Dane to dziś jedno z najważniejszych źródeł wiedzy. Dzięki nim możemy podejmować lepsze decyzje biznesowe, optymalizować działania marketingowe, przewidywać potrzeby kursantów i reagować na problemy, zanim jeszcze się pojawią. Nie wystarczy jednak samo ich gromadzenie. Kluczem do skutecznego zarządzania szkołą jest przede wszystkim ich właściwa analiza.
W tym artykule przyjrzymy się narzędziom, które pomagają w analizie i raportowaniu działań w szkole językowej i pokażemy, jak można wykorzystać funkcje raportowania dostępne w LangLion.
Co znajdziesz w tym artykule?
- Różnica między raportowaniem a analizą danych
- Podstawowa analiza danych w szkołach językowych
- Kiedy jest dobry moment na analizowanie danych w szkole językowej?
- Analiza danych w szkołach językowych – jakie narzędzia wykorzystać?
- Podsumowanie
Różnica między raportowaniem a analizą danych
Jednym z powodów, przez które analityka nie przynosi pożądanych efektów jest niezrozumienie pojęcia i istoty analizy i częste mylenie jej z raportowaniem i gromadzeniem danych. Wynikiem tego jest złe wykorzystywanie zasobów i pieniędzy.
W celu rozróżnienia tych pojęć przyjrzyjmy się bliżej dwóm definicjom:
- raportowanie – opowiada na pytanie: co? Jest procesem zbierania konkretnych, surowych danych w raporty informujące o efektywności różnych obszarów działalności szkoły językowej.
- analiza – odpowiada na pytanie: dlaczego? To działanie, które interpretuje dane z raportów i pozwala nam na wyciągnięcie konkretnych wniosków, dzięki którym możemy poprawić funkcjonowanie danych obszarów.
Kluczową różnicą tych dwóch działań jest również fakt, że raporty możemy w pełni zautomatyzować dzięki narzędziom gromadzącym dane jak np. Excel czy systemy CRM. Analiza natomiast wymaga już czynnika ludzkiego.
Dzięki niej odpowiesz na kluczowe pytania, na przykład:
- Które grupy są najbardziej rentowne?
- Jak skuteczne są moje działania marketingowe i który kanał przynosi największą konwersję?
- Ilu kursantów rezygnuje i kiedy najczęściej to się dzieje?
Podstawowa analiza danych w szkołach językowych – dlaczego i jakie dane powinny znaleźć się w raportach
Żeby odpowiedzieć sobie na pytanie kiedy właściwie jest dobry moment na analizowanie danych w szkole językowej, w pierwszej kolejności należy zweryfikować jakie dane chcemy analizować.
Mamy tutaj dosyć szeroki wachlarz możliwości, więc przyjrzyjmy się tym kluczowym.
📊 Wskaźniki finansowe
- Marża zysku netto
- Średni przychód na ucznia (ARPU)
- Zysk na lektora
- Zysk na grupę
📊 Wskaźniki sprzedażowe
- Koszt pozyskania lead/deala/ucznia
- Czas od pierwszego kontaktu do umowy
- Wskaźnik odnowień kursów
- Wartość życiowa klienta (LTV/CLV)
📊 Wskaźniki marketingowe
- Liczba pozyskanych kursantów z poszczególnych kanałów
- Liczba podpisanych/niepodpisanych umów z poszczególnych kanałów
- Skuteczność zmiany lead na deala / deala na umowę
- Wskaźnik rekomendacji (NPS)
📊 Wskaźniki jakości nauczania
- Postępy uczniów
- Wskaźnik zdawalności egzaminów
- Oceny lektorów
- Wskaźnik retencji uczniów
🎥 Chcesz jeszcze lepiej zrozumieć, jakie dane warto analizować i jak interpretować kluczowe wskaźniki w Twojej szkole językowej?
Koniecznie obejrzyj nagranie naszego webinaru „Liczby pod kontrolą! Jakie wskaźniki mierzyć, aby skutecznie rozwijać szkołę językową?” Znajdziesz w nim omówienie każdego z wyżej wymienionych wskaźników!
5 etapów pracy z danymi
Niezależnie od tego jaki mamy plan, praktycznie każdy proces pracy z danymi możemy podzielić na 5 etapów:
- Pozyskiwanie danych
- Porządkowanie
- Raportowanie
- Analiza
- Prezentacja
Oczywiście będą procesy przy których niektóre etapy mogą zostać pominięte, ale bezpiecznie jest stosować jeden schemat działania.
Kiedy jest dobry moment na analizowanie danych w szkole językowej?
Wbrew pozorom analiza danych nie powinna być zarezerwowana wyłącznie na koniec semestru czy roku szkolnego. Regularne monitorowanie kluczowych wskaźników pozwala reagować na bieżąco i podejmować lepsze decyzje operacyjne oraz strategiczne.
🔎 Analiza cykliczna
- Co miesiąc warto podsumować podstawowe wskaźniki finansowe, frekwencję kursantów i wykorzystanie sal.
- Co kwartał przeanalizuj sezonowe trendy, rentowność poszczególnych kursów i oceń skuteczność kampanii marketingowych. Dla większości szkół językowych to również moment planowania oferty na kolejny kwartał.
- Co roku zaplanuj strategiczne planowanie działań, ocenę realizacji celów biznesowych i przygotowanie budżetu na następny rok. Będzie to też idealny moment na analizę konkurencji i planowanie inwestycji.
🔎 Analiza reaktywna – reagowanie na kryzysy i trudne sytuacje
- Nagły spadek zapisów: przeanalizuj źródła ruchu, skuteczność kampanii marketingowych i satysfakcję Twoich kursantów. Pomoże Ci to w szybkim znalezieniu przyczyny problemu.
- Zwiększona liczba rezygnacji: sprawdź, jak wygląda frekwencja na zajęciach i przyjrzyj się bliżej opiniom kursantów oraz jakości prowadzonych zajęć.
- Problemy z płynnością finansową: szczegółowo przeanalizuj strukturę kosztów i przychodów w Twojej szkole i wprowadź działania naprawcze.
🔎 Analiza proaktywna – wykorzystuj konkretne okazje
- Przed wprowadzeniem nowych kursów w szkole: przeanalizuj popyt, konkurencję i rentowność podobnych zajęć.
- Przed sezonem wysokich zapisów: wróć do danych na temat trendów z poprzednich lat, pomoże Ci to w przygotowaniu odpowiedniej liczby grup i zasobów.
- Planowanie nowych kampanii marketingowych: przyjrzyj się historycznym danym o skuteczności różnych kanałów promocji i zoptymalizuj budżet reklamowy.
Analiza danych w szkołach językowych – jakie narzędzia wykorzystać
Microsoft Excel i Google Sheets
Stary dobry Excel wykorzystywany przez część szkół do prowadzenia całego rejestru danych, sprawdzi się również w raportowaniu. Za pomocą min. tabel przestawnych, można sporządzać raporty na podstawie wcześniej wpisanych danych.
Sprawdzi się wtedy, kiedy faktycznie szkoła korzysta na co dzień z Excela i nie trzeba tych danych przepisywać z innych programów. Problem pojawia się również kiedy stworzenie raportu wymaga zaangażowania większej ilości pracowników i wymaga to nadpisywania danych, udzielania dostępu i scalania cząstkowych arkuszy.
Można oczywiście wykorzystać w tym celu chmurę i jest to nieco lepsze rozwiązanie, po warunkiem, że wrażliwe dane zostaną odpowiednio zabezpieczone przed wyciekiem.
Google Analytics
To jedno z najważniejszych narzędzi do analizy ruchu na stronie internetowej. Umożliwia śledzenie, skąd trafiają użytkownicy na Twoją stronę, jakie podstrony odwiedzają, ile czasu na nich spędzają, a także, gdzie odpadają w procesie zapisu.
Dzięki Google Analytics możesz sprawdzić:
- ile osób odwiedza zakładkę z ofertą kursów,
- ile z nich przechodzi do formularza zapisu,
- jak skuteczne są kampanie reklamowe (np. Google Ads czy Meta Ads),
- z jakich urządzeń i lokalizacji korzystają odwiedzający.
Praktyczny przykład: szkoła uruchamia kampanię promującą kursy wakacyjne. Dzięki Google Analytics widzi, że najwięcej ruchu generuje reklama na Instagramie, ale większość zapisów kończy się po wejściu na stronę – okazuje się, że formularz zapisu nie działa poprawnie na urządzeniach mobilnych. Szybkie rozwiązanie tego problemu pozwala zwiększyć konwersję o 30%.
Platforma dla szkół językowych LangLion
Jeśli szukasz czegoś szytego na miarę potrzeb szkół językowych, co pozwoli Ci wygenerować raporty z najważniejszych obszarów działalności, to tutaj również mamy gotowe rozwiązanie.
LangLion to platforma do zarządzania szkołą językową, która umożliwia m.in. tworzenie zestawień danych dotyczących finansów, lektorów, kursantów czy grup dzięki modułowi „Raporty”.
Analiza danych w szkołach językowych – podsumowanie
Dane to nie luksus, to konieczność w zarządzaniu szkołą językową. Dzięki ich odpowiedniej analizie możesz nie tylko zrozumieć, co się dzieje w Twojej szkole, ale przede wszystkim – zacząć świadomie nią zarządzać.
Niezależnie od tego, czy wybierzesz uniwersalne rozwiązania, czy zdecydujesz się na specjalistyczne narzędzia, takie jak moduł raportów w LangLion, kluczowe jest regularne analizowanie danych i podejmowanie na ich podstawie przemyślanych decyzji biznesowych.
Chcesz sprawdzić, jak LangLion może usprawnić działanie Twojej szkoły? Przetestuj Platformę zupełnie za darmo przez 14 dni!