Raportowanie w szkole językowej – czy ten temat jest w ogóle wart Waszego zachodu? Przecież macie tyle rzeczy na głowie, więc dokładanie sobie kolejnych zadań brzmi jak koszmar każdego właściciela biznesu edukacyjnego. Skoro jest dobrze, to po co to zmieniać? Chociaż raportowanie brzmi jak kolejna cegiełka na stosie piętrzącej się papierkologii, to jest zupełnie na odwrót. Zobaczmy dlaczego warto mierzyć efekty pracy w swojej firmie i jak możecie to wykorzystać w rozwoju swojego biznesu!

Raporty biznesowe są nieocenionymi narzędziami w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od tego jaka jest jego wielkość czy branża. Dzięki nim, możecie śledzić i analizować wydajność i ogólną kondycję firmy, jednocześnie identyfikując obszary, które wymagają poprawy. Raporty zawierają również istotne dane, które można wykorzystać do opracowania przyszłych prognoz, strategii marketingowych czy zarządzania budżetem. Coraz więcej szkół językowych zaczyna doceniać korzyści płynące z dobrze sporządzonego raportu i wykorzystywać go do swojej codziennej pracy. Regularne raportowanie przez cały rok obrotowy, szczególnie doceniają szkoły z większą ilością placówek. Widać wtedy, na bieżąco ,rentowność każdej z nich. Umożliwia to szybkie reagowanie na pojawiający się problem.

Czekanie z raportem do końca roku sprawia, że jest już najczęściej za późno i bardzo ciężko jest na przestrzeni takiego czasu określić, jakie działanie spowodowało spadek przychodów w szkole czy napływ kursantów do grup.

Ponadto, śledzenie danych wynikających z raportów, pomoże Wam w doskonaleniu i opracowaniu procedur działania. Jeśli zastanawiacie się czy warto wdrożyć procedury w swojej szkole, to polecam zajrzeć do artykułu, który rozwieje Wasze wątpliwości: Czy szkoła językowa potrzebuje procedur działania?

Jak tworzyć raporty?

Każda, nawet najdrobniejsza zmiana w strategii działania, może wpłynąć na działanie Waszej szkoły. Jednak jak przy tak dużej ilości danych, zbieranych codziennie przez wszystkich Waszych pracowników, wygenerować dodatkowo rzetelne raporty? Jeśli informacje zbierane są w arkuszach kalkulacyjnych typu Excel, to bycie na bieżąco bez dodatkowego obciążania wszystkich pracą, będzie niemożliwe. Tradycyjne metody raportowania są niezwykle żmudne i czasochłonne.

Dobrym przykładem może być tutaj moment wrześniowych zapisów na kursy językowe. Każdy, kto chociaż raz przechodził przez ten proces wie, że w szkole wrze wtedy jak w ulu i w takich momentach najłatwiej jest o przeoczenie kluczowych momentów i powstanie luki w danych. Dobra wiadomość jest taka, że można sobie ułatwić pracę, bez zbędnego skakania między arkuszami w Excelu czy programem do fakturowania, a CRM. Wszystkie procesy najlepiej jest zamknąć w jednym miejscu. Dzięki temu raportowanie będzie szybkie, intuicyjne i przede wszystkim kompletne. I możecie to zrobić z powodzeniem za pomocą Platformy LangLion 🙂

Zalety raportów generowanych za pomocą Platformy do zarządzania szkołą językową

Najistotniejsze cechy tworzenia raportów za pomocą LangLion:

  • Automatyzacja – raporty generowane są automatycznie na podstawie wprowadzanych do Platformy danych. Nie ma potrzeby liczenia czy uzupełniania tabel.
  • Aktualizacja danych – raporty tworzone są w czasie rzeczywistym, a ich wygenerowanie zajmuje chwilę. Dzięki temu dane w raporcie zawsze będą aktualne.
  • Mobilność – zalogowanie się do Platformy jest możliwe z każdego urządzenia i miejsca. Jedyne czego potrzebujesz to dostęp do internetu.

Jak wygląda raportowanie w LangLion?

Raporty generowane są przez Platformę w 9 różnych kategoriach:

1. Finanse:

  • wyniki miesięczne,
  • dokumenty kasowe,
  • faktury,
  • podsumowanie płatności kursantów,
  • raport sprzedaży,
  • towary i usługi.

2. Grupy:

  • frekwencja,
  • liczba wolnych miejsc,
  • rentowność,
  • statusy lekcji,
  • średnie ocen w schematach kolumn z ocenami.

3. Kursanci:

  • dane osobowe,
  • dodatkowe informacje,
  • frekwencja,
  • plan płatności w grupach,
  • podsumowania płatności,
  • przypisania,
  • rabaty,
  • rozliczanie z góry,
  • rozliczenia godzinowe z góry – lista,
  • saldo w grupach,
  • statusy w grupach

4. Lektorzy:

  • dane osobowe,
  • statusy lekcji,
  • wynagrodzenia w grupach,

5. Medioteka:

  • lista pozycji,
  • sygnatury.

6. Rodzice:

  • dane osobowe.

7. Sale:

  • eksploatacja

8. Zastępstwa

9. Firmy:

  • szczegóły rozliczeniowe.

Na rynku istnieje wiele narzędzi do raportowania działalności firm. Jednak zakres raportowania w LangLion, powstał specjalnie z myślą o szkołach językowych i w taki sposób, żeby każda z nich mogła wygenerować raport z istotnych dla siebie obszarów. Moduł „Raporty” to skuteczne narzędzie w łatwym i szybkim raportowaniu i wsparcie w analizowaniu i przetwarzaniu danych do zrozumiałej dla szkół formy.

Jak często korzystać z raportów?

Najlepiej za każdym razem, kiedy zmieniacie strategie i sposób działania, lub pojawia się istotny czynnik wpływający na pracę szkoły. Może to być zmiana strategii marketingowej, powiększenie się zespołu odpowiedzialnego za sprzedaż, czy zjawiska niezależne od Was wpływające na całą branżę. Zastanawiacie się w jaki sposób raporty ograniczają ilość Waszej pracy? Poza automatyzacją i możliwością generowania w każdym momencie, oszczędzają Wam przede wszystkim ilość czasu spędzonego na nadzorowaniu pracy Waszej szkoły. Im szybciej raport wykaże problem lub lukę, tym łatwiej będzie to naprawić i tym samym usprawnić procesy zachodzące w Waszej szkole mniejszym kosztem. Jeśli chcecie zobaczyć możliwości naszych raportów to zapraszamy do oglądania nagrania z ostatniego webinaru TUTAJ.