Nasilenie przychodzących połączeń telefonicznych, zapytań mailowych, spotkań i wersji testowej Platformy LangLion wskazuje nam na jedno – mamy już koniec roku szkolnego, a tym samym wchodzimy w czas, w którym myślicie intensywnie nad wprowadzeniem zmian i unowocześnień w swojej szkole od nowego sezonu. Jeśli zastanawiacie się nad wdrożeniem systemu do swojej szkoły językowej i szukacie najlepszego rozwiązania, podpowiem Wam, ze swojego 8 letniego doświadczenia pracy ze szkołami, na co powinniście zwrócić uwagę, bez sugerowania konkretnego rozwiązania, aby podjąć najlepszą decyzję i się nie sparzyć.
Nowy rok szkolny to świetny czas na wdrażanie nowych rozwiązań, ale jeszcze lepiej, gdyby pomyśleć o tym wcześniej i ułatwić sobie już proces zapisów do szkoły. Jak wybrać zatem najlepsze rozwiązanie, jeśli w gąszczu opinii boicie się podjąć tak ważną decyzję?
Czego oczekiwać od systemu do zarzadzania szkoła językową?
1. Automatyzacja pracy i żmudnych procesów
Trudno podjąć decyzję najlepiej dopasowaną do oczekiwań, jeśli jasno ich nie sprecyzujemy. Zacznijcie od analizy, które procesy w szkole chcielibyście zautomatyzować i usprawnić. Zastanówcie się, które elementy są powtarzalne i żmudne, a nie musiałyby takimi być. To, na co szkoły zazwyczaj zwracają uwagę to proces zapisów do szkoły, wyliczanie dat zakończenia kursów, podpisywanie umów, powiadamianie o odwołanych zajęciach, wysyłanie linków do lekcji online, księgowanie płatności kursantów, śledzenie konta bankowego, upominanie dłużników. Przygotujcie sobie listę i podczas analizy dostępnych rozwiązań oceńcie czy Wasze oczekiwania zostaną zaspokojone.
2. Automatyzacja przepływu informacji
Jedną z najważniejszych cech systemu do zarządzania szkołą językową jest szybki przepływ informacji i synchronizacja wszystkich danych. Te cechy zaoferuje Wam wyłącznie system, w którym zamkniecie wszystkie lub prawie wszystkie szkolne procesy.
Jeśli do danego rozwiązania przeniesiecie tylko część procesów (np. organizacyjne, ale nie finansowe), to musicie się liczyć z tym, że może to wpłynąć na ogólną użyteczność. Dlaczego? Bo część danych będziecie musieli dokumentować dwukrotnie, w różnych systemach, albo część z nich przenosić ręcznie. Jeśli natomiast połączycie wszystko w jednym, to na przykład – rodzic Waszego kursanta zaloguje się do systemu, przejrzy informacje o kursie, zapłaci dwoma kliknięciami online zbliżającą się ratę i przy okazji wyśle wiadomość do lektora. Od strony administracyjnej natomiast, wszystkie te dane będą zsynchronizowane w tej samej sekundzie (np. bez szukania na koncie, kto zapłacił i czy dobrą kwotę).
Ten sam rodzic, jeśli zadzwoni, żeby zapisać dziecko na kolejny kurs, będzie mógł być profesjonalnie obsłużony przez pracownika sekretariatu, ponieważ w jednym miejscu będzie mógł podejrzeć historię kursanta, jego płatności, wolne miejsca w planowanych grupach itd.
3. Dopasowanie do WASZYCH procesów organizacyjnych
Sięganie po opinie innych szkół językowych to zawsze bardzo cenne informacje. Nie mniej, musicie pamiętać, że to że system sprawdził się w jednej szkole nie znaczy, że sprawdzi się w Waszej. Może Wam się na pierwszy rzut oka wydawać, że szkoła, której słyszycie opinię jest dokładnie taka jak Wasza. 8-letne doświadczenie w pracy ze szkołami nauczyło mnie jednak, że nie ma dwóch takich samych szkół i szkół o identycznych oczekiwaniach. Naturalnie wiele z nich się pokrywa, ale jeśli wchodzimy w detale, to okazuje się, że różnice organizacyjne, czy księgowe mogą być ogromne albo niewielkie, ale kluczowe. Dlatego zwracam Waszą uwagę najpierw na wewnętrzną analizę, czego potrzebuje Wasza szkoła a następnie sumienne testy. Prezentacja systemu nie zawsze pokaże rozwiązania wszystkich procesów dla grup, kursantów indywidualnych czy rozliczeń z firmami, czy w specyficznych sytuacjach, ale jeśli możecie, skorzystajcie z oferowanego okresu testowego i sprawdźcie czy dane rozwiązanie sprawdzi się w Waszej konkretnej sytuacji.
Tu muszę dodać mały wyjątek – czasem wymyślony model biznesowy jest niemożliwy do zautomatyzowania i niezależnie od wybranego rozwiązania będzie wymagał zaangażowania. Może się okazać, że lepszym rozwiązaniem będzie korekta modelu biznesowego, niż przy rosnącej skali żmudna ręczna praca.
4. Dobra cena
Stawiam ten punkt dopiero na trzecim miejscu, ale tylko dlatego, że chciałabym żebyście pomyśleli o cenie w kontekście swoich oczekiwań i możliwości ich spełnienia. O cenie każdego produktu czy usługi można powiedzieć, że jest za wysoka albo, że znajdzie się ktoś kto robi TO SAMO i TANIEJ. Domyślam się, że sami to słyszeliście od swoich potencjalnych klientów o oferowanych kursach. Czy zawsze Wasza konkurencja, która mówi, że robi TO SAMO, ale TANIEJ świadczy usługi tak samo dobrze? Czy niższa cena świadczy o niższej marży czy może także o niższej jakości?
5. Aktualizacje systemu odpowiadające rozwojowi rynku i branży
Zwróćcie uwagę w jakiej fazie rozwoju jest system, który wybieracie. Czy ma on wady tzw. wieku dziecięcego i jednocześnie czy jest cały czas rozwijany. Warto zrobić szybkie rozeznanie, jakie zmiany dany operator wprowadził np. w ciągu ostatniego roku. To da Wam obraz czy wprowadzane zmiany to raczej usuwanie błędów, czy być może system nie jest już rozwijany w znaczący sposób.
Zachęcam do sprawdzenia, jakie zmiany wprowadziliśmy w LangLion w ostatnim czasie: https://blog.langlion.com/pl/category/aktualizacja/
6. Pomoc techniczna i wsparcie we wdrożeniu
Każdy dostawca oprogramowania ma określoną politykę wsparcia użytkownika. Zdarzają się firmy, w których moment podpisania umowy, to ostatni moment, w którym można liczyć na wsparcie. Warto zatem zwrócić uwagę już na etapie testowania i wdrożenia, jak łatwo nawiązać kontakt z pomocą techniczną i jak szybko możecie liczyć na pomoc, czy usunięcie usterki.
Mam nadzieję, że tych kilka wskazówek pomoże Wam podjąć najlepszą dla siebie decyzję. Jeśli macie jakiekolwiek pytania, piszcie śmiało w komentarzach lub na info@langlion.com.
Jeśli chcielibyście przetestować Platformę LangLion, podczas 14-dniowego okresu testowego (bez zobowiązań) zachęcamy do wypełnienia formularza: