Współpraca szkół językowych z lektorami w oparciu o umowy zlecenia i umowy o dzieło wciąż budzi wątpliwości prawne i podatkowe wśród właścicieli szkół. Tym bardziej, że kontrole ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) stały się bardziej zautomatyzowane i precyzyjne dzięki cyfryzacji.
Na co zatem zwrócić uwagę, aby bezpiecznie i zgodnie z prawem zawierać umowy zlecenia i umowy o dzieło z lektorami?
Co znajdziesz w tym artykule?
- Lektor na umowie zlecenie czy o dzieło?
- Umowa o dzieło z lektorem w szkole językowej
- Umowa zlecenie z lektorem w szkole językowej
- W jakich sytuacjach można legalnie zawrzeć umowę o dzieło z lektorem?
- Konsekwencje błędnej kwalifikacji umowy
- Podsumowanie
Lektor na umowie zlecenie czy o dzieło?
Jeśli prowadzisz szkołę językową i współpracujesz z lektorami, jednym z ważniejszych wyborów, przed którymi stoisz, jest decyzja o formie umowy. Czy lepiej postawić na umowę zlecenie, czy może umowę o dzieło?
Obydwie opcje mają swoje zalety i ograniczenia – a wybór powinien zależeć od realiów współpracy oraz charakteru wykonywanej pracy.
Zanim podpiszesz nowy dokument, sprawdź również swoje aktualne umowy. Upewnij się, że zawierają one wszystkie istotne zapisy dotyczące:
- zakresu obowiązków,
- wynagrodzenia,
- terminów realizacji zleceń,
- praw autorskich,
- zasad rozliczania podatków i składek ZUS.
Dobrze przygotowana umowa z lektorem w szkole językowej to podstawa bezpiecznej i przejrzystej współpracy – zarówno na umowie o pracę, umowie zleceniu, jak i umowie o dzieło jako lektor.
Umowa o dzieło z lektorem w szkole językowej
Umowy o dzieło w przypadku zajęć językowych od lat wzbudzają kontrowersje. Przypomnijmy, że według przepisów, umowa o dzieło musi mieć wyraźnie określony, indywidualny i sprawdzalny rezultat. Może to być np. przygotowanie podręcznika, opracowanie scenariusza kursu czy stworzenie nagrania audio.
W przypadku prowadzenia zajęć językowych, urząd często podważa kwalifikację takiej umowy jako „dzieła”, argumentując, że efekt w postaci podniesienia kompetencji językowych uczestników jest trudny do jednoznacznego i mierzalnego określenia.
Czy umowa o dzieło jest odpowiednia dla lektora w szkole językowej?
Od kilku lat obserwujemy, że ZUS w całej Polsce stosuje bardziej jednolitą interpretację – prowadzenie zajęć to świadczenie usług, a nie realizacja dzieła.
W efekcie umowy o dzieło z lektorami w szkołach językowych są regularnie kwestionowane.
Chcesz zatrudnić lektora? Koniecznie sprawdź nasz artykuł: Ile zarabia lektor w szkole językowej? Kluczowe informacje dla właścicieli szkół językowych!
Umowa zlecenie z lektorem w szkole językowej
W praktyce, jeśli lektor nie prowadzi własnej działalności gospodarczej, najbezpieczniejszą formą współpracy pozostaje umowa zlecenie.
Wiąże się to z obowiązkiem odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz, co ważne od 2022 roku, również z obowiązkiem przestrzegania minimalnej stawki godzinowej, która w 2025 roku wynosi 30,50 zł brutto (stan na lipiec 2025).
Uwaga!
Warto pamiętać, że składka społeczna z tytułu umowy zlecenia jest co do zasady obowiązkowa. Jednak część osób może być z niej wyłączona, jeżeli równocześnie są zatrudnione na podstawie umowy o pracę i z tego tytułu osiągają co najmniej wynagrodzenie minimalne. W takiej sytuacji zleceniodawca nie musi opłacać za taką osobę składki społecznej z umowy zlecenia.
W jakich sytuacjach można legalnie zawrzeć umowę o dzieło z lektorem?
Choć w pracy lektora najczęściej stosuje się umowy zlecenia, są jednak przypadki, w których można prawidłowo zawrzeć umowę o dzieło.
Są to wyłącznie zadań o charakterze twórczym, zakończonych powstaniem konkretnego, mierzalnego rezultatu (czyli tzw. „dzieła”).
Przykłady takich sytuacji to:
- przygotowanie autorskich materiałów dydaktycznych,
- stworzenie nagrań audio lub wideo z materiałami edukacyjnymi,
- opracowanie autorskiego programu kursu lub szkolenia językowego,
- napisanie autorskiego artykułu, e-booka lub publikacji branżowej,
- przygotowanie scenariusza lub konspektu zajęć, stanowiącego zamkniętą, autorską całość.
W takich przypadkach niezbędne jest precyzyjne określenie zakresu prac w umowie oraz możliwość jednoznacznego potwierdzenia efektu końcowego. To warunek, aby umowa o dzieło była zgodna z przepisami i nie budziła wątpliwości np. podczas kontroli ZUS.
Ciekawi Cię temat umów? Przeczytaj nasz artykuł: umowa z kursantem w szkole językowej – wszystko, co musisz wiedzieć!
Umowa zlecenie czy umowa o dzieło – konsekwencje błędnej kwalifikacji umowy
W przypadku, gdy szkoła podpisze z lektorem umowę o dzieło w sytuacji, gdy zgodnie z przepisami powinna to być umowa zlecenie, musi liczyć się z istotnymi konsekwencjami.
Przede wszystkim pojawi się obowiązek uregulowania zaległych składek na ZUS, a także zapłaty należnych odsetek. Warto jednak zaznaczyć, że obowiązek zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami dotyczy jedynie zobowiązań powstałych w ciągu ostatnich pięciu lat.
Szkoła może również zostać zobowiązana do przekształcenia dotychczasowych umów o dzieło na umowy zlecenie. Dodatkowo istnieje ryzyko nałożenia kar finansowych przez odpowiednie instytucje.
Podsumowanie – lektor na umowie zlecenie czy o dzieło?
Współpraca z lektorem w szkole najczęściej opiera się na umowie zleceniu, ponieważ prowadzenie zajęć uznawane jest przez ZUS za świadczenie usług, a nie wykonanie konkretnego dzieła.
Umowa o dzieło może być zastosowana tylko w przypadku wyraźnie określonych rezultatów – np. stworzenia autorskich materiałów dydaktycznych.
Błędna kwalifikacja umowy niesie ryzyko dopłaty zaległych składek, odsetek i kar. Wybór odpowiedniej formy współpracy pozwala uniknąć problemów podczas kontroli i zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami.
A jeśli zastanawiasz się jak zatrzymać lektora w szkole językowej – przeczytaj nasz artykuł!