Co robić, kiedy kursant nie płaci?

Brak wpłat od kursantów to problem, z którym boryka się każda szkoła. Oto kilka pomysłów, jak sobie z nim radzić.

1. Bądź mądry przed szkodą

Wielu trudnych sytuacji z niepłacącymi kursantami da się uniknąć, jeżeli odpowiednio się przed nimi zabezpieczysz.

Dobrze skonstruowana umowa z kursantem –warto zamieścić w niej punkt mówiący o tym, że rezygnacja z kursu nie zwalnia z wniesienia opłaty (np. za zajęcia, które odbywały się do chwili złożenia wypowiedzenia przez słuchacza). Jeżeli wolisz rozwiązanie bardziej elastyczne z punktu widzenia kursantów, możesz umieścić w niej okres wypowiedzenia (np. 1-miesięczny).

Przypomnienia – warto standardowo wysyłać SMS lub mail z przypomnieniem o zbliżającym się terminie wpłaty. Z informacji, jakie otrzymujemy od wielu szkół wynika, że najbardziej skuteczne jest wysyłanie SMS.

Odliczanie rabatów tylko od ostatniej raty – to z jej ściąganiem najczęściej są kłopoty, lepiej więc, by była jak najniższa. Jednocześnie, jeśli klient zrezygnuje nam przed końcem kursu, nie otrzyma bonifikaty.

Informacje o płatności – upewnij się, że kursanci mają pełny dostęp do danych do przelewu (nazwa szkoły, numer konta i kwota) i że wiedzą, co powinno znaleźć się w tytule przelewu.

Elastyczne formy płatności – możliwość płacenia zarówno przelewem, jak i gotówką powinna być standardem. Jeżeli dużo osób dopytuje się o możliwość płacenia kartą, warto rozważyć wprowadzenie również tego rozwiązania.

Konsekwencja i przewidywalność – te cechy powinny odnosić się do twoich kontaktów z kursantami. Należy bardzo pilnować dat płatności i reagować od razu, gdy dochodzi do jakiegoś opóźnienia. Klient powinien mieć świadomość, że jeśli nie zapłaci, szkoła podejmie kroki w celu odzyskania należności.

Daj ostatnią szansę – zawsze warto dążyć do ugodowego rozwiązania. Dlatego zanim przystąpisz do kroków formalnych, wyślij jeszcze jeden SMS, napisz mail z przypomnieniem lub zadzwoń. Jeżeli kursant będzie chciał rozłożyć płatność w czasie – bądź elastyczny. Może to tylko przejściowe trudności, a po ich rozwiązaniu ta osoba zostanie jeszcze w twojej szkole na kolejnych kursach?

2. Gdy kursant nie płaci

Jeżeli mimo naszych starań dojdzie do sytuacji, w której kursant nie chce zapłacić należnych nam pieniędzy, trzeba podjąć bardziej zdecydowane kroki w celu ich odzyskania.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty – nie ma ono znaczenia w sensie prawnym, ale często jest skuteczne. Pozwala zasygnalizować, że etap łagodnej perswazji jest już zakończony, a następnym krokiem będzie złożenie pozwu do sądu. W Internecie znajdziesz wiele gotowych wzorów takiego pisma. Pamiętaj, że za zwłokę należą ci się również odsetki ustawowe!

Oficjalne pismo z kancelarii prawnej – w przypadku, gdy z płatnością zalega nie osoba prywatna, tylko firma, o pomoc w odzyskaniu należności można poprosić kancelarię prawną. Po takie rozwiązanie warto sięgnąć, gdy zaległość dotyczy większych kwot.

Złożenie pozwu do sądu – jeżeli próby porozumienia się z dłużnikiem nie dały efektu, kolejnym krokiem jest złożenie przeciwko niemu pozwu do sądu o wydanie nakazu zapłaty. Sąd w większości przypadków wyda taki nakaz na podstawie analizy dokumentów, bez obecności stron i przeprowadzenia rozprawy. Dojdzie do niej tylko wtedy, gdy sąd będzie miał jakieś wątpliwości lub gdy dłużnik zgłosi zarzuty wobec nakazu zapłaty.

3. Faktoring, czyli zapomnij o problemie z płatnościami

Opisane wyżej metody są skuteczne, ale zabierają dużo czasu. Ciekawą alternatywą wobec nich może być faktoring. Polega on na tym, że zapisując się do szkoły kursant podpisuje umowę z instytucją finansową (np. bankiem) świadczącą takie usługi. Od tej pory to na jej konto przelewa opłaty za kurs i to ona bierze na siebie ewentualne egzekwowanie należności. Szkoła rozlicza się natomiast bezpośrednio z bankiem. Oczywiście korzystanie z usługi faktoringu wiąże się z kosztami, jednak w przypadku dużych szkół, gdzie i skala zadłużeń klientów jest większa, może się to opłacić.

A jak wy radzicie sobie z nierzetelnymi kursantami?