaznaczając checkbox przy zamawianiu kursu online. Ważne jest, aby klient miał dostęp do zaakceptowanej wersji regulaminu, którą może w każdej chwili przeglądać, np. w formie PDF w mailu.
Prawo do odstąpienia od umowy: jeśli kursant jest konsumentem, musisz poinformować go o jego prawie do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, jeśli dotyczy to usług zakupionych na odległość, np. przez internet. Jeśli nie poinformujesz o tym prawie, kursant może odstąpić od umowy nawet do 12 miesięcy od jej zawarcia.
Zasady dostępu do materiałów kursu: warto określić, w jaki sposób kursant będzie miał dostęp do materiałów (np. online, przez platformę) i na jak długo.
Klauzula siły wyższej: przydatne, aby zabezpieczyć się na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń, które mogłyby uniemożliwić realizację kursu (np. klęski żywiołowe, pandemie).
Czy umowa rozwiązuje wszystkie problemy?
Umowa nie rozwiązuje wszystkich problemów, ale z pewnością pomaga w wielu kwestiach, takich jak ustalenie warunków współpracy, regulacja płatności i organizacja zajęć. Jasno określa obowiązki obu stron, co zwiększa skuteczność w egzekwowaniu umowy, szczególnie w kontekście płatności. Jednak umowa nie jest gwarancją eliminacji wszystkich problemów, takich jak brak zapłaty, gdy klient nie ma środków finansowych, nawet jeśli masz prawo pójść do sądu.
👉 Dowiedz się więcej, co zrobić jeśli kursant nie chce zapłacić!
Kluczowe zalety umowy to:
- Zwiększenie dyscypliny płatniczej – klient jest bardziej zmotywowany do przestrzegania warunków, wiedząc, że umowa formalizuje zobowiązania.
- Ułatwienie organizacji – umowa zmniejsza chaos dokumentacyjny i daje strukturę, co pomaga w sytuacjach takich jak odwołania zajęć lub regulacja grup.
- Zabezpieczenie prawne – brak regulacji o rozwiązaniu umowy może dać klientowi prawo do natychmiastowej rezygnacji. Wprowadzenie okresu wypowiedzenia chroni przed nagłym rozwiązaniem umowy.
Pomimo umowy nadal mogą wystąpić sytuacje, w których jej egzekwowanie nie przyniesie natychmiastowych rezultatów, ale jej brak zwiększa ryzyko problemów, zwłaszcza z płatnościami.
Dlaczego miałbyś wprowadzić umowy w swoim biznesie edukacyjnym?
Wprowadzenie umowy do biznesu edukacyjnego przynosi szereg korzyści, które pozwalają na bardziej efektywne i bezpieczne zarządzanie działalnością.
Posiadanie dobrze skonstruowanej umowy daje pewność, że większość kluczowych kwestii współpracy, takich jak płatności, terminy czy odwołania zajęć, jest jasno określona. To minimalizuje ryzyko nieporozumień i problemów z kursantami.
Umowa formalizuje współpracę, co daje lepszą ochronę prawną w przypadku sporów. Klient jest bardziej zobowiązany do przestrzegania warunków, wiedząc, że dokument reguluje jego obowiązki.
Posiadanie umów z kursantami świadczy o profesjonalizmie i organizacji. Klienci doceniają jasne zasady współpracy, co buduje zaufanie do twojej marki.
Umowa pomaga w wyegzekwowaniu należności, ponieważ klient, znając swoje obowiązki i podpisując umowę, jest mniej skłonny do opóźniania lub unikania płatności.
Umowa nie rozwiąże wszystkich problemów, ale z pewnością zminimalizuje ryzyko i daje lepsze narzędzia do zarządzania współpracą z kursantami.
Czy można samodzielnie stworzyć umowę?
Tworzenie samodzielnie umowy z kursantami, szczególnie z konsumentami, jest skomplikowane i ryzykowne, ze względu na liczne regulacje, które muszą być przestrzegane, takie jak zasady dotyczące klauzul niedozwolonych oraz prawa konsumentów.
Oto kluczowe powody, dla których samodzielne tworzenie takich umów może być problematyczne:
- Klauzule niedozwolone: w umowach z konsumentami, takich jak kursanci, istnieje wiele regulacji dotyczących klauzul niedozwolonych, które mogą zostać zakwestionowane przez UOKiK. Klauzule te dotyczą na przykład zbyt jednostronnych warunków, które nadmiernie obciążają klienta lub ograniczają jego prawa, np. prawo do odstąpienia od umowy.
- Brak odpowiednich informacji: niezamieszczenie obowiązkowych informacji, takich jak prawo do odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni, może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym do przedłużenia tego terminu nawet do 12 miesięcy. Klient, który nie został poinformowany o swoim prawie, ma znacznie większe uprawnienia, a szkoła może ponieść konsekwencje finansowe.
- Złożoność regulacji prawnych: przepisy dotyczące ochrony konsumentów, takie jak prawo odstąpienia od umowy, ochrona danych osobowych (RODO), oraz przepisy o klauzulach niedozwolonych, są skomplikowane i często się zmieniają. Samodzielne zrozumienie wszystkich tych regulacji oraz ich odpowiednie wdrożenie w umowie może być trudne i czasochłonne.
Dlatego też w przypadku umów z kursantami, zwłaszcza konsumentami, warto skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą od prawa konsumenckiego, aby mieć pewność, że umowa jest zgodna z prawem i nie zawiera klauzul niedozwolonych.
Klauzule niedozwolone
Klauzule niedozwolone to zapisy w umowach, które dają jednej stronie nieuzasadnioną przewagę nad drugą, często naruszając prawa konsumenta.
Oto kilka przykładów klauzul niedozwolonych, które często pojawiają się w umowach edukacyjnych, i jak można je poprawić:
- Brak zwrotu wynagrodzenia po rozwiązaniu umowy przez kursanta: klauzula typu „rozwiązanie umowy przez klienta nie skutkuje zwrotem wynagrodzenia” jest niedozwolona. Prawo konsumenta daje możliwość zwrotu części opłat, jeżeli umowa zostanie rozwiązana przed zakończeniem kursu. Aby klauzula była legalna, można wprowadzić zapis o proporcjonalnym zwrocie za niewykorzystane zajęcia.
- Odwołanie zajęć przez lektora bez podania przyczyny: zapis, że lektor może odwołać zajęcia na 24 godziny przed planowanym terminem bez uzasadnienia, jest klauzulą niedozwoloną. Poprawną wersją byłoby „lektor z ważnych przyczyn może odwołać zajęcia, informując kursanta na co najmniej 24 godziny przed terminem”. Dodanie „z ważnych przyczyn” eliminuje ryzyko nadużyć.
- Wybór sądu właściwego przez szkołę: zapis typu „wszystkie sprawy będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla siedziby szkoły” jest niedozwolony, ponieważ przepisy wymagają, by sprawy były kierowane do sądu właściwego dla miejsca zamieszkania konsumenta. Poprawny zapis to odwołanie się do ogólnych przepisów o właściwości sądowej, bez narzucania sądu z miejsca siedziby szkoły.
Samodzielne tworzenie umów często prowadzi do wprowadzania takich klauzul niedozwolonych, które mogą skutkować konsekwencjami prawnymi i sankcjami. Dlatego, aby umowy były zgodne z przepisami, warto skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą od prawa konsumenckiego.
Standardy ochrony małoletnich
Standardy ochrony małoletnich są obowiązkowe, jeśli prowadzisz działalność edukacyjną lub opiekuńczą z dziećmi poniżej 7. roku życia, zgodnie z ustawą Kamila. Wymagają one wdrożenia określonych standardów bezpieczeństwa, które muszą być udostępnione na stronie internetowej oraz w lokalu prowadzonej działalności.
Nie ma obowiązku uzyskiwania zgody ani akceptacji tych standardów od rodziców lub opiekunów. Jednak dla celów marketingowych lub informacyjnych, warto wspomnieć o wdrożeniu standardów w komunikacji z klientem, np. w mailu organizacyjnym po zakupie kursu, lub w umowie, aby podkreślić zaangażowanie w bezpieczeństwo dzieci.
Podsumowując, choć nie jest to formalnie wymagane, możesz rozważyć poinformowanie rodziców o standardach, np. poprzez link do strony z ich treścią w mailu powitalnym.
Jak podpisywać umowy online w LangLion?
Aby podpisywać umowy online w LangLion, możesz postępować według poniższych kroków:
Tworzenie umowy
W LangLion masz możliwość stworzenia dowolnej ilości umów dostosowanych do różnych grup docelowych (np. dzieci, dorośli, firmy). Umowy mogą zawierać zmienne, takie jak imię i nazwisko kursanta, numer umowy, dane rodzica, informacje o płatnościach itp., które system automatycznie uzupełnia dla każdego kursanta.
Wysyłka umowy do kursanta
Po przygotowaniu umowy, możesz przypisać ją do konkretnej grupy kursantów. System wygeneruje umowy dla każdego kursanta z tej grupy.
Wysyłasz powiadomienie na e-mail kursanta lub rodzica (jeśli kursant jest niepełnoletni) z informacją o przygotowanej umowie oraz załączonym plikiem PDF.
Akceptacja umowy przez kursanta
Kursant (lub rodzic) otrzymuje e-mail z linkiem do systemu, gdzie może przeczytać i zaakceptować umowę. Po kliknięciu „Podpisz”, akceptacja zostaje zarejestrowana w systemie.
Ważne jest, aby system umożliwiał automatyczne przypisanie umowy do konta rodzica w przypadku kursantów niepełnoletnich.
Śledzenie podpisanych umów
Po podpisaniu umowy, zarówno kursant, jak i administrator otrzymują powiadomienie e-mail z potwierdzeniem. Umowa w formacie PDF jest załączona w e-mailu, co pozwala kursantowi na dostęp do dokumentu w dowolnym momencie.
W LangLion jest możliwość sprawdzenia, kto, kiedy i z jakiego urządzenia podpisał umowę, dzięki czemu masz pełną kontrolę nad procesem podpisywania i archiwizowania dokumentów.
Zgody na przetwarzanie danych
LangLion pozwala na zbieranie zgód na przetwarzanie danych osobowych. Możesz tworzyć dowolne zgody, które kursant lub rodzic musi zaakceptować podczas pierwszego logowania. Zgody mogą być obowiązkowe lub dobrowolne, a kursant ma możliwość ich odwołania w każdej chwili.
Te funkcje umożliwiają sprawne i bezpieczne zarządzanie umowami oraz zgodami w systemie LangLion, co ułatwia prowadzenie działalności edukacyjnej.
Możesz skorzystać ze specjalnie przygotowanego poradnika, pokazującego jak w LangLion możesz w łatwy i szybki sposób tworzyć umowy kursanta. Kliknij w link i dowiedz się więcej!