Gdy dopiero zaczynasz pracę z liczbami, nie ma sensu skupiać się na bardzo dużej liczbie wskaźników.
Jeśli do tej pory w ogóle nie mierzyłeś jakichkolwiek danych w swojej szkole, zdecydowanie najlepszą opcją jest wybrać kilka najważniejszych liczb, mierzyć je regularnie oraz korzystać z nich przy podejmowaniu decyzji.
3 istotne wskaźniki, które w prosty sposób powiedzą Ci, w jakiej kondycji jest Twoja szkoła językowa to: marża zysku netto, koszt pozyskania (potencjalnego kursanta czy podpisanej umowy) oraz wskaźnik retencji.
Podsumowanie
- Najważniejsze wskaźniki w szkole językowej to: marża zysku netto, koszt pozyskania (CAC), konwersja oraz retencja uczniów.
- Dane marketingowe pokazują, które kanały naprawdę sprzedają.
- Dane operacyjne (frekwencja, NPS, długość współpracy) wpływają na stabilność przychodów.
- Wszystkie informacje warto gromadzić w jednym systemie (np. CRM).
- Regularna analiza danych w szkołach pozwala podejmować decyzje oparte na liczbach, a nie przeczuciach.
- Nawet mała szkoła językowa powinna mierzyć dane i zbierać informacje o kursantach.
Co znajdziesz w tym artykule?
- Jakie wskaźniki warto mierzyć w szkołach językowych?
- Gdzie zbierać dane o szkole językowej?
- Na jakie inne dane warto zwrócić uwagę?
- Jak wykorzystać raporty dostępne w LangLion we wsparciu działań analitycznych?
- Podsumowanie: jakie dane warto zbierać w szkołach językowych?
Jakie wskaźniki warto mierzyć w szkołach językowych?
I. Marża zysku netto w szkole językowej
Mówiąc prostym językiem, marża zysku netto pokazuje na jakim poziomie jest szkoła pod kątem finansowym. Pozwala to zobaczyć, czy szkoła po prostu przynosi zysk.
Wzór jest dość prosty: zysk netto podzielony przez przychody, a następnie mnożony przez 100%, tak aby wynik był w procentach.
Rozłóżmy ten wskaźnik na czynniki pierwsze:
- przychody – są tym, na czym zarabiamy: kursy językowe online, stacjonarne, dla firm oraz materiały edukacyjne, które sprzedajemy;
- koszty – myślę, że z tym nikt nie ma problemu: to wynagrodzenia, podatki, czynsze za wynajem sali i inne obszary, które musisz kupić lub opłacić;
- zysk netto – są to właśnie przychody pomniejszone o koszty.
Jak widzisz, wzór jest bardzo prosty, a pozwoli określić naprawdę ważną kwestie: “na jakim poziomie finansowym obecnie jest szkoła?”.
II. Koszt pozyskania
Warto widzieć, ile naprawdę kosztuje pozyskanie potencjalnego kursanta oraz podpisanie umowy.
Można mierzyć to osobno dla konkretnego kanału marketingowego, z którego pozyskiwani są nowi kursanci ale również całościowo, dla wszystkich źródeł pozyskania.
1. Całkowity koszt pozyskania
Zobrazujmy to na przykładzie.
Jeżeli zsumujemy wszystkie koszty marketingowe (przykładowo: reklamy na Facebooku, reklamy w Google, ulotki i inne działania promocyjne) możemy zestawić je z liczbą wszystkich zapytań o zajęcia i kursy, które wpłynęły do naszej szkoły.
Możemy również sprawdzić, ile kosztuje nas podpisanie jednej umowy, porównując całkowite koszty z liczbą faktycznie podpisanych umów.
Całkowity koszt pozyskania można liczyć per miesiąc, per kwartał albo per rok. W zależności od tego, jaki okres analizujemy i jak szczegółowych danych potrzebujemy.
To da naprawdę świetne wnioski do tego, jak określać, na przykład, budżet marketingowy na dany miesiąc, kwartał czy rok.
2. Koszt pozyskania z poszczególnych kanałów
Jeśli budżet, który wydaliśmy w ciągu miesiąca np. na reklamy na Facebooku, podzielimy przez liczbę pozyskanych kursantów z tego źródła, to dowiemy się, ile kosztuje nas pozyskanie jednego ucznia właśnie z tego konkretnego kanału.
Dzięki temu dowiesz się, który kanał jest najtańszy, a który najdroższy pod kątem pozyskania kursantów i podpisanych umów.
3. Skuteczność zamiany
Skuteczność zamiany potencjalnego kursanta na podpisaną umowę jest bardzo istotna, bo pokazuje, że nie zawsze rosnąca liczba zapytań przekłada się finalnie na to, co najważniejsze – umowy.
Skuteczność zamiany jest dosyć ważnym wskaźnikiem i warto to liczyć. W Excelu „wyklikanie” takiej tabeli zajmie naprawdę niewiele czasu, a pozwoli określić, czy pieniądze, które wydajemy na pozyskanie kursantów, faktycznie przekładają się na umowy.
Dzięki temu dowiesz się, który kanał:
• najlepiej pozyskuje kursantów
• przekłada się na największą liczbę podpisanych umów.
III. Wskaźnik retencji uczniów w szkole językowej
Wskaźnik retencji uczniów w szkole językowej to nic innego jak informacja ilu kursantów kontynuuje naukę. To zdecydowanie najlepszy dowód na skuteczność oferowanych zajęć i kursów.
Wzór jest bardzo prosty:
- w mianowniku podstawiamy liczbę uczniów, którzy zaczęli naukę na początku semestru,
- w liczniku podstawiamy liczbę uczniów, którzy chcą kontynuować naukę w kolejnym semestrze,
- mnożymy razy 100 i wynik otrzymujecie oczywiście w procentach.
Bardzo prosty przykład na liczbach:
jeżeli w szkole na początku semestru mieliście 100 uczniów, natomiast 80 z nich zapisało się na nowy kurs, to jeżeli podzielicie 80 przez 100 i pomnożycie razy 100%, to wynik wyniesie 80%.
Warto mierzyć to regularnie! Jeśli będziecie porównywać wyniki rok do roku czy semestr do semestru, okaże się to niezwykle pomocne w planowaniu działań na kolejny semestr.
Gdzie gromadzić dane o szkole językowej?
Wszystkie informacje zarówno o potencjalnych klientach, jak i obecnych kursantach warto gromadzić w jednym miejscu, tak aby można było uzyskać do nich łatwy dostęp w każdym momencie.
System CRM służy przede wszystkim do zarządzania bazą kontaktów, którą posiadacie w swojej szkole językowej. To zdecydowanie to będzie wspierać nasze działania marketingowe, sprzedażowe i analityczne.
Warto pamiętać o tym, że cały proces sprzedażowy nie kończy się w momencie zakupu kursu, wręcz przeciwnie. Wtedy wchodzą w grę zarządzanie obecnymi kursantami oraz cała obsługa posprzedażowa. CRM ułatwi wam te procesy.
Jak CRM wspiera analitykę?
Jeśli chodzi o to jak CRM w szkołach językowych wspiera analitykę, to przede wszystkim:
- w jednym miejscu posiadasz bazę kursantów i danych o nich,
- możesz planować do nich telefony i emaile
- możesz sprawdzać historię kontaktu z kursantem,
- możesz sprawdzać, jakie płatności zostały uregulowane, jakie oceny zebrali, jak odpowiadali w ankietach.
Wszystkie informacje dotyczące danego kursanta widzisz po wejściu w jego profil. Możesz analizować kanały pozyskania, zostawiać notatki – na przykład po rozmowie telefonicznej o planowanych kursach, o tym, z czego jest zadowolony, jakie ma preferencje itd.
Możesz planować kontakt i ustawić go jako zadania w kalendarzu. Oczywiście, wszystkie reklamacje i opinie również warto tam zbierać.
Na jakie inne dane warto zwrócić uwagę?
Szkoła językowa powinna zbierać dane, które realnie wspierają sprzedaż, marketing i retencję ale również jakość nauczania.
Ważne są więc także informacje o frekwencji, postępach w nauce, satysfakcji kursantów, długość współpracy oraz dotyczące grup i kursów.
Możesz wykorzystać do tego badanie NPS lub ankiety, które są bardzo proste we wdrożeniu i łatwe do przeprowadzenia.
Jak wykorzystać raporty dostępne w LangLion we wsparciu działań analitycznych?
W LangLion zyskacie dostęp do ponad 30 różnych raportów. Są one między innymi z obszarów: sprzedaży, cash flow, rentowności, wynagrodzeń, polityki rabatowej, frekwencji.
Raporty, na których Ci zależy możesz pobierać co miesiąc, co kwartał, czy porównywać rok do roku.
Każdy raport ma swoje filtry, dzięki temu możecie przykładowo wyfiltrować faktury za dany rok, ustawiając datę od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Raporty można pobierać i eksportować.
Co ważne: takie wyniki filtrowania możecie zapisać jako szablon, co jest bardzo pomocne, ponieważ nie musicie za każdym razem wracać do ustawiania filtrów, tylko od razu możecie uzyskać gotowe wyniki.
Podsumowanie – jakie dane warto zbierać w szkołach językowych?
Szkoła językowa powinna zbierać i analizować dane, które bezpośrednio wpływają na sprzedaż, marketing, retencję i jakość nauczania.
Kluczowe są informacje o rentowności grup i kursów, źródłach pozyskania kursantów (np. Google Ads, social media, polecenia), kosztach pozyskania klienta (CAC), konwersji z zapytania na zapis oraz skuteczności poszczególnych kampanii. Równie ważne są dane operacyjne: frekwencja, postępy w nauce, poziom satysfakcji (np. NPS), długość współpracy oraz powody rezygnacji z kursu.
Regularna analiza tych wskaźników pozwala podejmować decyzje oparte na danych. W praktyce: im lepiej mierzysz proces od pierwszego kontaktu do przedłużenia kursu, tym łatwiej zwiększysz przychody i stabilność szkoły językowej.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zobacz nasz webinar: Liczby pod kontrolą! Jakie wskaźniki mierzyć, aby skutecznie rozwijać szkołę językową?