Wybierając system do zarządzania szkołą językową, warto kierować się sześcioma kluczowymi kryteriami: zakresem funkcjonalności, intuicyjnością obsługi, jakością wsparcia technicznego i podejściem dostawcy do rozwoju produktu, kosztami oraz elastycznością abonamentu, dopasowaniem do realnych potrzeb szkoły, a także zrozumieniem specyfiki branży językowej przez dostawcę.
Pamiętaj, że odpowiednio dobrane narzędzie realnie wpływa na organizację pracy szkoły.
Podsumowanie
- Wybór systemu do zarządzania szkołą powinien być oparty na 6 konkretnych kryteriach, nie na samej cenie.
- 6 kluczowych czynników, które decydują o wyborze systemu dla szkoły językowej to: funkcjonalność, intuicyjność, wsparcie techniczne, koszty, dopasowanie do potrzeb i znajomość branży.
- System powinien automatyzować powtarzalne zadania i redukować chaos organizacyjny.
- Dobrym wyborem są systemy dedykowane tylko i wyłącznie szkołom językowym, takie jak LangLion.
Co znajdziesz w tym artykule?
- 6 czynników, jakie musimy wziąć pod uwagę, wybierając system do szkoły językowej
- Czynnik #1. Funkcjonalność systemu
- Czynnik #2. Intuicyjność systemu
- Czynnik #3. Wsparcie techniczne i rozwój
- Czynnik #4. Koszty i elastyczność abonamentu
- Czynnik #5. Dostosowanie do potrzeb szkoły
- Czynnik #6. Zrozumienie branży
- Podsumowanie – jak wybrać system do zarządzania szkołą językową?
6 czynników, które warto uwzględnić wybierając system do szkoły językowej
Zarządzanie szkołą językową to niełatwe zadanie. Aby usprawnić pracę sekretariatu, organizację zajęć i komunikację z kursantami, warto wybrać narzędzie, które:
- rozwiązuje codzienne problemy,
- automatyzuje powtarzalne zadania,
- porządkuje procesy związane z prowadzeniem zajęć,
- wspiera większość obszarów działalności szkoły.
1. Funkcjonalność systemu
Przede wszystkim, zwróć uwagę na:
- Zarządzanie uczniami
Możliwość prowadzenia bazy danych, w której zapisane są szczegóły każdego kursanta – od historii kursów, przez płatności, aż po historię komunikacji (np. wiadomości e-mail, SMS-y) – ułatwi prowadzenie wszelkich działań marketingowych i pomoże zadbać o wysoki poziom satysfakcji uczniów w Twojej placówce. - Planowanie i zarządzanie zajęciami
Elastyczny kalendarz lekcji, proste przypisywanie lektorów i kursantów do grup oraz automatyczne powiadomienia o ewentualnych zmianach w grafiku (dotyczących pierwszych, odwołanych lub przesuniętych lekcji). - Płatności i fakturowanie
Sprawdź, czy system oferuje automatyczne księgowanie wpłat na podstawie przelewu bankowego lub płatności online. Postaw na rozwiązanie, które obsługuje różne metody płatności występujące w Twojej szkole, a dodatkowo automatycznie generuje i wysyła faktury. - Nauczanie online
Wbudowane narzędzia do wideokonferencji, biblioteka materiałów edukacyjnych czy testy online dają możliwość prowadzenia zajęć w formie zdalnej lub hybrydowej. - Automatyzacja komunikacji
Automatyczne wysyłanie przypomnień o zajęciach, powiadomień o płatnościach, rozsyłanie materiałów i zaproszeń na wydarzenia pomaga w utrzymaniu regularnego kontaktu z kursantami. - Automatyzacja umów
Sprawdź, czy możesz za darmo tworzyć dedykowane umowy dla kursantów i lektorów (z automatycznymi zmiennymi takimi jak np. dane kursanta, dane rodzica, cena, informacje o grupie). Upewnij się, że kursanci i lektorzy będą mogli podpisywać umowy online. - Raporty i statystyki
Analiza frekwencji, postępów w nauce, finansów czy liczby zapisów to kluczowe dane, które pomagają w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych. - API
API to narzędzie umożliwiające bezpieczną i automatyczną wymianę danych między systemem do zarządzania szkołą, a innymi aplikacjami, z których korzysta Twoja szkoła. To rozwiązanie pozwala na pełną integrację z narzędziami księgowymi, marketingowymi, systemami płatności czy platformami e-learningowymi, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych i automatyzując kluczowe procesy w Twojej placówce.
Integracje
Zastanów się, czy system oferuje:
- Połączenie z platformami do nauki online (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams), aby łatwo prowadzić zajęcia online.
- Integrację z płatnościami online (np. PayU, Tpay, Stripe), co uprości obsługę finansową.
- Integrację z systemami księgowymi, a nawet z bankami w celu automatycznego pobierania danych o przelewach.
- Możliwość integracji ze stroną internetową (zapisy online, chatboty), by zwiększyć wygodę kursantów i odciążyć sekretariat.
2. Intuicyjność systemu
Najlepsze rozwiązania to takie, z których korzysta się łatwo i przyjemnie. Jeżeli administratorzy, lektorzy i kursanci będą mieli problem z poruszaniem się po oprogramowaniu, szybko wrócą do starych metod (arkusze kalkulacyjne, ręczne listy obecności).
- Intuicyjność i łatwość obsługi
Nawet najbardziej rozbudowane narzędzie musi być przyjazne dla użytkownika, z jasnym menu, czytelnymi ikonami i prostą nawigacją. - Dopasowanie pod urządzenia mobilne
Aplikacja mobilna lub responsywny interfejs, który dobrze wygląda na telefonie bądź tablecie, to obecnie standard. To szczególnie ważne dla lektorów w ciągłym ruchu i dla kursantów chcących sprawdzić grafik zajęć w dowolnym miejscu.
3. Wsparcie techniczne i rozwój
Zakup nowego systemu to nie wszystko – kluczowa jest dalsza współpraca z dostawcą oprogramowania. W razie problemów na pewno chcesz otrzymać szybką pomoc lub mieć pod ręką materiały, które pomogą Ci korzystać z systemu.
Liczy się również to czy firma na bieżąco poprawia pojawiające się błędy, ale także rozwija system.
- Szybki support
Upewnij się, że w razie problemów technicznych możesz liczyć na pomoc na wysokim poziomie (np. indywidualne szkolenia wdrożeniowe, czat online czy rozmowa telefoniczna). - Baza wiedzy
Sprawdź, czy dostępna jest baza wiedzy, poradniki wideo i webinary dla klientów. Dzięki nim Twoi pracownicy łatwiej opanują obsługę nowego narzędzia. - Regularne aktualizacje i nowe funkcje
Branża edukacyjna zmienia się dynamicznie, dlatego wybierz system, którego twórcy stale pracują nad rozwojem i wprowadzają ulepszenia dostosowane do potrzeb szkół językowych.
4. Koszty i elastyczność abonamentu
Podczas porównywania ofert zwróć uwagę nie tylko na cenę wyjściową, ale też na sposób rozliczania i potencjalne opłaty dodatkowe.
- Różne modele płatności
Może to być stały miesięczny abonament, jednorazowa licencja lub prowizja zależna od liczby kursantów. - Ukryte koszty
Dopytaj, czy wsparcie techniczne, import danych czy dodatkowe funkcje wymagają dopłaty. - Prowizja za płatności online
Przelicz, ile wyniosą Cię prowizje z płatności online u dostawcy danego oprogramowania i uwzględnij to w cenie końcowej. - Cena brutto lub netto
Upewnij się, czy cena podana jest brutto (już z VAT), a nie netto. Niektóre firmy prezentują cenę netto, kusząc niższą kwotą, która w rzeczywistości okazuje się wyższa.
5. Dostosowanie do potrzeb szkoły
Nie każda szkoła językowa działa w ten sam sposób. Szukaj systemu, który zapewnia swobodę konfiguracji i posiada moduły, których faktycznie potrzebujesz.
- Różne moduły
Jeśli potrzebujesz wsparcia przy planowaniu zajęć i płatnościach online, nie musisz płacić za rozbudowany CRM. Ważne, byś mógł dowolnie włączać i wyłączać poszczególne moduły. - Rozliczenia dopasowane do skali działalności
W większych szkołach niezbędne mogą być zaawansowane raporty i integracje, w mniejszych – prostota i sprawne rozliczanie kursantów. Upewnij się, że system nie będzie obciążeniem finansowym dla Twojego biznesu. - Odpowiednie funkcje dla szkoły każdej wielkości
Nikt nie lubi zmian. Wybierz platformę, która będzie wspierać Cię od momentu startu (gdy szkoła jest mała), a następnie dopasuje się do Twoich potrzeb, gdy zaczniesz się rozwijać. - Obsługa szkół z kilkoma placówkami
Jeśli Twoja szkoła działa w kilku lokalizacjach – albo planujesz rozwój – system powinien to uwzględniać. Dzięki możliwości zarządzania wieloma placówkami w jednym systemie zyskujesz centralny dostęp do danych, przy jednoczesnym zachowaniu porządku i podziału obowiązków.
W praktyce oznacza to, że szkoła, która „jakoś działała” we wcześniejszych latach, może mieć zbyt cienką marżę po wzrostach kosztów w 2025-2026 oraz zbyt słabą widoczność w wyszukiwarce lub na rynku lokalnym.
Przy wyborze systemu do zarządzania szkołą językową nie zaczynałabym od porównywania funkcji czy zestawiania cenników. Właścicielki szkół są dziś zmęczone nadmiarem ręcznej pracy i ciągłym gaszeniem pożarów. Dlatego najpierw warto spokojnie i uczciwie przyjrzeć się swoim procesom: planowaniu zajęć, umowom, rozliczeniom czy komunikacji z kursantami. Z mojego doświadczenia to właśnie tam najczęściej uciekają czas i energia.
Szkoła nie musi wiedzieć, jak rozwiązać te problemy, ale powinna rozumieć, co ją blokuje. Doświadczony dostawca systemu powinien potrafić przeanalizować te wyzwania i zaproponować konkretne usprawnienia oraz automatyzacje dopasowane do modelu działania szkoły.
W LangLion zaczynamy od takiej diagnozy. Najpierw poznajemy sposób pracy szkoły, jej specyfikę, wyzwania i cele. Dopiero potem rekomendujemy rozwiązania, które realnie porządkują codzienną organizację pracy. Dla nas najważniejszy cel systemu do zarządzania szkołą językową to odciążyć właścicielkę od codziennej administracji i dać jej przestrzeń na świadome rozwijanie szkoły.
Anna Ćwiklińska, Head of Growth w LangLion
6. Zrozumienie branży
Firma tworząca system powinna wiedzieć, z czym na co dzień borykają się szkoły językowe – od zarządzania grafikami zajęć, przez komunikację z lektorami i kursantami, aż po rozliczenia i marketing:
- Doświadczenie w edukacji
Znajomość potrzeb branży przekłada się na funkcje, które faktycznie rozwiązują realne problemy właścicieli szkół językowych. - Dostosowanie do realiów
Oprogramowanie dedykowane szkołom językowym będzie zawierać rozwiązania stworzone wyłącznie z myślą o tej branży. - Liczba lat na rynku
Jeśli system jest rozwijany od wielu lat, prawdopodobnie przeszedł już wiele testów w realnych warunkach, a jego twórcy mają wiedzę o tym, jak zmieniały się potrzeby branży na przestrzeni czasu. Dzięki temu system ma niezbędne funkcje, które są potrzebne każdej szkole niezależnie od jej wielkości.
Podsumowanie – jak wybrać system do zarządzania szkołą językową?
Wybór narzędzia do zarządzania szkołą językową wymaga uwzględnienia 6 kluczowych czynników: funkcjonalności, intuicyjności, wsparcia technicznego, kosztów, elastyczności oraz zrozumienia branży.
Dobry system powinien automatyzować zadania, ułatwiać organizację zajęć, komunikację i rozliczenia, a także rozwijać się wraz ze szkołą. Wpływa również na wizerunek szkoły oraz satysfakcję kursantów.
Jeśli zastanawiasz się, jak LangLion może wesprzeć Twoją szkołę językową, umów się na bezpłatną prezentację!