W obecnych czasach nie ma już chyba osoby, która kwestionowałaby jak duże znaczenie ma dobra znajomość minimum jednego języka obcego, najczęściej angielskiego. Dzięki wzrostowi świadomości, coraz więcej osób decyduje się na kontynuację bądź rozpoczęcie nauki w prywatnych placówkach. Łączy się to ze zwiększonym zapotrzebowaniem na kursy językowe, co bardzo nas cieszy. Jednak im bardziej rozwija się placówka, tym więcej pracy jest do wykonania.

Administrowanie szkołą językową zazwyczaj kojarzy się ze żmudnym i czasochłonnym zajęciem. W pewnym momencie nie jesteś w stanie efektywnie zarządzać danymi. Wtedy z pomocą przychodzą specjalistyczne narzędzia, dzięki którym cały proces powinien stać się prostszy i bardziej intuicyjny. Jednym z nich jest system do zarządzania szkołą językową. Tylko jak wybrać taki, który sprosta naszym oczekiwaniom?

Jest to pytanie, które z pewnością niejednokrotnie zadał sobie każdy, kto zajmuje się administracją w szkole językowej.  I jest to pytanie, z gatunku tych, które nigdy nie występują w pojedynkę, bo zaraz po nim pojawiają się kolejne wątpliwości.

Co wziąć pod uwagę? Czym się kierować? Jakie rozwiązania będą najlepsze i jak usprawnią one moją pracę?

 

Poniżej przedstawiamy sposób na 6tkę czyli 6 czynników, które musimy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, jakie oprogramowanie będzie dla nas najkorzystniejszym rozwiązaniem.

  1. Własne potrzeby  i wielkość szkoły (czyli kiedy Excel to za mało)

Jednym z najważniejszych kroków jest określenie własnych potrzeb i pytanie czego tak naprawdę oczekujemy od narzędzia, które de facto powinno nam ułatwiać życie. Większość sięga wtedy po najbardziej znane i najłatwiej dostępne rozwiązanie, jakim jest arkusz Excel. I o ile funkcje dostępne w Excelu znacznie ułatwiają segregowanie i przetrzymywanie wszystkich informacji w jednym miejscu i dla jednych szkół wydają się idealnym rozwiązaniem, o tyle dla innych najzwyczajniej w świecie się nie sprawdzą. Poza listą uczestników musimy mieć również kontrolę nad danymi dotyczącymi ich obecności, płatności, grupy i toku nauczania. Do tego dochodzą nam również osoby prowadzące zajęcia, zastępstwa, terminarze, raporty i wiele innych zależnych od profilu szkoły. Nagle tabelki w Excelu zaczynają mnożyć się jak grzyby po deszczu, a każda z nich nie ogranicza się tylko do jednego arkusza. W tym momencie znalezienie konkretnej informacji w krótkim czasie graniczy z cudem.

Ograniczając się do Excela trzeba liczyć się z tym, że lista rzeczy, które trzeba robić samodzielnie będzie stale rosnąć. Pomijając długie godziny pracy spędzone na wpisywaniu danych dotyczących uczestników, dochodzą do tego miesięczne, roczne i kwartalne podsumowania i rozliczenia, w których Excel owszem nam pomoże, ale nie zrobi za nas. Jest to rozwiązanie, które nie sprawdzi się w przypadku franczyzy czy sieci szkół, które mają kilka oddziałów. Specjalne oprogramowanie daje możliwość zarządzania wszystkimi procesami zachodzącymi w szkole językowej, w jednym systemie, niezależnie od ilości placówek.

Oddzielnym tematem jest tutaj udostępnianie arkuszy z danymi klientów innym pracownikom. Większość osób korzystających z Excela robi to za pomocą popularnego Google Drive’a. I tu kłania się gorący ostatnio temat jakim jest RODO. Otóż żeby przechowywanie danych na dysku Google nie kłóciło się z Rozporządzeniem, niezbędna jest podpisana przez administratora danych osobowych umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych z dostawcą oprogramowania.

Zdarzały się sytuacje gdzie arkusze były trzymane w ogólnie dostępnym dysku niezabezpieczonym hasłem, do którego każdy znający email lektora miał nieograniczony dostęp. Oznacza to nie mniej nie więcej tylko to, że w każdej chwili mogły one wypłynąć dalej lub zostać utracone.

2. Elastyczność

W momencie, kiedy stwierdzimy, że Excel to jednak za mało szukamy alternatywnych rozwiązań. Z pomocą przychodzą oprogramowania dla szkół językowych, które pomagają kompleksowo i nowocześnie zarządzać danymi. I tu pojawia się kolejny dylemat, bo wśród dostępnych rozwiązań można wybierać pomiędzy SaaS a tzw. „wersją pudełkową”. Rozwinięciem skrótu SaaS jest angielskie wyrażenie „Software as a Service”. To łatwe w obsłudze i przydatne programy umieszczone oraz uruchamiane w tzw. „chmurze”. Co oznacza, że mamy do nich dostęp z każdego miejsca i każdego urządzenia, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba. O tym czym jest SaaS i jak może nam pomóc w zarządzaniu biznesem pisaliśmy już tutaj.

Natomiast oprogramowanie w pudełku to gotowy produkt, na który jednorazowo kupujemy licencję i zazwyczaj jest to licencja roczna bądź dożywotnia. W wypadku licencji dożywotniej płacimy raz, po czym instalujemy program na komputerze. Kupując taki program otrzymujemy gotowy pakiet funkcji, który nie będzie aktualizowany ani zmieniany. Dzieje się tak, ponieważ w przypadku ingerencji możemy stracić licencję

Wybierając idealne oprogramowanie powinniśmy wziąć pod uwagę, na ile jest ono elastyczne w dopasowywaniu się do naszych potrzeb. Tu warto pomyśleć o sezonowości  kursów, które trwają zazwyczaj do czerwca, a potem zaczyna się przerwa wakacyjna. Wtedy mimo tego, że szkoła nie zarabia, bądź ma zmniejszone przychody, i tak ponosi koszty. Żeby tego uniknąć warto wybrać program, który oferuje tzw. przerwę wakacyjną. Oznacza to, że nie mając aktywnych kursantów nie ponosimy kosztów. Brzmi zachęcająco, prawda?

Ile szkół, tyle potrzeb a jedna nie jest równa drugiej. Z myślą o tym powstały programy, które podzielone są na moduły. Korzystajcie z tego i przed podjęciem decyzji, który program wybrać sprawdźcie, jakie podejście ma firma, która oferuje wam swoje usługi. Wybierzcie taką, która zamiast sprzedawać  tzw. „gotowca” przygotuje ofertę dopasowaną do zakresu działań, które chcemy wykonywać. Płacenie za funkcje, które są w pakiecie, a które nie zostaną wykorzystane mija się z celem i generuje niepotrzebne wydatki. Warto w tym wypadku wziąć również pod uwagę elastyczność umowy oraz okres wypowiedzenia, żebyśmy nie zostali z poczuciem, że jesteśmy skazani na program, który się dla nas nie sprawdza.

3. Aktualizacje

Mają zarówno rzeszę swoich fanów, jak i przeciwników. Skoro coś działa to po co to zmieniać? Jednak jedno jest pewne – są niezbędne. Najbardziej widać to w momencie kiedy wchodzą nowe ustawy np. o zmianie VATu czy najbardziej aktualne RODO. I wtedy pojawia się problem, bo jak wystawić fakturę skoro spośród możliwych opcji program nie oferuje nam tej aktualnie obowiązującej? W momencie kiedy decydujemy się na oprogramowanie z pudełka i kupujemy gotowy produkt trzeba liczyć się z tym, że wszelkie zmiany i aktualizacje raz będą dodatkowo płatne,  a dwa nie będą aktualizować się automatycznie. W przypadku niektórych SaaS nie ma potrzeby ani pamiętania o aktualizacji ani instalowania dodatkowych plików. Wystarczy się zalogować i masz pewność, że Twoja wersja jest aktualna. Jednak SaaS, SaaSowi nie równy, więc zanim zdecydujemy się na daną firmę, warto prześledzić historię systemu samodzielnie i upewnić się kiedy była robiona ostatnia aktualizacja. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że program jest aktualny i stale się rozwija . Dobry program to taki, który na bieżąco zmienia swoje funkcje, bazując na opiniach i potrzebach swoich użytkowników.

4. Wsparcie techniczne

Wprowadzając do użytku nowy program, z którym nie mieliśmy wcześniej styczności trzeba liczyć się z tym, że będziemy potrzebować pomocy. Warto w tym przypadku zwrócić uwagę czy w ofercie firmy, którą wybieramy, jest uwzględnione wsparcie techniczne. I nie mam na myśli tutaj zakładki FAQ na stronie producenta oraz formularzy kontaktowych dla klientów, tylko pomoc, która będzie udzielać nam wsparcia na bieżąco. Jest ona nieoceniona w momencie kiedy pojawiają się pytania o sposób działania programu do zarządzania szkołą językową i jego bezpieczeństwa.

Często potrzebujemy pomocy od ręki, kiedy mamy problem z wykonywaniem danej czynności, która nie może czekać. Mając zapewnione wsparcie możemy płynnie poruszać się po programie, co wpływa na komfort pracy i jakość obsługi klienta. Nie wspominając o wadliwych elementach, bądź błędach, które dostawca SaaS jest w stanie szybko zdiagnozować i naprawić u wszystkich użytkowników. Automatyzacja pracy i eliminowanie błędów zwiększy szybkość obsługi klienta, a tym samym zadowolenie Twoich pracowników i kursantów. Jest to niezwykle ważne, między innymi, podczas procesu wdrażania nowego pracownika.

5. Koszty

Nie da się ukryć, że jest to jeden z decydujących czynników w podejmowaniu decyzji na temat wdrożenia nowego programu. Jest to zrozumiałe i oczywiste, że oczekujemy, aby nasz wybór przyniósł nam jak najwięcej korzyści możliwie jak najniższym kosztem. Warto jednak spojrzeć na ten temat w szerszej perspektywie. Jak już pisałam w punkcie drugim dotyczącym elastyczności oferty, ważne jest, żeby program nie generował kosztów w momencie kiedy z niego nie korzystamy, i żebyśmy nie płacili za coś co jest nam zbędne.

Kompleksowe spełnianie naszych potrzeb to również bardzo istotna kwestia. Mając moduł odpowiedzialny za księgowanie wpłat i wystawianie FV możemy na bieżąco kontrolować finanse w szkole, bez konieczności korzystania z dodatkowego oprogramowania księgowego, więc odpada nam kolejny wydatek.

Wybierając platformę działającą w chmurze unikamy również kosztów wdrożenia, które mogą być szczególnie wysokie w przypadku dużych firm. Nieraz jest to inwestycja rzędu kilku tysięcy złotych za zakup licencji, instalację oraz konfigurację na wielu komputerach. Daje się to odczuć szczególnie podczas otwierania nowego oddziału, kiedy trzeba w krótkim okresie czasu uruchomić kilkanaście nowych stanowisk z dostępem do programu. Nawet jeśli pominiemy kwestie finansowe to uruchomienie tylu stanowisk za pomocą oprogramowania „z pudełka” może zająć kilka dni.

Nie ma osoby, która by przynajmniej raz w swoim życiu nie usłyszała „czas to pieniądz”. Wcale nie oznacza to, że im dłużej pracujesz tym więcej zarabiasz. Chodzi o to, żeby czas ten umiejętnie wykorzystywać. Chcąc być konkurencyjnym na rynku bardzo istotne jest podtrzymywanie pozytywnych relacji z klientem. Decydując się na pracę w Excelu nie wyślemy z niego powiadomień o zmianie w grafiku zajęć, nadchodzących nowościach, zaległościach w opłatach czy terminach zajęć. Musimy to robić najczęściej sami. W całym artykule padło mnóstwo przykładów, jak źle dobrany program może wygenerować masę czynności, które będziemy musieli wykonać samodzielnie i poświęcić na nie czas. Czas, który moglibyśmy wykorzystać na rozwój szkoły lub najzwyczajniej w świecie, na spędzenie go w gronie najbliższych.

6. Dostawca oprogramowania

Mało kto się nad tym zastanawia, ale naprawdę istotny jest fakt, kto jest producentem oprogramowania, na którym będziemy pracować. Niezależnie od tego, co kupujemy oczekujemy profesjonalnej obsługi, doświadczenia i specjalizacji w danej dziedzinie. Dlatego nie bez znaczenia jest doświadczenie i renoma producenta, który zna swoją branżę i posiada produkt, którego wersję ulepsza już od wielu lat. Mamy wtedy gwarancję, że program jest przemyślany, fachowy i na bieżąco aktualizowany, a ilość występujących w nim błędów jest ograniczona do minimum.

Obecnie na rynku możemy zaobserwować pojawiające się systemy, które należą do właścicieli szkół językowych. I o ile trend taki na pierwszy rzut oka wydaje się być uzasadniony, ponieważ są to osoby, które doskonale znają branżę to… są to osoby z branży. Co oznacza, że powierzamy nasze dane i cały system działalności szkoły firmie, która na co dzień stanowi naszą konkurencję. Programów, które pojawiają się i znikają co roku jest niestety wiele. Zapowiedzi programów, które do tej pory nie powstały jest mniej więcej dwa razy więcej. Świadczyć to może między innymi o tym, jak skomplikowane jest prowadzenie projektu informatycznego dla osoby spoza branży IT. W tym momencie punkt 6 wydaje się być całkowicie uzasadniony w procesie wyboru idealnego oprogramowania dla naszej szkoły.

Żyjemy w takich czasach, że tak naprawdę wszystkie podmioty, które prowadzą własna działalność, w jakimś stopniu wykorzystują możliwości, jakie dają systemy informatyczne. Jest to kwestia bardzo indywidualna czy potrzeba nam tylko arkusza kalkulacyjnego, programu, który kompleksowo zajmie się administracją czy chcemy postawić na zinformatyzowanie jak największego obszaru naszej działalności.

Chociaż opinie są różne, nie bez przyczyny coraz więcej systemów powstaje w modelu SaaS. Minimalizujemy ryzyko utraty danych, mamy do nich dostęp z każdego miejsca, a wprowadzenie dodatkowych opcji jak np. realizowanie kursów online zapewni dotarcie do większej rzeszy odbiorców i uzyskanie dodatkowego przychodu. Dzięki  temu widać, że jeśli tylko chcemy pozorny wydatek możemy zamienić w dodatkowe źródło dochodu. Stawiając na nowoczesne rozwiązania sprawiamy, że jesteśmy bardziej dostępni dla klientów i znacznie wyróżniamy się na tle konkurencji, a to jest największa nagroda za trud włożony w rozwój szkoły.