W życiu codziennym, praktycznie na każdym kroku mamy do czynienia z umowami. Prowadząc szkołę językową, również są one jednym z ważniejszych aspektów i kluczem do udanej współpracy pomiędzy placówką a kursantem. Powinna ona jasno i precyzyjnie określać zasady współpracy pomiędzy obiema stronami. Dlatego dzisiaj, napiszemy co nieco o funkcji, za pomocą której generowanie umów stanie się dużo prostsze i szybsze.
W każdym szablonie umowy tworzone są luki, aby wypełnić je zmiennymi danymi jak np. dane kursanta. Edytor dokumentów na Platformie LangLion, pozwala na automatyczne wypełnienie tych luk. Zanim jednak do tego przystąpimy, pierwszym krokiem jest stworzenie szablonu numeracji, a kolejnym szablonu umowy kursanta. Dużym plusem jest fakt, że szablon tworzymy tylko raz, a później dodajemy go kolejnym kursantom.
Jak stworzyć szablon umowy kursanta?
W menu „Sekretariat” z poziomu zakładki „Dokumenty”, wybieramy „Umowy kursantów” i klikamy w opcję „Utwórz nowy szablon”. Tworząc szablon umowy, należy pamiętać o wpisaniu nazwy dokumentu, po czym wprowadzamy treść i zamiast luk stosujemy zmienne.
Zmienne, mają za zadanie pobranie określonych danych kursanta na umowę. Opcje zmiennych dostępne są nad edytorem tekstowym dokumentu. Do wyboru mamy zarówno imię i nazwisko, jak i NIP, język grupy czy nazwę grupy. Na końcu przypisujemy umowę danemu kursantowi.
Jak przypisujemy umowę kursantowi?
Po wyszukaniu odpowiedniego kursanta, któremu chcemy przypisać umowę, z poziomu zakładki „Dokumenty”, dodajemy dokument. Następnie w nowym oknie wybieramy odpowiednie informacje (np. grupę) oraz szablon umowy (szablonów może być kilka).
Kończąc cały proces, Platforma daje nam możliwość wysłania gotowej umowy w mailu. Kursant w każdej chwili może mieć dostęp do swojej umowy, również z poziomu Panelu Kursanta.
Pozostałe funkcje i możliwości związane z generowaniem umowy kursanta, zostały szczegółowo opisane w poniższym linku:
http://help.langlion.com/pl/przewodniki-po-systemie/sekretariat/tworzenie-umowy-kursanta/
Dlaczego uważamy, że umowa jest taka ważna? Bo często, źle skonstruowana, może przynieść nam więcej szkody niż pożytku. Z drugiej strony jest ona niezbędna, aby ułożyć reguły współpracy i narzucić pewne standardy. Innym plusem podpisywania umów, jest fakt, że dzięki temu budujemy zaufanie. Wpływa to pozytywnie na wizerunek szkoły oraz poczucie bezpieczeństwa naszych kursantów.
Pamiętajcie, że znajdziecie nas również na Facebooku @langlion oraz na Instagramie @langlion_platform. Tam możecie na bieżąco śledzić newsy dotyczące LangLiona 🙂