Koniec ferii oznacza tylko jedno – start nowych semestrów w szkołach językowych. Podczas kiedy Wasi kursanci przebywali na zasłużonym wypoczynku, my zastanawialiśmy się jak ulepszyć funkcjonalności na naszej Platformie, żeby była jeszcze bardziej intuicyjna i zautomatyzowana. Tym razem zamiast dodawać kolejne rozwiązania, postanowiliśmy ulepszyć już te istniejące. Zobaczcie więc, jakie zmiany czekają na Was w LangLion!

Import płatności – automatyczne tworzenie transakcji

Automatyzacja procesów w szkole językowej to główna myśl, która przyświeca nam przy wprowadzaniu wszelkich zmian. Chcemy żeby LangLion odciążał Was jak tylko jest to możliwe, zwłaszcza teraz kiedy Wasze zaangażowanie często potrzebne jest w innych czynnościach niż praca administracyjna. Na pewno więc ucieszy Was informacja, że w module Finanse, poza importem płatności i ręcznym tworzeniem transakcji, pojawiła się teraz również opcja automatycznego tworzenia transakcji. W jaki sposób możecie ją wykorzystać? Po zaimportowaniu pliku, wpłaty Waszych kursantów zostaną przypisane do trzech kategorii:

1. Do rozwiązania

W tej zakładce pojawią się przelewy, które na podstawie numeru rachunku, zostały przypisane do kursanta, który nie jest zapisany do żadnej z utworzonych grup, bądź uczęszcza na zajęcia do więcej niż jednej grupy. Za pomocą szczegółów wpłaty możecie przypisać przelew do wcześniej utworzonej transakcji, bądź utworzyć nową, już opłaconą, transakcję za pomocą funkcji „Dodaj transakcję”. Z tego miejsca macie również możliwość wystawienia faktury, bądź całkowitego usunięcia przelewu.

2. Niedopasowane

Znajdziecie tu przelewy, których system nie mógł dopasować do żadnego z kursantów z dwóch powodów: nie jest do nich przypisany żaden numer konta lub ten sam nr konta przypisany jest do wielu użytkowników, np. jeden rodzic opłaca naukę więcej niż jednego dziecka. Tutaj z kolei, za pomocą szczegółów wpłat macie możliwość przypisania konta do użytkownika, ponownego zaimportowania wpłaty, lub również, tak jak w poprzednim wypadku, usunięcia przelewu.

Jeśli z kolei przelew został zrealizowany przez firmę, która korzysta z Waszych kursów macie możliwość: przypisania wpłaty do utworzonej transakcji, stworzenie nowej transakcji/faktury lub usunięcie wpłaty.

3. Dopasowane

Ostatnia zakładka, która wymaga najmniej Waszego nakładu pracy 😉
To tutaj znajdziecie wszystkie przelewy, które zostały dopasowane do kursantów na podstawie wcześniej uzupełnionego numeru konta. Dobrą wiadomością jest również fakt, że jeśli kursant nie ma wcześniej wpisanej transakcji do opłacenia, nie musicie jej wpisywać ręcznie. System sam doda opłaconą już transakcję, przypisaną do grupy, do której uczęszcza dany kursant. Tutaj dodatkowymi opcjami jest wystawienie faktury, bądź usunięcie przelewu.

Automatyczne tworzenie faktur

Kolejna nowość w imporcie platności, która powstała na życzenie naszych użytkowników i znacznie ułatwi i zautomatyzuje pracę w module Finanse. Przy okazji korzystania z opcji automatycznego tworzenia transakcji, macie również do dyspozycji automatyczne tworzenie faktur! Jak to działa? Dzięki wcześniej wspomnianej zakładce „Dopasowane”. Do wszystkich wpłat, które tutaj trafiają, oprócz automatycznie utworzonej transakcji, zostaną również utworzone faktury. Wystarczy zaznaczyć dodatkową opcję „Automatyczne tworzenie faktur” i wybrać domyślną numerację jaką chcielibyście zastosować.

Pewnie myślicie, że to koniec tego co możemy zrobić automatycznie, ale tu Was zaskoczę, bo nie! Naszą nową opcję możemy połączyć z dostepną już funkcją „Automatyczne wysyłanie faktur/ dokumentów kasowych na adres e-mail użytkownika”. A więc faktury, od razu po utworzeniu, będą wysyłane do Waszych kursantów! I jak Wam się podoba takie rozwiązanie? 😉

Szczegółowy przewodnik znajdziecie tutaj: https://help.langlion.com/pl/przewodniki-po-systemie/finanse/import-platnosci/

Umowa kursanta – ułatwienia dla uczestników kursu

Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nie musiał setki razy prosić, przypominać i pilnować swoich kursantów z podpisywaniem umów na czas. Na szczęście w naszych aktualizacjach znalazło się miejsce na rozwiązanie dla tych najbardziej opornych. Teraz wysyłając kursantowi umowę drogą mailową, w wiadomości pojawi się przycisk „Podpisz”. Klikając, uczestnik Waszych kursów, automatycznie zostanie przeniesiony do Panelu Kursanta w celu podpisania dokumentu. Teraz, żadna wymówka Wam nie straszna 😉

Szczegółowy przewodnik dotyczący tworzenia umowy kursanta znajdziecie tutaj: https://help.langlion.com/pl/przewodniki-po-systemie/sekretariat/tworzenie-umowy-kursanta/

Dokumenty kasowe – nowy szablon

W naszych tegoroczych aktualizacjach nie mogło zabraknąć również zmian czysto kosmetycznych, które są nie mniej istotne dla Waszego komfortu pracy niż pozostałe. Dlatego powstał nowy wzór dokumentów kasowych. Stworzyliśmy go na wzór transakcji, dzięki czemu nowy szablon będzie bardziej przejrzysty i czytelny, a cały system spójny wizulanie. W nowym dokumencie kasowym macie funkcje umożliwiająca zmiany numeracji, również przy dokumentach już uprzednio wystawionych.

Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej na temat dokumentów kasowych, klikajcie tutaj: https://help.langlion.com/pl/przewodniki-po-systemie/finanse/dokumenty-kasowe/

Rezerwacje w grupach – zmiana statusu

Kolejna funkcja, która poprawi ergonomię Waszej pracy. LangLion umożliwia Wam podział kursantów na trzy listy: zapisani, rezerwacja i oczekujący. Do tej pory, aby zmienić status kursanta trzeba było to robić z poziomu zakładki „Grupy”. Aby ułatwić Wam zapisy postanowiliśmy wprowadzić małą zmianę. Teraz status Waszego kursanta możesz łatwo zmienić z poziomu zakładki „Kursanci” – „Grupy”. Wystarczy kliknąć na ikonę gwiazdki i wybrać odpowiedni status. Gotowe! Mała rzecz, a cieszy. 🙂

Wskazówka: Funcja ta, jest włączana na życzenie szkoły, więc jeśli chcecie z niej korzystać, piszcie do nas na support@langlion.com

Resztę funkcji poznacie w naszym przewodniku: https://help.langlion.com/pl/przewodniki-po-systemie/sekretariat/rezerwacje-w-grupach/

Dane bilingowe – nowe opcje

Dzięki danym bilingowym w systemie, macie możliwość wystawiania faktur na inne dane, niż dane kursanta zapisane w LangLion. Umożliwia to łatwe oddzielenie danych, które powinny znajdować się na Platformie i danych niezbędnych do wystawienia dokumentów finansowych. Od teraz macie również możliwość wpisania oddzielnego adresu mailowego, na który dokumenty te będą dostarczane. Dzięki temu ułatwicie oddzielenie kursantowi komunikacji dotyczącej kursu i kwestii finansowych należących np. do firmy, na która dana faktura jest wystawiana.

Chcecie zobaczyć jak zmienić i uzupełnić dane bilingowe. Kliknijcie tutaj: https://help.langlion.com/pl/przewodniki-po-systemie/sekretariat/dane-bilingowe/

Przypisywanie kursanta do grupy – ułatwienia

Jest to jedna z najbardziej podstawowych funkcji, bez których zarządzanie grupą nie byłoby możliwe. Dlatego tutaj również postanowiliśmy wprowadzić zmiany, które mają za zadanie ułatwić Wam codzienną pracę. Przy dodawaniu kursanta do grupy, w której zajęcia już trwają, konieczne jest przypisanie mu daty dołączenia do grupy. Do tej pory, aby to zrobić, niezbędne było kliknięcie w rozwijane menu po prawej stronie okna oraz wybranie funkcji „Edytuj dane kursanta w grupie”. Teraz macie możliwość zmiany dat, bezpośrednio na karcie „Grupy”. Musicie jedynie klikąć „Data zapisania” i wybrać odpowiednią datę. Poniżej możecie zobaczyć jak to wygląda w chwili obecnej:

Wszystkie informacje na temat przypisywania kursantów do grupy znajdziecie tutaj: https://help.langlion.com/pl/przewodniki-po-systemie/sekretariat/przypisywanie-kursanta-do-grupy/

Koniec nowości, ale tylko na ten moment, bo już pracujemy nad kolejnymi. Jak to powiedział Patryk Chmielewski na naszym dzisiejszym Q&A: „Przestaniemy dopiero jak będziecie pić drinki z palemką, a LangLion sam będzie parzył kawę.” Żarty, żartami, ale dostarczyliście nam dzisiaj dużo inspiracji, za co serdecznie dziękujemy! Do usłyszenia wkrótce 😉