Szampańska zabawa za nami, powoli wracacie do pracy w swoich szkołach językowych. Nasz dział techniczny już pod koniec roku przygotował przydatne zmiany na Platformie LangLion. Między innymi pojawiła się zupełnie nowa funkcja ewidencjonowania kosztów, uzupełniająca moduł Finansów. Poruszyliśmy także kwestie związane z rozliczaniem lektora czy przypisywaniem kursantów do kont rodziców. Zachęcamy do zapoznania się z aktualizacją.
Ewidencjonowanie kosztów
W odpowiedzi na potrzeby naszych klientów, stworzyliśmy zupełnie nową funkcję, która uzupełnia moduł Finansów. Od dzisiaj możesz ewidencjonować koszty w swojej szkole językowej. Masz do wyboru trzy rodzaje kosztów:
- Amortyzacyjny
Amortyzacja polega na systematycznym odliczaniu danej kwoty w koszty firmy za zakup środka trwałego, aż do całkowitego jego zużycia.
Możesz skorzystać z tej formy księgowania, jeżeli posiadasz środki trwałe:
- których wartość przekracza 3500 zł,
- będące własnością lub współwłasnością dokonującego amortyzacji,
- nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,
- kompletne i zdatne do użytku, ale w takim znaczeniu, w jakim będzie spełniał określoną funkcję w prowadzonej przez podatnika działalności.
Pamiętaj, że amortyzacja rozpoczyna się w miesiącu następującym po miesiącu zakupu i wprowadzeniu tego środka do ewidencji środków trwałych. Natomiast ujęcie przedmiotu w ewidencji powinno nastąpić nie później niż w miesiącu rozpoczęcia jego używania.
- Cykliczny
Jeżeli Twoje koszty powtarzają się co miesiąc, na przykład czynsz za wynajem biura, możesz zaznaczyć cykliczny koszt. Wybierasz zakres dat, w którym ponosisz dany koszt i dzięki temu jest on automatycznie dodany do listy wydatków.
- Jednorazowy
Masz oczywiście możliwość dodania kosztu jednorazowego, np. zakupu tuszów do drukarki. Możesz dodawać kolejne wydatki, klikając Dodaj następny.
Bardzo łatwo wyfiltrujesz swoje koszty po dacie, nazwie, a nawet po uwagach oraz usuniesz pozycje (w przypadku kosztu cyklicznego możesz wykorzystać dodatkowy przycisk Usuń wszystkie).
Co istotne, funkcja ewidencjonowania kosztów jest powiązana z rozliczeniami grup i lektorów. Po przegenerowaniu zajęć, koszty pojawiają się na liście. Jeśli dokonasz zmian, np. w wysokości stawek lektorów lub po zmianie statusu lekcji (np. odwołasz zajęcia) i przegenerujesz zajęcia, system automatycznie zmienia Twoje koszty. Zawsze możesz podejrzeć na liście, jakie koszty ponosisz za konkretne lekcje.
Z funkcji ewidencjonowania kosztów mogą skorzystać klienci posiadający moduł Finanse. Aby rozpocząć korzystanie z Finansów i nowego modułu, skontaktuj się z nami sales@langlion.com +48 501 874 88 / +48 22 868 06 52.
Odświeżenie raportu „Finanse – bilans miesięczny”
Zmianie uległa nazwa raportu na Finanse – wyniki miesięczne. Dodatkowo wprowadziliśmy nową kolumnę Koszt całkowity, która generuje się na podstawie danych z modułu kosztowego.
Dodawanie załączników do faktur przy rozliczaniu firm
Od dzisiejszej aktualizacji możesz wysłać do firm faktury wraz z załącznikami. Po rozliczeniu firmy możesz wysłać fakturę VAT w formie PDF na e-mail. Pojawia się wtedy pytanie, czy chcesz wysłać również załącznik do tej faktury (patrz poniżej).
Zobacz w naszym przewodniku:
Wybór fontów w edytorze mailingu
Zgodnie z Waszymi sugestiami, dodaliśmy możliwość wyboru rodzaju fontu w mailingu. Od dziś możesz bardziej spersonalizować swój mailing za pomocą różnych czcionek. Pamiętaj jednak, żeby pasowały one do Twojej identyfikacji wizualnej.
Rozliczanie umów lektora poniżej 200 zł brutto ze stawką godzinową
Jakiś czas temu, usprawniliśmy rozliczanie ryczałtowe umów lektora, na których kwota wynagrodzenia brutto nie przekracza 200 złotych. Jest to specyficzna sytuacja z księgowego punktu widzenia. W tej sytuacji, przy rozliczaniu lektora wystarczy wybrać opcję Podatek zryczałtowany.
Należy jednak pamiętać o jednym ważnym wyjątku. Podatek w formie ryczałtu w wysokości 18 procent przychodu, można potrącać tylko od umów z wynagrodzeniem ustalanym miesięcznie, a nie według stawki godzinowej, nawet jeśli wynagrodzenie to nie przekroczy miesięcznie kwoty 200 zł brutto. W tej sytuacji należy rozliczyć lektora na zasadach ogólnych, odklikając Podatek zryczałtowany.
Przypisywanie kont kursantów do jednego konta rodzica
Do tej pory, należało utworzyć oddzielne konto rodzica do każdego konta dziecka, natomiast teraz możesz z łatwością przypisać kilka kont kursantów do konta jednego rodzica. Dzięki temu, rodzic z jednego konta ma dostęp do e-dziennika wszystkich swoich dzieci, będących kursantami w Twojej szkole. Aby rozpocząć korzystanie z nowej funkcji, należy przejść do Konfiguracji systemu w Sekretariacie i zaznaczyć Możliwość łączenia kont.
Ponadto zawsze możesz szybko sprawdzić, z kim kursant jest połączony dzięki informacji Połącz konta w ogólnych danych kursanta.
Odświeżanie generatora zajęć po edycji zajęć na kalendarzu
Jeżeli zajdzie potrzeba odwołania zajęć, możesz to łatwo zrobić w widoku kalendarza. Po dokonaniu zmian, system automatycznie przegeneruje zajęcia i doda nowe lekcje. Możesz tego dokonać z poziomu Sekretariatu.
Zobacz w naszym przewodniku, jak odwołać wszystkie zajęcia w danym dniu na widoku kalendarza?
Masowy eksport ocen z grup do arkusza kalkulacyjnego
Lektorzy wystawiają dużą ilość ocen, które wpisują w kolumnach – na swoich kontach, dlatego warto na początek stworzyć schematy kolumn ocen. By usprawnić pracę i zwiększyć ich przejrzystość, na Platformie pojawił się nowy raport Grupy – średnie ocen w schematach kolumn z ocenami. Dzięki niemu możesz z łatwością zapisać na swój komputer oceny wszystkich kursantów w danej grupie, za pomocą możliwości eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego.
Wysyłka danych dostępowych za pomocą wiadomości SMS
Po dodaniu nowego kursanta, warto wysłać mu dane dostępowe do dziennika elektronicznego. Do tej pory można było to zrobić za pośrednictwem e-mail, od teraz możesz wysłać także wiadomość SMS. Jest to skuteczna forma komunikacji, ponieważ masz pewność, że zostanie przeczytana szybciej niż wiadomość na skrzynce pocztowej.
Zawsze masz do wyboru dwa rodzaje SMS:
- ECO – w nazwie nadawcy wyświetla się losowy numer,
- PRO – nazwa Twojej szkoły w polu nadawcy.
Aby skorzystać w tej funkcji, musisz mieć doładowane konto SMS (z poziomu Sekretariatu). Dowiedz się więcej na temat wiadomości SMS, zobacz przewodnik.
Księgowanie każdej wpłaty rozliczanej z góry
Kursanci mają możliwość opłacenia z góry określonej liczby godzin zajęć. Kwota do zapłaty jest przeliczana na podstawie stawki za zajęcia. Do tej pory nie można było zaksięgować wpłaty, która różniła się od iloczynu ceny i liczby lekcji. Dział techniczny wprowadził usprawnienie, polegające na możliwości wprowadzenia i zaksięgowania dowolnej kwoty opłaconej z góry. Dzięki temu, kursant może opłacić zajęcia nierówną kwotą, a sekretariat może bez problemu ją zaksięgować. Nadwyżka przechodzi do salda.
Sprawdź, jak rozliczać kursantów z góry w naszym przewodniku.
Kwoty salda przy rozliczaniu godzinowym z góry
Przy rozliczaniu kursantów godzinowym z góry, pojawiają się dwie kwoty (patrz obrazek). Na czerwono wyświetla się kwota za nieopłacone lekcje, w których kursant brał udział, natomiast na zielono oznacza się saldo, czyli kwota, która może być nadpłacona.
