Zarządzanie szkołą językową to niełatwe zadanie. Aby usprawnić pracę sekretariatu, organizację zajęć i komunikację z kursantami, warto wybrać narzędzie, które automatyzuje powtarzalne zadania i wspiera większość obszarów działalności szkoły. Poniżej przedstawiamy sześć kluczowych aspektów, na które warto zwrócić uwagę.
Co znajdziesz w tym artykule?
- Czynnik #1. Funkcjonalność systemu
- Czynnik #2. Intuicyjność systemu
- Czynnik #3. Wsparcie techniczne i rozwój
- Czynnik #4. Koszty i elastyczność abonamentu
- Czynnik #5. Dostosowanie do potrzeb szkoły
- Czynnik #6. Zrozumienie branży
- Podsumowanie – jak wybrać system do zarządzania szkołą językową?
1. Funkcjonalność systemu
System do zarządzania szkołą językową powinien przede wszystkim rozwiązywać codzienne problemy, automatyzować rutynowe zadania i porządkować procesy związane z prowadzeniem zajęć.
Przede wszystkim, zwróć uwagę na:
- Zarządzanie uczniami
Możliwość prowadzenia bazy danych, w której zapisane są szczegóły każdego kursanta – od historii kursów, przez płatności, aż po historię komunikacji (np. wiadomości e-mail, SMS-y) – ułatwi prowadzenie wszelkich działań marketingowych i pomoże zadbać o wysoki poziom satysfakcji uczniów w Twojej placówce. - Planowanie i zarządzanie zajęciami
Elastyczny kalendarz lekcji, proste przypisywanie lektorów i kursantów do grup oraz automatyczne powiadomienia o ewentualnych zmianach w grafiku (dotyczących pierwszych, odwołanych lub przesuniętych lekcji). - Płatności i fakturowanie
Sprawdź, czy system oferuje automatyczne księgowanie wpłat na podstawie przelewu bankowego lub płatności online. Postaw na rozwiązanie, które obsługuje różne metody płatności występujące w Twojej szkole, a dodatkowo automatycznie generuje i wysyła faktury. - Nauczanie online
Wbudowane narzędzia do wideokonferencji, biblioteka materiałów edukacyjnych czy testy online dają możliwość prowadzenia zajęć w formie zdalnej lub hybrydowej. - Automatyzacja komunikacji
Automatyczne wysyłanie przypomnień o zajęciach, powiadomień o płatnościach, rozsyłanie materiałów i zaproszeń na wydarzenia pomaga w utrzymaniu regularnego kontaktu z kursantami. - Automatyzacja umów
Sprawdź, czy możesz za darmo tworzyć dedykowane umowy dla kursantów i lektorów (z automatycznymi zmiennymi takimi jak np. dane kursanta, dane rodzica, cena, informacje o grupie). Upewnij się, że kursanci i lektorzy będą mogli podpisywać umowy online. - Raporty i statystyki
Analiza frekwencji, postępów w nauce, finansów czy liczby zapisów to kluczowe dane, które pomagają w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych.
Integracje
Zastanów się, czy system oferuje:
- Połączenie z platformami do nauki online (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams), aby łatwo prowadzić zajęcia online.
- Integrację z płatnościami online (np. PayU, Tpay, Stripe), co uprości obsługę finansową.
- Integrację z systemami księgowymi, a nawet z bankami w celu automatycznego pobierania danych o przelewach.
- Możliwość integracji ze stroną internetową (zapisy online, chatboty), by zwiększyć wygodę kursantów i odciążyć sekretariat.
2. Intuicyjność systemu
Najlepsze rozwiązania to takie, z których korzysta się łatwo i przyjemnie. Jeżeli administratorzy, lektorzy i kursanci będą mieli problem z poruszaniem się po oprogramowaniu, szybko wrócą do starych metod (arkusze kalkulacyjne, ręczne listy obecności).
- Intuicyjność i łatwość obsługi
Nawet najbardziej rozbudowane narzędzie musi być przyjazne dla użytkownika, z jasnym menu, czytelnymi ikonami i prostą nawigacją. - Dopasowanie pod urządzenia mobile
Aplikacja mobilna lub responsywny interfejs, który dobrze wygląda na telefonie bądź tablecie, to obecnie standard. To szczególnie ważne dla lektorów w ciągłym ruchu i dla kursantów chcących sprawdzić grafik zajęć w dowolnym miejscu.
3. Wsparcie techniczne i rozwój
Zakup nowego systemu to nie wszystko – kluczowa jest dalsza współpraca z dostawcą oprogramowania. W razie problemów na pewno chcesz otrzymać szybką pomoc lub mieć pod ręką materiały, które pomogą Ci korzystać z systemu.
Liczy się również to czy firma na bieżąco poprawia pojawiające się błędy, ale także rozwija system.
- Szybki support
Upewnij się, że w razie problemów technicznych możesz liczyć na pomoc na wysokim poziomie (np. indywidualne szkolenia wdrożeniowe, czat online czy rozmowa telefoniczna). - Baza wiedzy
Sprawdź, czy dostępna jest baza wiedzy, poradniki wideo i webinary dla klientów. Dzięki nim Twoi pracownicy łatwiej opanują obsługę nowego narzędzia. - Regularne aktualizacje i nowe funkcje
Branża edukacyjna zmienia się dynamicznie, dlatego wybierz system, którego twórcy stale pracują nad rozwojem i wprowadzają ulepszenia dostosowane do potrzeb szkół językowych.
4. Koszty i elastyczność abonamentu
Podczas porównywania ofert zwróć uwagę nie tylko na cenę wyjściową, ale też na sposób rozliczania i potencjalne opłaty dodatkowe.
- Różne modele płatności
Może to być stały miesięczny abonament, jednorazowa licencja lub prowizja zależna od liczby kursantów. - Ukryte koszty
Dopytaj, czy wsparcie techniczne, import danych czy dodatkowe funkcje wymagają dopłaty. - Prowizja za płatności online
Przelicz, ile wyniosą Cię prozwije z płatności online u dostawcy danego oprogramowania i uwzględnij to w cenie końcowej. - Cena brutto lub netto
Upewnij się, czy cena podana jest brutto (już z VAT), a nie netto. Niektóre firmy prezentują cenę netto, kusząc niższą kwotą, która w rzeczywistości okazuje się wyższa.
5. Dostosowanie do potrzeb szkoły
Nie każda szkoła językowa działa w ten sam sposób. Szukaj systemu, który zapewnia swobodę konfiguracji i posiada moduły, których faktycznie potrzebujesz.
- Różne moduły
Jeśli potrzebujesz wsparcia przy planowaniu zajęć i płatnościach online, nie musisz płacić za rozbudowany CRM. Ważne, byś mógł dowolnie włączać i wyłączać poszczególne moduły. - Rozliczenia dopasowane do skali działalności
W większych szkołach niezbędne mogą być zaawansowane raporty i integracje, w mniejszych – prostota i sprawne rozliczanie kursantów. Upewnij się, że system nie będzie obciążeniem finansowym dla Twojego biznesu. - Odpowiednie funkcje dla szkoły każdej wielkości
Nikt nie lubi zmian. Wybierz platformę, która będzie wspierać Cię od momentu startu (gdy szkoła jest mała), a następnie dopasuje się do Twoich potrzeb, gdy zaczniesz się rozwijać. - Obsługa szkół z kilkoma placówkami
Jeśli Twoja szkoła działa w kilku lokalizacjach – albo planujesz rozwój – system powinien to uwzględniać. Dzięki możliwości zarządzania wieloma placówkami w jednym systemie zyskujesz centralny dostęp do danych, przy jednoczesnym zachowaniu porządku i podziału obowiązków.
6. Zrozumienie branży
Firma tworząca system powinna wiedzieć, z czym na co dzień borykają się szkoły językowe – od zarządzania grafikami zajęć, przez komunikację z lektorami i kursantami, aż po rozliczenia i marketing:
- Doświadczenie w edukacji
Znajomość potrzeb branży przekłada się na funkcje, które faktycznie rozwiązują realne problemy właścicieli szkół językowych. - Dostosowanie do realiów
Oprogramowanie dedykowane szkołom językowym będzie zawierać rozwiązania stworzone wyłącznie z myślą o tej branży. - Liczba lat na rynku
Jeśli system jest rozwijany od wielu lat, prawdopodobnie przeszedł już wiele testów w realnych warunkach, a jego twórcy mają wiedzę o tym, jak zmieniały się potrzeby branży na przestrzeni czasu. Dzięki temu system ma niezbędne funkcje, które są potrzebne każdej szkole niezależnie od jej wielkości.
Podsumowanie – jak wybrać system do zarządzania szkołą językową?
Wybór systemu do zarządzania szkołą językową wymaga uwzględnienia 6 kluczowych czynników: funkcjonalności, intuicyjności, wsparcia technicznego, kosztów, elastyczności oraz zrozumienia branży.
Dobry system powinien automatyzować zadania, ułatwiać organizację zajęć, komunikację i rozliczenia, a także rozwijać się wraz ze szkołą. Wpływa również na profesjonalny wizerunek oraz wyższą satysfakcję kursantów.
Chcesz zobaczyć, jak LangLion może usprawnić zarządzanie Twoją szkołą językową?
Umów się na bezpłatną prezentację i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać! Od pierwszych dni korzystania z platformy, zyskasz dostęp do bezpłatnej pomocy technicznej – telefonicznej, mailowej oraz indywidualnych konsultacji. Dzięki LangLion odciążysz pracę sekretariatu, zautomatyzujesz codzienne zadania, obniżysz koszty administracyjne oraz podniesiesz jakość nauczania!