Jednym z najczęstszych problemów, z jakimi mierzą się szkoły językowe, są kursanci-dłużnicy. Doświadczone firmy najczęściej znalazły już, metodą prób i błędów, sposób na to, jak minimalizować straty związane z nierzetelnymi partnerami, choć oczywiście nie jest to regułą. Obserwujemy jednak, że szkoły, które dopiero zaczynają swoją działalność, w natłoku innych ważnych spraw, jak pozyskiwanie klientów, reklama, marketing, metodyka nauczania, w ogóle nie biorą pod uwagę dłużników, jako poważnego ryzyka biznesowego. Tymczasem, według statystyk, co trzecia polska młoda firma zamyka się w pierwszym roku działalności, najczęściej z powodu nierentowności. Być może część z nich by przetrwała, gdyby lepiej przygotowała się do pracy z dłużnikami.

Po pierwsze – przeciwdziałaj!

Wielu trudnych sytuacji z niepłacącymi kursantami da się uniknąć, jeżeli odpowiednio się przed nimi zabezpieczysz, zarówno formalnie, jak i finansowo.

  1. Dobrze skonstruowana umowa z kursantem – oczywiście obowiązują Cię zasady dyktowane przez UOKiK i musisz unikać klauzul zakazanych, ale warto zamieścić w umowach punkt mówiący o tym, że rezygnacja z kursu nie zwalnia z wniesienia opłaty (proporcjonalnie za zajęcia, które odbywały się do momentu rozwiązania umowy).
    Zerknij koniecznie do wpisu, o tym, jak powinna wyglądać umowa.
  2. Ściąganie płatności z góry za zajęcia – jeśli rozliczasz się z kursantem za godzinę zajęć, to najlepiej, aby płacił Ci za zajęcia z góry, na przykład, za dany miesiąc. Jeśli jednak zdecydowałeś się na sztywną cenę za kurs (co moim zdaniem jest dużo łatwiejsze do zarządzania, szczególnie przy większej liczbie kursantów), to najlepiej, jeśli kursant zapłaci Ci w całości za kurs z góry, jeszcze przed rozpoczęciem zajęć albo zaraz po rozpoczęciu kursu (po jakiejś zaliczce). Jeśli oferujesz płatności ratalne, to zaplanuj je tak, abyś jak najszybciej otrzymał całość zapłaty za kurs, np.:
    ✔ połowa ceny płatna we wrześniu, połowa w listopadzie,
    ✔ 5 rat płatnych miesiąc po miesiącu, a nie rozciągniętych aż do czerwca.
  3.  Rabatowanie ostatniej raty – to z jej ściąganiem, przez rezygnacje, gdy tylko zaczyna się robić cieplej, najczęściej są kłopoty. Lepiej więc, by to właśnie ta płatność była jak najniższa – jeśli klient zrezygnuje przed końcem kursu, automatycznie nie otrzyma od Ciebie zniżki. Być może będzie to także motywator, żeby wytrwał do końca kursu.
  4. Elastyczne formy płatności – możliwość płacenia zarówno gotówką, przelewem i kartą powinna być standardem. Coraz bardziej popularna robi się także możliwość płatności online za pomocą pośrednika szybkich płatności elektronicznych, np. PayU.
    Jeśli korzystasz z Platformy LangLion, możesz skorzystać ze zintegrowanych Płatności Online, a Twoi kursanci ze swojego konta w E-Dzienniku będą mogli od razu, jednym kliknięciem zapłacić za raty.
  5. Informacje o płatności – upewnij się, że Twoi kursanci mają pełny dostęp do danych do przelewu (nazwa szkoły, numer konta, kwota i termin) i że wiedzą, co powinno znaleźć się w tytule przelewu. Warto takie informacje umieszczać w umowie, ale to nie wystarczy. Przecież nie sprawdzamy umowy z dostawcą internetu, żeby sprawdzić gdzie i ile mamy przelać pieniędzy 🙂
  6. Konsekwencja i przewidywalność – te cechy powinny odnosić się do Twoich kontaktów z kursantami. Należy bardzo pilnować dat płatności i reagować od razu, gdy dochodzi do jakiegoś opóźnienia. Wpisz sobie na sztywno w kalendarz, żeby wysyłać klientom w odpowiednie dni powiadomienia i przypomnienia o płatnościach i pamiętaj – tego dnia nie ma nic ważniejszego na liście TO DO!
    Klient powinien mieć świadomość, że jeśli nie zapłaci, szkoła podejmie kroki w celu odzyskania należności i nie odpuści. Modelowo powinno się przypominać o terminie płatności ok. 3 dni przed, w dniu terminu, a następnie 5/7/10/15 itd po terminie płatności. Jeśli płatność jest już daleko po terminie, a klient nie reaguje w żaden sposób, powinniśmy, jak najszybciej, podejmować kolejne kroki.
  7. Daj ostatnią szansę – zawsze warto dążyć do ugodowego rozwiązania.  Nie każdy, kto nie płaci w terminie, jest oszustem. Zanim przystąpisz do kroków formalnych porozmawiaj osobiście, zadzwoń, wyślij jeszcze jeden SMS lub napisz mail z przypomnieniem. Jeżeli kursant będzie chciał rozłożyć płatność w czasie – bądź elastyczny. Może to tylko przejściowe trudności, a po ich rozwiązaniu ta osoba zostanie jeszcze w Twojej szkole na kolejnych kursach?

Po drugie – działaj szybko i wyciągaj konsekwencje!

Jeżeli mimo wszystkich starań dojdzie do sytuacji, w której kursant nie chce zapłacić należnych nam pieniędzy albo nie ma z nim kontaktu, należy podjąć bardziej zdecydowane kroki w celu ich odzyskania.

  1. Zawieś kurs indywidualny lub odmów uczestnictwa w zajęciach grupowych – właścicielom szkół często wydaje się, że to ostateczność i mają ogromne opory żeby to zrobić, szczególnie, jeśli uczą dzieci. To prawda, że to nie jest dziecka wina, że rodzice nie zapłacili za zajęcia, ale pamiętaj, że to nie Ty powinieneś mieć poczucie winy – to rodzice doprowadzili dziecko do tej sytuacji. Nie sugeruję naturalnie, żeby dziecko wyprowadzać z zajęć przy całej grupie, ale warto wtajemniczyć lektora, który po zakończonych zajęciach powie dziecku na osobności, żeby poszło do sekretariatu, lub sam przekaże informację, że niestety nie będzie mogło ze względów formalnych uczestniczyć w kolejnych zajęciach i żeby poprosiło rodzica o kontakt ze szkołą. Twój dłużnik może nawet nie wiedzieć, że ma prawo odstąpić od umowy z Tobą i nie płacić za kurs do końca roku, więc warto to także jasno zakomunikować. Pamiętaj, że za zajęcia, które prowadzisz bez pobrania opłaty, płacisz z własnej kieszeni, jednocześnie pogłębiając dług tej drugiej strony.
  2. Przedsądowe wezwanie do zapłaty – nie ma ono znaczenia w sensie prawnym, ale często jest skuteczne. Pozwala zasygnalizować, że etap łagodnej perswazji jest już zakończony, a następnym krokiem będzie złożenie pozwu do sądu. W Internecie znajdziesz wiele gotowych wzorów takiego pisma. Pamiętaj, że za zwłokę należą Ci się również odsetki ustawowe.
  3. Oficjalne pismo z kancelarii prawnej – w przypadku, gdy z płatnością zalega nie osoba prywatna, tylko firma, o pomoc w odzyskaniu należności można poprosić kancelarię prawną. Po takie rozwiązanie warto sięgnąć, gdy zaległość dotyczy większych kwot.
  4. Złożenie pozwu do sądu – jeżeli próby porozumienia się z dłużnikiem nie dały efektu, kolejnym krokiem jest złożenie przeciwko niemu pozwu do sądu o wydanie nakazu zapłaty. Tu lepiej skorzystać z eSądu – opłaty sądowe są niższe (opłata sądowa w e-postępowaniu wynosi 1,25 % wartości przedmiotu sporu, przy czym nie może być mniejsza niż 30 złotych) i samo złożenie pozwu jest mniej skomplikowane i absorbujące. Sąd w większości przypadków wyda nakaz wymagalności zapłaty na podstawie analizy dokumentów, bez obecności stron i przeprowadzenia rozprawy. Dojdzie do niej tylko wtedy, gdy sąd będzie miał jakieś wątpliwości lub gdy dłużnik zgłosi zarzuty wobec nakazu zapłaty. Po nadaniu nakazu zapłaty z długiem, będziesz mógł iść do komornika.

A jak Wy radzicie sobie z dłużnikami? Jakie metody wypracowaliście na przestrzeni lat? Czy zdarzyło Wam się iść z dłużnikiem do Sądu? Podzielcie się koniecznie w komentarzu Waszym doświadczeniem.