Koniec roku to czas podsumowań i często również postanowień nie tylko w życiu prywatnym, ale również zawodowym. To idealny moment na dokładną analizę podjętych działań. Jest to istotne dla przyszłości szkoły językowej, ponieważ wyniki analiz i raportów są niezwykle pomocne w kolejnych latach przy opracowywaniu strategii działania.

Różnica między raportowaniem a analizą

Jednym z powodów, przez które analityka nie przynosi pożądanych efektów jest niezrozumienie pojęcia i istoty analizy i częste mylenie jej z raportowaniem i gromadzeniem danych. Wynikiem tego jest złe wykorzystywanie zasobów i pieniędzy. W celu rozróżnienia tych pojęć w pierwszej kolejności przedstawię, krótkie definicje:

  • raportowanie – opowiada na pytanie: co? Jest procesem zbierania konkretnych, surowych danych w raporty informujące o efektywności różnych obszarów działalności szkoły językowej.
  • analiza – odpowiada na pytanie: dlaczego? To działanie, które interpretuje dane z raportów i pozwala nam na wyciągnięcie konkretnych wniosków, dzięki którym możemy poprawić funkcjonowanie danych obszarów.

Kluczową różnicą tych dwóch działań jest również fakt, że raporty możemy w pełni zautomatyzować dzięki narzędziom gromadzącym dane jak np. Excel czy rozwiązania SaaS. Analiza natomiast wymaga już czynnika ludzkiego.

Podstawowe analizy w szkole językowej – dlaczego i jakie dane powinny znaleźć się w raportach

Żeby odpowiedzieć sobie na pytanie kiedy właściwie jest dobry moment na analizowanie danych w szkole językowej, w pierwszej kolejności należy zweryfikować jakie dane chcemy analizować. I mamy tutaj dosyć szeroki wachlarz możliwości, więc opiszmy sobie pokrótce każdą z nich:

Analiza rynku – od aktualnych zmian rynkowych, zmian otoczenia, zmian technologicznych, po obszary demograficzne rynków docelowych.

Analiza nabywców – zbiór wszystkich wiadomości na temat klientów, ich upodobań co do naszej oferty i zakupów, które są w posiadaniu firmy.

Analiza wartości sprzedaży – tutaj pod uwagę brane są informacje na temat kosztów, jakich wymaga wyprodukowanie i wypromowanie danego dobra.

Analiza rentowności sprzedaży – w tym pojęciu zawierają się informacje na temat ilości i wielkości dokonanych sprzedaży oraz rzeczywiste zyski, wyrażone w wartości brutto.

Analiza oferowanych produktów/usług – ocena rentowności wszystkich produktów czy usług z asortymentu, przychodów i kosztów, jakie generują oraz ich parametrów i danych technicznych. Pozwala na zastanowienie się, które produkty warto udoskonalić, a których produkcję ograniczyć lub całkowicie wycofać.

Analiza pracy handlowców – ocena wyników każdego z pracowników z uwzględnieniem generowanych przez nich zysków, aktywności oraz jakości i efektywności w kontakcie z klientami.

Analiza strategii i metod sprzedaży – czyli ciągłe aktualizowanie i sprawdzanie funkcjonowania planu.

Niezależnie od tego jaki mamy plan, praktycznie każdy proces pracy z danymi możemy podzielić na 5 etapów:

  1. Pozyskiwanie danych
  2. Porządkowanie
  3. Raportowanie
  4. Analiza
  5. Prezentacja

Oczywiście będą procesy przy których niektóre etapy mogą zostać pominięte, ale bezpiecznie jest stosować jeden schemat działania.

Kiedy jest dobry moment na analizowanie danych w szkole językowej

Tak naprawdę to zawsze, kiedy chcecie wdrożyć w życie konkretną strategię lub planujecie działania sprzedażowe i marketingowe. Niezbędne są również kiedy pojawiają się punkty zwrotne niezależne od Was np. Nowy Polski Ład czy kolejna fala pandemii COVID-19. Uporządkujmy to sobie w odniesieniu do podpunktów z powyższego akapitu:

Analiza rynku

  • planujecie poszerzenie działalności szkoły,
  • chcecie założyć pierwszą lub nową placówkę szkoły językowej,
  • zawsze, gdy zachodzą zmiany polityczno-gospodarcze i społeczne,
  • wprowadzenie nowego produktu do oferty.

Analiza nabywców

  • nabór na nowe semestry,
  • również i tutaj wprowadzanie nowego produktu do oferty,
  • chcecie zmienić strategię sprzedażową,
  • przed kluczowych dla szkół okresami sprzedażowymi,
  • przed planowanymi działaniami marketingowymi.

Analiza wartości sprzedaży

  • przed planowaniem budżetu,
  • przed decyzją o wprowadzeniu nowego produktu,
  • oraz w sytuacjach wymienionych przy analizie nabywców.

Analiza rentowności sprzedaży

  • przy określaniu celów finansowych na kolejny miesiąc, kwartał, rok,
  • również podczas planowania budżetu,
  • przed podjęciem decyzji na temat planowanych wydatków,
  • przed zatwierdzeniem kontynuacji konkretnego kursu i decyzją o wprowadzeniu do oferty nowego.

Analiza oferowanych produktów/usług

  • przed zatwierdzeniem kontynuacji konkretnego kursu i decyzją o wprowadzeniu do oferty nowego,
  • przy podejmowaniu decyzji o zwiększeniu/zmniejszeniu liczby pracowników/lektorów w szkole językowej,
  • przed podjęciem decyzji o ostatecznej cenie kursów oraz wysokości udzielanych rabatów,

Analiza pracy handlowców

  • podczas podejmowania decyzji co do wielkości działu sprzedaży,
  • przy ewaluacji pracowników,
  • przed wprowadzeniem nowych lub kontynuowaniem starych strategii sprzedażowych.

Analiza strategii i metod sprzedaży

  • można to robić przy każdym z powyższych wymienionych podpunktów, jednak dobrze jest to rozłożyć w czasie, aby zebrać dane do których będziecie mieli odniesienie np. raz na kwartał.

Narzędzia

Excel – stary dobry Excel wykorzystywany przez część szkół do prowadzenia całego rejestru danych, sprawdzi się również w raportowaniu. Za pomocą min. tabel przestawnych, można sporządzać raporty na podstawie wcześniej wpisanych danych. Jednak sprawdzi się wtedy, kiedy faktycznie szkoła korzysta na co dzień z Excela i nie trzeba tych danych przepisywać z innych programów, bo najzwyczajniej w świecie, szkoda na to czasu. Problem pojawia się również kiedy stworzenie raportu wymaga zaangażowania większej ilości pracowników i wymaga to nadpisywania danych, udzielania dostępu i scalania cząstkowych arkuszy. Można oczywiście wykorzystać w tym celu chmurę i jest to nieco lepsze rozwiązanie, po warunkiem, że wrażliwe dane zostaną odpowiednio zabezpieczone przed wyciekiem. Jednak dla 60% badanych Excel był niewystarczający, między innymi w przypadku tworzenia budżetu.

Google Analytics – bardzo przydatny przy analizie rynku i nabywców. Jak i dlaczego warto korzystać z tego narzędzia pisaliśmy już TUTAJ. Pomoże nam ono wygenerować cztery rodzaje raportów:

  1. Raport odbiorców – pomoże Wam uzyskać wiedzę dotyczącą użytkowników odwiedzających Waszą stronę www. Dowiesz się dzięki temu ile czasu spędzają na przeglądaniu treści Waszej strony, kim są, gdzie się znajdują i z jakich korzystają urządzeń. Pomoże Wam to przy analizie dotychczasowych działań sprzedażowo-marketingowych prowadzonych na witrynie szkoły językowej.
  2. Raport pozyskiwania – pozwala na stwierdzenie jak odwiedzający trafiają na stronę Waszej szkoły językowej. Często wykorzystywany tez do analizy ruchu i skuteczności konkretnego modelu kampanii marketingowej.
  3. Raporty zachowania – pokazują informację co oglądają Wasi potencjalni klienci, jak dużo czasu poświęcają na daną stronę. Dzięki niemu dowiecie się również czego szukają (jeśli na stronie znajduje się wyszukiwarka) oraz w co klikają najczęściej.
  4. Raporty konwersji – obrazują skuteczność Waszych działań. Jednak żeby skorzystać z tego raportu należy wcześniej wyznaczyć cele i odpowiednio skonfigurować ustawienia.

Jeśli jednak szukacie czegoś szytego na miarę potrzeb szkół językowych, co pozwoli Wam wygenerować raporty z najważniejszych aspektów Waszej działalności, to tutaj również mamy gotowe rozwiązanie. Moduł „Raporty”, który znajdziecie w Platformie LangLion pozwoli Wam na tworzenie zestawień różnych danych jak: finanse, lektorzy, kursanci czy grupy. Do wyboru są między innymi raporty:

  1. Finanse – podsumowanie płatności kursantów
  2. Finanse – raport sprzedaży
  3. Grupy – rentowność
  4. Kursanci – saldo w grupach
  5. Grupy – frekwencja

I wiele, wiele innych. Wszystkie dostępne raporty znajdziecie w przewodniku: TUTAJ.

Wszystkie raporty generują się szybko i automatycznie, a Wy macie czas na dokładną analizę i przygotowanie strategii na kolejny, nadchodzący 2022 rok 😉

Jeśli chcecie przetestować jak takie rozwiązanie sprawdzi się w Waszej szkole, to teraz macie możliwość umówienia się na darmową prezentację oraz 14-dniowy bezpłatny okres próbny. Wystarczy kliknąć TUTAJ.