Czy mogę prosić o zgodę na przesłanie oferty? Dostajesz kolejną wiadomość na swoją skrzynkę pocztową. Ups, ktoś tu działa niezgodnie z prawem. A Ty, jak wysyłasz e-maile reklamowe do swoich kursantów? Czy odbiorcy mogą wypisać się z newslettera? Czy trzeba zgłaszać bazę do GIODO?

 

Jak uzyskać zgodę na wysyłkę informacji handlowej?


Jeżeli chcesz zgodnie z prawem wysyłać newsletter czy mailingi do swoich odbiorców, musisz uzyskać od nich odpowiednie zgody. W Polsce to zagadnienie jest regulowane przez trzy odrębne ustawy, których należy przestrzegać:

Art. 23 Ustawy o ochronie danych osobowych

Aby legalnie przetwarzać dane osobowe, jakimi są adres e-mail czy telefon, w pierwszej kolejności powinieneś uzyskać zgodę od zidentyfikowanego właściciela tych danych.

Pamiętaj, że zgoda powinna zawierać informację o:

  1. danych, które będą przetwarzane,
  2. celu wykorzystania tych danych,
  3. podmiocie, który chce je przetwarzać.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez XYZ sp. z o. o. w celach marketingowych, w tym m. in. dla informowania o aktualnych akcjach promocyjnych i aktualnej ofercie.

Przykład, źródło: https://blog-daneosobowe.pl

 

Art. 10 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną

Ustawa zakazuje przesyłania osobom fizycznym niezamówionej informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (w tym poczty). Tu pojawia się wymóg kolejnej zgody, dzięki której będziesz z czystym sumieniem wysyłać mailingi.

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną informacji handlowych w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jedn. Dz. U. z 2016, poz. 1030 z późn. zm.) o treści marketingowej pochodzącej od XYZ sp. z o. o.

Przykład, źródło: https://blog-daneosobowe.pl

 

Art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne

Prawo dotyka również firm, do których wysyłasz ofertę. Pamiętaj, że każda forma marketingu bezpośredniego w stosunku do osób prawnych także wymaga ich zgody.

Tylko po tym fakcie możesz zgodnie z prawem wysyłać informację handlową za pomocą „telekomunikacyjnych urządzeń końcowych”, czyli wszelkiego rodzaju urządzeń do wysyłania wiadomości e-mail, SMS, MMS lub kontaktu telefonicznego.

Wyrażam zgodę na wykorzystywanie przez XYZ sp. z o. o. urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 lipca 2014 r. Prawo telekomunikacyjne (tekst jedn. Dz. U. 2016 poz. 1489 z późn. zm.)

Przykład, źródło: https://blog-daneosobowe.pl

 

Częstą praktyką, o której już wspomniałam, jest wysyłanie e-maila czy wiadomości na Facebooku z prośbą o wyrażenie zgody na przesłanie oferty. Zgodnie z powyższą ustawą, jeśli odbiorca nie wyraził wcześniej zgody na kontakt, jest to niedozwolone.

Pamiętaj więc, adres znaleziony w katalogu firm lub innym, ogólnodostępnym miejscu w Internecie nie uprawnia Cię do wykorzystywania go w celach marketingowych.

Jeżeli uzyskałeś zgodę na przesyłanie informacji handlowej przed 25 grudnia 2014 roku, nie musisz prosić o dodatkową zgodę wynikającą z Prawa telekomunikacyjnego.

 

Czy można cofnąć zgodę?


Jeżeli budujesz swoją listę mailingową i legalnie wysyłasz newslettery, pamiętaj o możliwości cofnięcia zgody przez każdego odbiorcę, w każdym czasie. Warto dodać pod każdą wiadomością informację o takim prawie np. „Jeśli nie chcesz otrzymywać wiadomości kliknij wypisz”.

Zobacz: Jak łatwo zbudować listę mailingową?

 

Czy trzeba zgłaszać zbiór danych do GIODO?


Zgłoszenie danych z bazy marketingowej do rejestracji GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych) jest obowiązkiem z pewnymi wyjątkami – czytaj art. 43 Ustawy o ochronie danych osobowych.

Sytuacja wygląda inaczej, jeśli w Twojej szkole językowej został powołany, a następnie zgłoszony do rejestru prowadzonego przez GIODO administrator bezpieczeństwa informacji (ABI).

Jeżeli ABI prowadzi rejestr zbiorów danych ADO (administratora danych osobowych) i nie są to dane wrażliwe (dotyczące np. pochodzenia rasowego, poglądów politycznych, przekonań religijnych), to nie ma obowiązku zgłaszania danych. Zawsze rekomendujemy jednak takie działanie.

Zgłoszenia należy dokonać jeszcze przed rozpoczęciem przetwarzania danych. W praktyce, nic się nie stanie, jeśli zrobisz to po fakcie – lepiej późno, niż wcale 🙂

Budowanie i wykorzystywanie bazy mailingowej jest złożoną kwestią, ponieważ każdorazowo wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Pamiętaj, by zbierać wyłącznie te dane, które są adekwatne i niezbędne do osiągnięcia z góry określonego celu ich użytkowania. Bez numerów buta, skanowania dowodów osobistych i ukrywania informacji o odbiorcach przed nimi samymi. Wszak każdy broni się jak może, by sąsiad nie wiedział więcej niż my sami 🙂

Masz pytania dotyczące mailingu i danych osobowych? W jaki sposób pozyskujesz zgody w swojej szkole językowej?