Mniej wiesz…gorzej na tym wychodzisz – o czym dobry manager powinien pamiętać, cz. 1

Coraz częściej manager szkoły jest jak jednoosobowa orkiestra i to na dodatek taka, której nie da się zastąpić nikim innym. W pędzie spotkań i organizacji wszystkiego „na teraz”, albo jeszcze gorzej „na wczoraj”, jedyne czym właściciel szkoły ma jeszcze czas i siłę się zająć jest pozyskanie informacji czy dana rzecz została wykonana i czy bilans miesięczny/roczny jest na plusie bądź minusie. Z jednej strony, jest to zrozumiałe, bo choćbyśmy się nie wiadomo jak gimnastykowali, doba niezmiennie będzie się składać tylko z 24h. Jednak każdy medal ma dwie strony i takie podejście jest skuteczne, mniej więcej w takim samym stopniu jak odkładanie wszystkiego na później.

Na naszej sobotniej konferencji, jedna z sesji była poświęcona temu jak przestać uczyć i zacząć zarządzać. Dzisiaj opowiemy, o czym należy pamiętać w momencie, kiedy zaczniemy już zarządzać.

Miej wizję i strategię jej realizacji

Wspólnym czynnikiem łączącym historie ludzi sukcesu i skutecznych managerów jest konsekwentnie realizowana wizja. I to właśnie właściciel szkoły powinien inspirować swoich pracowników do osiągania wspólnych celów, ALE absolutnie nie powinien mylić tego z wykonywaniem za nich pracy i nieustanną kontrolą wykonywanych obowiązków. Rolą właściciela powinno być szukanie rozwiązań i możliwości, dzięki którym szkoła będzie coraz lepiej funkcjonować. Brak analizy dotychczasowej działalności szkoły i możliwości pojawiających się na rynku, może skutkować tym, że szanse na rozwój mogą nam uciec bezpowrotnie. Poza tworzeniem planu rozwoju szkoły, dobrze jest pamiętać, aby pracownicy znali strategię, a ich działania miały przełożenie na rozwój placówki. Nie w tym sęk, żebyście robili wszystko sami. Dobry manager powinien wyznaczyć kierunek i cel, a rolą całego zespołu jest podejmowanie kroków, aby ten cel osiągnąć.

Trzymaj rękę na pulsie

W natłoku codziennych obowiązków managerowie często zapominają o tym, żeby mieć pieczę nad tym jak funkcjonuje szkoła, z jakimi wyzwaniami zmaga się administracja i jakie strategie marketingowe są w przypadku ich szkoły skuteczne. Sprawdzaj zaangażowanie i sumienność lektorów – Czy zajęcia się odbyły? Czy lektor się nie spóźnia? Jaki jest poziom zadowolenia kursantów? To, że zajęcia zostały wpisane w grafik, nie oznacza, że odbyły się zgodnie z planem. Niewiedza jest gorsza, niż najgorsza konkurencja. Warto jest mieć kontrolę nad tym, co dzieje się w szkole i podejmować działania zanim problem przerodzi się w poważny kryzys.

Dbaj o relacje

Jednym z ważniejszych zadań managera zarządzającego zespołem, jest nie tylko podział zadań, ale też odpowiedzialność za przepływ informacji, motywację pracowników i tworzenie relacji – zarówno miedzy nim i pracownikami, jak i członkami zespołu.

• Teamwork, czyli podział obowiązków

Managerowie traktują swój biznes jak własne dziecko. Byli z nim od samego początku i kształtowali od podstaw. Często to, oraz brak zaufania do własnych pracowników, jest powodem, utrwalającego się przekonania, “ja to zrobię lepiej”. Na szczęście istnieją narzędzia managerskie, dzięki którym można nauczyć się delegowania obowiązków na podstawie umiejętności oraz kompetencji pracowników. Dzięki stopniowym przechodzeniu na wyższe poziomy, za pomocą tzw. “baby steps” nauczysz się skutecznego rozdzielania zadań, dzięki którym będziesz mógł/ła poświecić się roli managera na pełen etat.

Niestety często spotykaną strategią jest delegowanie najtrudniejszych zadań, pracownikowi, który osiąga najlepsze wyniki lub, co gorsza, obarczanie go odpowiedzialnością za zadania, które należą do innych członków zespołu. O wiele lepszym rozwiązaniem jest rozdzielanie zadań w taki sposób, żeby były one nie tylko dopasowane do kompetencji pracownika, ale równocześnie dawały szansę na rozwój, dzięki czemu stopniowo będzie się zwiększać jego samodzielność i odpowiedzialność. Jeśli w Twoim zespole jest osoba, która wykazuje ponadprzeciętne możliwości, zagwarantuj jej jak najlepsze warunki do rozwoju. Skorzystają na tym wszyscy, zarówno pracownik, przełożony, jak i cała firma.

• Feedback i rozwiązywanie konfliktów

Komunikacja to podstawa! Każda firma, w tym również Twoja szkoła jest jak małe społeczeństwo. Skuteczne zarządzanie będzie ZAWSZE opierać się na relacjach. Więc jeśli chcesz osiągnąć dobre efekty, musisz umieć współpracować ze swoimi podwładnymi. Jak się do tego zabrać? Przede wszystkim ustal reguły jakimi Ty, jako szef, chcesz się kierować. Pomyśl o kompetencjach, nastawieniu i efektach jakich oczekujesz od swoich pracowników. Zastanów się również, co jest dla Ciebie absolutnie nie do zaakceptowania. Czy jest to np. nastawienie typu “nie da się”, “tak, ale…” czy “mamy problem” i brak inicjatywy rozwiązania go. Jeśli wysoce cenisz sobie proaktywność oraz wykazywanie własnej inicjatywy, Twój zespół musi o tym wiedzieć. W głowach twoich pracowników mogą kłębić się naprawdę dobre pomysły, ale brak wiary oraz niechęć “wychodzenia przed szereg”, może spowodować, że będą je trzymać dla siebie. Może to doprowadzić do sytuacji kiedy oni będą czekać na Twoje wskazówki i inicjatywę, a Ty zaczniesz odbierać ich postawę jako bierną. Kiedy uda Ci się już zebrać wszystko w całość i sam zdecydujesz co jest dla Ciebie najistotniejsze, koniecznie zakomunikuj to swojemu zespołowi. Daj im do zrozumienia, że każda idea jest mile widziana. Nawet jeśli na początku błędna, może Was naprowadzić na dobre tory. Pamiętaj, że biegłości uczysz się z czasem, więc praktykuj kiedy tylko możesz. Coś co jest oczywiste dla Ciebie, nie zawsze musi być takie dla Twoich pracowników. Relacje międzyludzkie to dosyć zawiły temat, ale konstruktywna krytyka i pochwała to dobry punkt wyjścia do pracy nad wzorową komunikacją.

• Ewaluacja pracowników

Tutaj musimy wykazać się konsekwencją i niestety prawda czasami bywa brutalna. Jeśli pracownik nie wykazuje zaangażowania, a jego praca nie przynosi efektów to nie powinien pracować w Twojej szkole. Oczywiście zanim zapadnie ostateczna decyzja o rozstaniu się z taką osobą, to w gestii managera jest podjęcie wszystkich niezbędnych kroków, aby pomóc członkowi zespołu osiągnąć pożądane efekty. Zatrudniając nową osobę powinniśmy się liczyć z faktem, że początki nie będą efektywne, ponieważ pracownik musi mieć czas na wdrożenie się i zapoznanie ze specyfiką pracy. I oczywiście są stanowiska gdzie ten okres może trwać 3 miesiące, pół roku a nawet rok. Jednak na każdym stanowisku są czynności, które nie wymagają tak długiego okresu ochronnego. Szukaj w pracownikach przede wszystkim zaangażowania. Jeśli widzisz, że tego brakuje to pamiętaj, że jest to postawa hamująca rozwój Twojej szkoły.

• Motywuj i wzmacniaj postawę zespołu

Często zapominana cecha, ale jest to coś co zdecydowanie wyróżnia dobrego managera. Nie osiągniesz nic ze zdemotywowanym zespołem. Bywa, że słabe efekty nie wynikają z braku zaangażowania a z przeciążenia lub zdemotywowania. Zastanów się jak Twoja postawa wpływa na innych? Może strategia, przy której się upierasz wcale nie jest najlepszym wyjściem?

A jak to wygląda u Was? Co sprawia Wam największą trudność, a co cenicie sobie najbardziej w roli managera? Kolejna część artykułu już niebawem, a tymczasem zachęcam do dzielenia się swoimi przemyśleniami w komentarzach poniżej. 🦁💙